Kadang-kadang anda perlu menulis e-mel yang keras.
Anda perlu berkongsi maklum balas dengan seseorang di pejabat yang berbeza, atau tidak bersetuju dengan pihak berkepentingan, atau memberitahu seseorang yang merosakkannya-dan menubuhkan panggilan atau orang dalam mesyuarat akan berlebihan (dan risiko membuat situasi menjadi lebih besar) .
Yang berkata, apabila nota-nota yang paling jinak dapat disalahtafsirkan, kedudukannya lebih tinggi apabila anda mempunyai sesuatu yang penting untuk dikatakan.
Sebagai seseorang yang bekerja dari jauh-saya sentiasa menghantar e-mel kepada orang ramai dengan maklum balas. Dan walaupun saya telah melakukannya beratus-ratus kali, saya masih mendapat lubang kecil di perut saya ketika saya menulis bahawa kerja seseorang memerlukan banyak perubahan.
Tetapi orang sering bertindak balas lebih positif daripada yang saya bayangkan. Saya kredit formula yang saya gunakan yang membuat e-mel yang keras menjadi baik dan bermanfaat.
Inilah caranya:
Baris 1: Katakan sesuatu yang mesra
Apabila anda menulis garis pembuka (selepas salam, itu), boleh membantu membayangkan ia adalah perbualan. Jika seseorang berjalan ke arah anda dan merayap ke arah mereka, anda akan dimatikan.
Itulah sebabnya garis seperti Bagaimana hujung minggu anda? atau saya harap nota ini menjumpai anda dengan baik, seperti yang diperlukan olehnya, membantu menendang perkara pada nota yang betul.
Baris 2: Terima Dia atau Dia
Sekiranya berkenaan, adalah baik untuk mengambil perhatian terhadap usaha orang lain. Anda tidak mahu menyelam terus dengan apa yang mereka lakukan tanpa mengakui masa yang mereka belanjakan untuk apa yang mereka hantar.
Sudah semudah: Terima kasih banyak untuk anda tentang ini.
Baris 3: Tunjukkan Sesuatu Positif
Tiada siapa yang mahu berasa seperti orang bodoh (atau seperti anda fikir mereka bodoh). Jadi, semasa anda tidak mahu mengalahkan semak belukar, penting untuk meluangkan masa untuk menunjuk kepada satu kekuatan kerja orang lain.
Cuba, saya dapat melihat di mana akan membawa kepada Contohnya, anda mungkin memberitahu laporan langsung bahawa anda dapat melihat bagaimana strategi yang mereka lakukan akan membantu pasukan beroperasi dengan lebih baik. Atau, anda mungkin memberitahu rakan sekerja bahawa mereka melakukan kerja yang baik untuk menangani kebimbangan utama klien.
Sudah tentu, penting untuk memastikan komen ini jujur. Anda harus menyebutkan sesuatu yang benar-benar memberi manfaat, dan anda tidak boleh memuji pujian dengan begitu meluas sehingga seluruh mesej anda sama sekali membutakan penerima.
Badan E-mel: Berjalan Melalui Perubahan (dan Keputusan)
Percaya atau tidak: Orang menghargai mengetahui mengapa anda memilih untuk melakukan perkara secara berbeza. Ia counter-intuitive (kerana siapa yang mahu mendengar bagaimana mereka merosakkan secara terperinci?), Tetapi dalam kenyataannya, ia menunjukkan bahawa anda mempunyai pendapat yang tinggi terhadap mereka.
Ia menunjukkan bahawa anda tidak akan bersetuju dengan mereka hanya demi kepentingannya. Selain itu, ia menunjukkan anda berfikir mereka cukup pintar untuk belajar dari maklum balas dan menyampaikan harapan anda ke hadapan.
Untuk mengelakkan terlalu terperinci tentang apa yang salah, hadkan diri pada ayat-ayat yang mengikut format …. Dan jika anda mempunyai lebih daripada satu perubahan, gunakan peluru.
Ia kelihatan seperti ini:
Atau:
- Anda akan melihat bahawa kami membuat beberapa perubahan pada dek padang, berdasarkan maklum balas daripada pasukan kepimpinan.
- Sepanjang baris tersebut, saya suka melihat perubahan yang dilakukan melalui aspek lain persembahan, kerana kami ingin mereka konsisten.
Talian Terakhir
Sentiasa berakhir dengan bertanya jika anda boleh memperjelaskan apa-apa atau menjawab apa-apa soalan.
Walaupun sila beritahu saya jika saya boleh menjawab apa-apa soalan, mungkin kelihatan jelas, ia berfungsi dengan tujuan. Ia menjadikan seluruh semangat e-mel anda lebih kolaboratif.
Tiba-tiba, ia bermula, dengan mengatakan "ini adalah perubahan-tempoh" kepada "di sini adalah perubahan-adakah anda akan memberitahu saya jika mana-mana daripada mereka tidak masuk akal?" Ini menunjukkan anda masih menghargai pendapat orang lain.
Kemudian, semua yang anda tinggalkan adalah tandatangan standard yang ditandatangani (terbaik, ikhlas, terima kasih!).
Meletakkannya Semua Bersama
- Contoh perubahan dan bagaimana ia akan menghasilkan hasil yang positif
- Jika berkenaan: contoh perubahan dua dan bagaimana ia akan menghasilkan keputusan yang positif
- Jika berkenaan: contoh perubahan tiga dan bagaimana ia akan menghasilkan keputusan yang positif
Sekarang bahawa anda telah menulis maklum balas yang membina, ambil masa untuk memikirkan baris subjek anda. Mungkin semua yang anda perlukan adalah menghantam jawapan, tetapi boleh jadi perubahan kecil mempengaruhi nada keseluruhan. (Adakah anda tahu bahawa "hari ini" lebih baik daripada "mendesak"? Lebih lanjut mengenai itu-dan kata-kata lain untuk dielakkan-di sini.)
Tidak setiap mesej yang anda hantar akan menjadi penuh dengan pujian-dan itu OK. Sekiranya anda meluangkan masa untuk menulis dengan teliti ia akan pergi jauh.
