Setiap kali dan lagi, saya akan menerima salah satu daripada e-mel yang membuat saya berkata: "Huh?" Saya menghadapi perselisihan dengan kekeliruan besar-besaran, dan saya tetap tidak pasti apa yang perlu dijawab. Saya dapat memberitahu dari panjang atau kandungan e-mel yang diperlukan untuk respons, tetapi sesuatu mengenai mesej itu telah pun bermula dengan sambutan sakit kepala yang besar.
Untuk hari-hari di mana anda berhadapan dengan teka-teki yang sama, berikut nasihat saya: Jangan melibatkan e-mel yang tidak sensitif, dan buang kembali ke mahkamah orang lain.
Untuk membantu anda, saya telah menyusun jawapan saya yang dicadangkan kepada empat jenis e-mel yang paling biasa yang saya terima.
1. The Rambling Non-Ask
E-mel jenis ini adalah pesalah terburuk. Biasanya agak lama, dengan banyak terperinci, e-mel yang tidak bertanyakan sering tidak berstruktur-dan tidak jelas tentang apa yang sebenarnya dilakukan pengirim. Anda membacanya semula (kemudian bacakannya semula selepas anda mempunyai kopi), dan menyedari bahawa ia bukan otak kabur anda-itu adalah komunikasi yang serius.
Tanggungjawab anda
3. Senarai Cucian
Jenis e-mel ini sering mengandungi senarai bullet, item tindakan, soalan, dan ulasan yang gila-dan memerlukan banyak masa untuk melewati, tetapi untuk menjawabnya. Pendekatan anda harus sedikit berbeza, bergantung kepada sama ada pengirim mempunyai kuasa untuk memberikan pekerjaan kepada anda atau tidak, tetapi sama ada cara, minta dia memberi keutamaan dan berpisah.
Tanggapan Anda (jika Seseorang Yang Boleh Menugaskan Anda)
Tindak Balas Anda (jika Seseorang yang Tidak Menjadi Menugaskan Anda)
4. E-mel Dingin untuk Nasihat
Jenis e-mel ini adalah yang sering anda jawab, kerana anda mahu membantu orang lain yang meminta bantuan, tetapi sesetengah orang lebih baik meminta nasihat daripada orang lain. Apabila e-mel yang hampir tidak dikenali, anda meminta sesuatu yang samar-samar atau, lebih buruk lagi, untuk menjawab lebih banyak soalan daripada aplikasi kolej, pertimbangkan untuk mengembalikannya.
Tanggungjawab anda
Singkatnya, jangan buat ketidakupayaan orang lain untuk berkomunikasi dengan keperluannya dengan jelas biarkan lebih banyak kerja (atau tekanan) jatuh pada pinggan anda. Dengan sedikit kemahiran, anda boleh menggerakkan beban pemahaman dan mengutamakan e-mel kembali ke mahkamah penghantar, mengurangkan masa tindak balas dan menjimatkan sakit kepala besar dalam proses!
