Pernah ada salah satu daripada hari-hari itu, selepas jam sembilan jam di pejabat, anda masih tidak mengetuk item utama dari senarai tugasan anda? Apabila anda merasa seperti anda boleh menjadi produktif-sekiranya anda hanya bekerja dalam kotak tanpa gangguan, bebas daripada e-mel, panggilan telefon, dan rakan sekerjanya setiap 30 saat?
Tetapi sudah tentu, itu bukan kes itu. Kebanyakan kita profesional muda duduk di bilik kecil yang berantakan, dikelilingi oleh berpuluh-puluh profesional muda yang lain di bilik kecil yang berantakan, dan penuh dengan gangguan digital berterusan telefon, komputer dan blackberry kami.
Ia bukan persekitaran terbaik untuk bekerja. Jadi, bagaimanakah kita boleh mengalihkan gangguan pejabat, menggeletar, dan sebenarnya melakukan sesuatu? Berikut adalah enam penyelesaian mudah.
1. Lepaskan Diri Anda dari E-mel
Hanya kerana anda mendapat banyak e-mel sehari-hari tidak bermakna anda perlu terikat pada Outlook anda (atau Entourage atau Gmail). Sebenarnya, setelah email anda sentiasa di skrin boleh membuat anda kurang produktif.
Satu perubahan yang mudah: tidak mempunyai e-mel anda terbuka pada monitor anda sepanjang hari. Sebaliknya, matikan semua makluman anda dan buat usaha bersepadu untuk hanya menyemak mesej pada waktu yang dijadualkan (saya periksa saya kira sekali setiap jam). Jika ini membuat anda gugup-jika bos anda adalah e-mel yang kerap atau anda mempunyai pelanggan yang memerlukan tindak balas segera-anda boleh menyesuaikan bagaimana Outlook memberi isyarat kepada anda supaya hanya perkara besar yang mendapat perhatian anda.
2. Jangan Ambil Telefon
Hanya kerana ia berdering, tidak bermakna anda perlu menjawabnya. Sekiranya anda telah mengetepikan satu jam untuk membuat laporan untuk bos anda dan anda mendapat panggilan daripada nombor yang tidak diketahui, biarkan ia melayari mel suara. Kecuali anda menjangkakan panggilan, ia tidak bernilai mengganggu fokus anda. Percayalah, jika penting, penelepon akan meninggalkan mesej, dan anda boleh memanggil semula.
Anda juga akan menyelamatkan diri dari tekanan yang tidak bersedia untuk panggilan - jika anda telah mengetuk nombor untuk satu jam dan tempat panggilan tentang penghantaran lewat, anda akan lebih bingung jika anda mengambil sekarang daripada jika anda berhenti, fokus semula, dan memanggil semula selepas anda mengesan maklumat penghantaran itu.
3. Isyarat kepada Rakan Kerjasama anda
Suasana sosial adalah salah satu perkara terbaik untuk bekerja di pejabat-tetapi ia juga salah satu yang paling mengganggu. Salah satu cara untuk mengatasi masalah ini ialah untuk menyediakan satu sistem dengan rakan sekerja anda supaya anda semua tahu apabila tidak mengganggu satu sama lain. Ini mudah apabila anda mempunyai pintu pejabat yang boleh anda tutup-tetapi jika anda tidak, arahkan sendiri isyarat anda yang mengatakan "tolong jangan mengganggu saya sekarang."
Ia semudah memakai sepasang fon kepala (walaupun anda tidak mendengar muzik) atau melekat aksesori meja kegemaran anda di atas monitor anda. Perlu diingat bahawa ini hanya berfungsi jika anda juga membuat diri anda tersedia sepanjang hari-kadang-kadang orang memerlukan perhatian anda.
4. Dianjurkan secara fizikal
Kini, anda tidak perlu menyimpan meja anda tanpa kertas atau kod warna folder anda, tetapi jika anda terorganisir dalam cara apa pun untuk anda-dan anda boleh mencari sesuatu, anda akan menjadi lebih produktif. (Meja saya mungkin kelihatan seperti kotak nota pos meletup di seluruh permukaannya, tetapi saya mempunyai sistem, saya bersumpah!) Tidak ada yang suka membazir 10 minit mencari minit mesyuarat minggu lalu apabila anda sepatutnya menaip agenda minggu ini.
Ini juga merupakan tempat di mana teknologi benar-benar dapat membantu. Saya mendapati lebih mudah untuk memfailkan perkara secara digital, jadi saya membuat satu perkara untuk mengimbas segala-galanya dan menyimpannya pada pemacu bersama syarikat saya. Dengan cara ini, jika saya berada di telefon dengan pelanggan dan perlu menyemak semula kontrak, saya hanya boleh menariknya ke skrin saya-tidak perlu menahannya semasa saya mengarungi bilik kecil saya untuk hak folder.
5. Dapatkan terganggu!
Orang sering berfokus pada menghapuskan gangguan seperti Facebook, tapak membeli-belah dalam talian, dan media streaming di tempat kerja. Tetapi seperti bos anda mungkin melihat anda membongkok ke atas papan kekunci anda yang menatap hamparan itu untuk semua lapan (atau lebih) jam sehari, itu tidak akan menjadikan anda lebih produktif.
Malah, kajian baru-baru ini menunjukkan bahawa "penjelajahan web sebenarnya boleh menyegarkan pekerja yang letih dan meningkatkan produktiviti mereka, berbanding aktiviti lain seperti membuat panggilan peribadi, teks, atau e-mel, apalagi bekerja terus tanpa rehat sama sekali."
Jadi, teruskan: Luangkan 15 minit untuk menangkap gosip Gawker anda, atau semak imbas ketibaan baru di JCrew. Pecahnya akan menjadikan anda lebih produktif apabila anda membalikkan tumpuan anda kembali ke tugas-tugas yang ada.
6. Simpan Jurnal Kerja
Akhirnya, dan yang paling penting, tentukan bagaimana anda bekerja dengan baik. Cuba tuliskan semua yang anda lakukan pada siang hari dan berapa lama masa yang diperlukan anda-anda mungkin akan terkejut.
Saya mula menyimpan jurnal kerja supaya saya dapat mengetahui berapa banyak hari saya diambil oleh tugas pentadbiran dan berapa banyak yang dibelanjakan untuk menumpukan kepada projek jangka panjang. Tetapi ia juga akhirnya memperlihatkan corak kerja saya-sebagai contoh, saya mendapat kerja paling banyak pada waktu petang. Menyedari ini membantu saya menetapkan jadual yang lebih baik: Sekarang, saya bekerja terlambat dan bukannya datang awal, dan saya biasanya boleh membungkus lebih produktiviti ke hari saya.
Ia tidak mudah untuk menyesuaikan diri dengan gangguan, tetapi hanya berfikir: lebih produktif anda sekarang, lebih cepat anda akan keluar dari tanah bilik dan ke pejabat-di mana anda boleh menutup pintu.
