Saya mempunyai ketakutan yang kuat terhadap pemberitahuan yang berlarutan. Pasti, ia adalah kacang kecil, tetapi saya enggan meninggalkan mana-mana bendera merah pada telefon saya tidak disentuh. Ini bermakna saya segera membuka setiap isyarat perbankan saya (walaupun saya tahu pembelian itu adalah saya), setiap e-mel yang saya terima (walaupun saya tidak membacanya dengan segera), dan setiap teks yang saya lihat (walaupun saya tidak ' t bertindak dengan segera).
Anda mungkin berfikir kerana ini saya menghabiskan setiap saat sepanjang hari dengan hidung saya di dalam telefon saya, tetapi saya tidak. Saya sebenarnya menyelamatkan diri saya banyak kerumitan dan kebimbangan dengan secara konsisten menghapus pemberitahuan dan mencapai peti masuk sifar. Itulah apabila anda bukan sahaja membuka, memadam, dan menjawab setiap e-mel, tetapi anda telah mengeluarkannya dari peti masuk anda dalam beberapa bentuk atau yang lain.
Saya telah berbincang dengan beberapa orang yang saya bekerjasama tentang mengapa mereka meninggalkan banyak mesej yang belum dibaca, berlarutan dalam peti masuk mereka, dan saya mendapat beberapa jawapan logik yang sangat munasabah: "Ia mengingatkan saya untuk menjawabnya, " "Saya menggunakannya sebagai saya "Saya tidak menyimpannya jika saya tahu saya mahu membaca mereka pada satu ketika tetapi tidak mempunyai masa sekarang, " "Lebih mudah untuk mencari mereka, " "Ia spam, saya tidak mempunyai untuk membaca. "
Tetapi saya juga bertanya kepada mereka jika mereka berasa lebih baik jika mereka tidak mempunyai sebarang e-mel yang tersisa, atau jika mereka menekankan untuk melihat bilangan pemberitahuan yang tinggi di sebelah peti masuk mereka, dan kebanyakan mereka berkata ya kepada kedua-duanya. Kerana walaupun anda mempunyai apa yang anda fikir adalah sistem yang membosankan, mental, perasaan ketidaksempurnaan, kehilangan sesuatu, meninggalkan orang yang menunggu, masih akan memandang anda.
Oleh itu pilihan terbaik adalah membuka semua dan mengeluarkannya dari peti masuk anda.
Adakah bunyi ini mustahil untuk anda? Adakah anda fikir anda terlalu lutut untuk sampai ke tempat saya? Pegang topi anda, kerana saya akan meniup fikiran anda-dan peti masuk anda-dalam lima langkah mudah.
Langkah 1: Cari Masa Anda
Pertama-tama, perhatikan berapa banyak masa yang anda perlukan untuk mencapai ini. Ini juga bergantung pada berapa banyak e-mel yang anda ada dalam peti masuk anda-semakin besar bilangannya, semakin lama ia akan diambil.
Sekiranya anda mahu ini menjadi satu-satunya perjanjian, anda perlu menghalang masa yang baik. Pastikan ini sesuai dengan jadual anda-jangan cuba untuk melakukan ini apabila anda tertekan, atau kelebihan beban, atau dalam mood yang tidak baik, kerana ketika perkara seperti respons penting jatuh melalui retakan.
Sebaliknya, jika anda memilih untuk mengendalikannya satu langkah bayi pada suatu masa-satu hari berhenti berlangganan semua sampah, hari lain membuat folder, dan sebagainya-pastikan anda juga menyekat waktu itu dalam jadual anda setiap hari. Secara fisik meletakkannya pada kalendar atau senarai tugasan anda membuat anda merasa (lebih) diwajibkan untuk menyelesaikannya.
Dan sama seperti nota, peti masuk sifar tidak akan menjadi satu-satu masa (tetapi lebih pada itu kemudian).
Langkah 2: Menilai Peti Masuk anda
Seterusnya, mari kita lihat yang baik, lihat apa yang sedang kita bekerjasama. Hanya lihat-jangan sentuh, padam, atau klik pada apa-apa lagi. Semak imbas hanya baris subjek, tarikh yang diterima, dan penghantar, dan perhatikan trend:
- Apakah jenis e-mel yang anda peroleh secara teratur? Adakah kebanyakan surat berita itu? Mel sampah? Mesej dari bos, keluarga, atau rakan anda? Surat rantai?
- Apakah garis subjek? Adakah mereka khusus? Adakah mereka dengan mudah memberikan maklumat tentang kandungan itu?
- Apa tarikh mereka dari? Beberapa bulan lalu? Adakah sebahagian besar daripada mereka datang dari satu hari dalam seminggu?
- Siapa yang menghantar e-mel kepada anda? Kemungkinan besar sebahagian daripada mereka datang dari hanya beberapa orang atau akaun.
Latihan ini bukan sahaja akan membantu anda memikirkan pendekatan terbaik anda untuk menjawab, mengatur, dan menghidupkan peti masuk anda, tetapi ia juga akan membuat anda mengetahui tabiat tipikal anda. Jika anda cenderung menyimpan mesej selama berbulan-bulan tanpa memeriksa mereka, maka itu adalah isu penangguhan. Sekiranya anda mempunyai lebih banyak e-mel sampah daripada yang bekerja, ini merupakan isu keutamaan. Jika anda menerima terlalu banyak daripada orang yang sama, ini adalah isu komunikasi. Dan, jika anda menerima sebahagian besarnya, pada hari Isnin, itulah isu penjadualan. Dan percayalah, semua ini mudah dibetulkan.
Bergerak …
Langkah 3: Nyahlanggan dan Spam
Perkara pertama yang akan dilakukan secara fizikal ialah memulihkan dan menyahlanggan semua spam anda. Anda akan terkejut betapa banyak kekacauan ini dibersihkan semata-mata, walaupun sebelum mengendalikan barangan penting.
Inilah jenis yang anda mungkin dapat:
- E-mel dari orang yang selalu anda jawab
- E-mel dari orang yang kadang-kadang anda bertindak balas
- E-mel dari orang yang tidak pernah anda jawab
- Surat berita dan langganan (sebenarnya anda melanggan)
- Makluman media sosial
- Junk / spam / mesej PR / pengirim yang tidak dikenali
Tiga kategori terakhir adalah apa yang akan kita hadapi terlebih dahulu di sini, tumpukan "tidak bekerja" atau "untuk bersenang-senang".
Surat Berita dan Langganan
Ini adalah yang paling penting dari mel "sampah", kerana kemungkinan anda melanggan ini pada satu ketika tertentu untuk alasan yang sah. Ia boleh menjadi kedai yang anda suka dan menerima kupon dari, kedai berita, majalah saintifik, produk bulat.
Jadi, sebelum saya bermain polis jahat dan berkata untuk menyingkirkannya semua-yang, secara jujur, bukanlah idea yang mengerikan jika anda ingin permulaan yang baru-mari kita meletakkan segala sesuatu ke dalam perspektif dan mengetahui apa yang sebenarnya anda gunakan. Bagi setiap orang, tanya diri anda tiga soalan ini:
- Berapa kerap anda membukanya?
- Sekiranya anda membukanya, berapa kali anda membaca?
- Sekiranya anda membacanya, berapa kerap anda menggunakannya? (sama ada ini bermakna mencetaknya, menghantarnya kepada rakan, merujuknya dalam kerja anda, menyimpannya dan membacanya lagi kemudian)
Jika anda tidak dapat menjawab soalan-soalan ini, berhenti berlangganan dan hapuskan. Sekiranya anda tidak boleh membuat nombor tiga, berhenti berlangganan dan hapuskan. Sekiranya anda tidak ingat bagaimana anda mula menerima mereka di tempat pertama, berhenti berlangganan dan hapuskan. Jika anda tidak membukanya cukup kerap, hentikan langganan dan hapuskannya. Sekiranya anda berada di pagar - Fine -Unroll.me adalah aplikasi yang akan membantu anda menyusun susunan langganan besar-besaran itu supaya anda tidak perlu melakukan kerja sendiri.
Baiklah, tapi jujurlah pada diri sendiri. Adakah anda benar-benar akan ingat untuk menggunakan kupon itu sebelum ia tamat tempoh? Adakah anda benar-benar akan kembali dan membaca artikel itu? Adakah anda benar-benar peduli tentang mendengar tentang XYZ? Sekiranya tidak semangat "Ya!" Menyelamatkan diri anda sakit kepala kemudian potong tali.
Isyarat Media Sosial
Ini merupakan semua e-mel yang anda dapat dari Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Medium,, Spotify, Snapchat, Skype, Venmo-Adakah saya terlepas apa-apa? Nah, jika anda fikir ia berkaitan dengan ini, buanglah di dalam longgokan itu juga. Sesetengah daripada mereka mungkin mengatakan sesuatu seperti "Jesse mengulas pada siaran anda" atau "Anda mempunyai 25 pengikut baru, " sementara yang lain adalah promosi, pemeriksaan keselamatan, atau surat berita.
Demi peti masuk sifar, saya hanya akan mengatakan bahawa anda harus cuba menyimpan akaun dan media sosial anda secara berasingan. Kerana sebagai tambahan untuk mendapatkan notifikasi peti masuk, anda mungkin juga mendapat notifikasi telefon dan nombor merah terang di sudut aplikasi anda-yang akhirnya menjadikannya berlebihan.
Oleh itu, tugas seterusnya adalah untuk masuk ke setiap akaun media sosial yang anda miliki, klik pada "Tetapan" dan matikan semua makluman e-mel anda. Kemudian, klik pada yang terakhir platform yang menghantar anda dan tekan "berhenti berlangganan" untuk memastikan anda juga berada di luar senarai mereka.
Keindahan ini adalah bahawa ia bukan keputusan kekal-anda boleh kembali dan menukar tetapan anda. Tetapi saya akan meletakkan wang besar yang anda tidak akan terlepas sesuatu.
Junk
Banyak sampah yang kita pakai sendiri, sama ada kerana kita menyerahkan maklumat kami ke kedai rawak, atau kami menyenaraikan alamat kami di media sosial kami, atau kami memberi respons kepada orang yang tidak dikenali. Jadi nasihat saya yang paling besar untuk anda adalah sentiasa berhati-hati dalam cara anda memberikan e-mel anda, dan kepada siapa.
Tetapi beberapa perkara itu tidak dapat dielakkan, dan itulah barang yang harus anda hapus tanpa membuka. Dan bagi orang-orang yang terus menghantar barangan kepada anda, pastikan anda melaporkannya sebagai spam sebelum anda memadamkannya supaya tidak muncul lagi.
Langkah 4: Dapatkan Diatur
Sebaik sahaja anda telah mengendalikan sebahagian besar bulu halus-dan hanya selepas anda mengendalikan lembing itu-sudah waktunya untuk sampai ke barangan yang gemuk-atau tiga kategori teratas yang disenaraikan di atas.
Sekarang, saya tidak akan memberitahu anda cara menyusun peti masuk anda-tidak ada sistem yang sempurna, strategi yang ideal, atau kaedah "setiap orang berjaya melakukan ini". Anda penjaga mel anda, dan anda layak untuk mengaturnya seperti yang anda mahukan. Tetapi saya akan menyenaraikan beberapa pendekatan yang anda boleh ambil:
Menggunakan Label dan Folder
Ini adalah pilihan untuk orang seperti saya yang enggan menggunakan aplikasi apabila mereka boleh melakukannya sendiri. Pertama, perhatikan setiap e-mel jika anda perlu bertindak balas dengan serta-merta, jika anda perlu bertindak balas kemudian, atau jika anda tidak perlu bertindak balas sama sekali (untuk ini saya akan mengatakan membukanya, membacanya, dan sama ada memfailkannya atau padamkannya pada masa yang sama).
Kemudian, tentukan pelan tindakan anda. Sekiranya anda perlu memberi respons tidak lama lagi tetapi tidak mempunyai masa sekarang, langkau atau letakkannya dalam folder yang dilabel "Perlu untuk memberi respons" dan letakkan nota pada senarai tugasan anda untuk menyemak semula pada folder itu.
Sekiranya anda perlu menunggu lebih lama-mungkin kerana anda sedang menjalankan sesuatu yang berkaitan-menghantar sambutan singkat yang membolehkan pengirim mengetahui bahawa anda melihat mesej dan akan kembali kepadanya pada X hari. Kemudian, failkannya dalam folder lain yang berlabel "Dalam proses."
Apabila menamakan folder anda, pastikan anda khusus dan menjadikannya mudah dikenali. Tiada apa-apa yang lebih teruk daripada lupa di mana anda meletakkan penyata bank atau maklumat insurans anda kerana folder tersebut dilabel "Pelbagai."
Trik yang paling penting untuk membuka setiap mesej di tempat adalah mempunyai sistem sokongan lain. Pasti, menggunakan folder membuat mereka teratur, tetapi kerana mereka sudah dibuka tidak ada tanda peringatan untuk memeriksa mereka. Jadi, bersandar pada senarai tugasan anda, kalendar dalam talian anda, atau peringatan telefon anda untuk memastikan anda menjejaki apabila anda menerima sesuatu dan apabila anda perlu kembali kepada seseorang.
Menggunakan Apps
Jika pendekatan pertama tidak berfungsi untuk anda, selalu ada aplikasi! Dan saya mempunyai banyak untuk anda menguji.
Untuk Gmail, cuba Peti Masuk oleh Google, alat hebat yang membantu anda dengan cepat mengimbas foto atau acara, menyusun mesej ke dalam kategori, dan juga menyegerakkan dengan kalendar anda. Selain itu, Boomerang, lanjutan kepada Gmail, membolehkan anda menjadualkan e-mel yang akan dihantar kemudian dan menghantar kemas kini apabila anda atau seseorang perlu bertindak balas supaya anda tidak perlu meninggalkannya tanpa dibuka.
Apl organisasi lain yang lain termasuk Sortd, yang mencipta senarai berguna, Penyusun, yang secara automatik menyusun mesej anda, dan CloudMagic, yang membolehkan anda menunda item untuk kembali ke kemudian hari.
Untuk membuat pemeriksaan peti masuk anda lebih seronok setiap hari, cuba Permainan E-mel, yang kali usaha dan memberi ganjaran kepada anda dengan maklum balas positif. Dan untuk pengguna mudah alih yang gemar, cuba Boxer, alat utama anda untuk menjawab dan menyusun secara cekap dan terus-menerus.
Langkah 5: Buat Sistem untuk Masa Depan
Tahniah! Anda (mudah-mudahan) telah melewati setiap e-mel, dipadam atau disusun, dan mencapai angka sifar yang indah itu.
Tetapi kerja-kerja tidak berhenti di sini-kini anda perlu membuat satu kaedah untuk mengekalkan ini. Berikut adalah dua perkara yang saya cadangkan lakukan untuk memastikan peti masuk anda rendah secara konsisten:
Bercakap dengan Rangkaian Anda
Apabila anda menganalisis peti masuk anda dalam dua langkah, adakah terdapat orang tertentu yang tersekat? Sama ada kerana mereka menghantar mesej yang paling banyak, atau kerana mereka mempunyai masa atau hari biasa yang mereka berkomunikasi dengan anda?
Orang-orang yang tepat ini boleh membantu anda mengekalkan peti masuk sifar (siapa yang akan berfikir?). Sebaik sahaja anda mengetahui sistem yang berfungsi untuk anda, tentukan bagaimana anda ingin menerima e-mel dan beritahu rangkaian anda.
Sebagai contoh, bos saya mencari melalui baris subjek untuk mencari e-mel yang dia perlukan, jadi saya sentiasa memastikan untuk memberikan maklumat yang cukup kepadanya dalam baris subjek supaya mereka mudah dicari. Begitu juga, kami menghantar banyak kemas kini yang tidak mendesak ke belakang dan sebagainya. Daripada menanggapi ketika mereka masuk, kami menyediakan satu sistem untuk menghantar beberapa jenis kemas kini pada beberapa hari tertentu. Sekarang saya tahu apa jenis mesej yang diharapkan dan bila.
Komunikasi terbuka bukan sahaja penting untuk mempunyai aliran kerja yang teratur dan hormat, tetapi kekurangannya juga boleh menjadi yang menyumbang kepada peti masuk gila anda. Jadi, duduk dengan bos dan rakan sekerja dan biarkan mereka tahu bagaimana untuk menghantar lebih baik kepada anda-dan tanyakan kepada mereka apa yang mereka suka juga!
Terdapat juga masa apabila anda menerima banyak e-mel mengenai perkara yang anda boleh bercakap dengan mudah secara peribadi. Sekiranya ini berlaku banyak, bukannya berkomunikasi secara dalam talian, jadwal mesyuarat mingguan untuk meninjau semua maklumat itu.
Jadual Waktu E-mel Ke Hari Anda
Walaupun peti masuk anda mempunyai beratus-ratus dan beribu-ribu e-mel yang belum dibaca, saya pasti anda akan menyemak akaun anda setiap hari, jika tidak setiap jam. Jadi mengapa ia keluar dari kawalan begitu cepat?
Saya rasa anda tidak aktif menyemaknya. Anda mungkin menyegarkannya, tatal ke bawah untuk melihat siapa yang menghantar apa, dan kemudian tutup sebelum membuka atau membaca apa-apa.
Mari kita ubah permulaan tabiat itu untuk mengetepikan 15 minit pada permulaan dan akhir setiap hari (atau momen ringkas setiap pasangan jam), pergi melalui dan buka setiap perkara yang masuk. Buat keutamaan seperti tugas lain. Dan selepas beberapa saat, anda akan dapat membuka, membaca, memadam, memfilter, dan menandakan setiap jenis e-mel yang anda terima dalam beberapa saat.
Perkara terakhir yang saya cadangkan ialah menjaga akaun kerja dan peribadi anda berasingan. Semakin anda mencampurkan kedua-dua, kemungkinan besar anda akan mempunyai spam yang belum dibaca dalam akaun kerja anda, dan mesej penting tersesat dalam peribadi anda.
Saya perhatikan, setelah melihat sekumpulan rekan saya, bahawa pekerjaan mereka adalah lebih teratur kerana, secara mudah difahami, mereka mengambil kerjaya mereka dengan serius. Tetapi kehidupan peribadi anda patut dicintai. Jadi, jika anda tidak berada di dalam peti masuk sifar di sana, berikan masa dan tenaga yang diperlukan untuk menjadi bersih. Kerana saya benar-benar percaya bahawa kehidupan yang rapi, dalam semua bidang, adalah lebih bahagia dan kurang tertekan.
Adakah kerja ini untuk anda? Adakah anda mempunyai petua lain untuk memasuki peti masuk sifar? Tweet saya!
