Sebagai ahli Gen Y, anda (mudah-mudahan) sudah mengetahui peraturan etika e-mel yang paling penting: Pastikan ia pendek dan manis, dan jangan masukkan apa-apa dalam e-mel yang anda tidak mahu dikemukakan kepada nenek anda, bos anda, atau yang lain penting anda.
Tetapi kadang kala, bahagian yang paling melekat dalam menulis e-mel bukanlah kandungannya-bagaimana cara memulakan dan menamatkannya. Terutama di tempat kerja, ia tidak semudah yang bermula dengan "Dear Joe" dan menandatangani dengan "Terima kasih, Kelly."
Oleh itu, apabila anda membuat pesanan kepada pengurus pengambilan pekerja, seorang eksekutif, atau bos anda, inilah cara untuk memastikan anda menaikkan tahap cyber terbaik anda dari awal hingga akhir.
1. Suatu E-mel Dari Siapa?
Perkara pertama dahulu: Sudah tiba masanya untuk mengundurkan akaun e-mel "[email protected]" anda. Benar. Ia tidak comel atau kreatif, ia tidak profesional. Sekiranya anda menggunakan akaun e-mel untuk apa-apa sebab lain daripada bercakap dengan rakan-rakan kolej anda, gunakan alamat yang menggabungkan inisial atau nama awal dan terakhir anda dan biarkannya. Juga, berhati-hati apabila menggunakan nombor 0 atau 1 dalam alamat e-mel anda; ia sukar untuk memberitahu mereka selain dari huruf besar O atau huruf kecil L.
2. Elakkan Gafar Salam
Memilih perkataan pertama e-mel adalah mudah - "sayang" atau "halo" kedua-duanya bekerja dalam hampir apa-apa keadaan. Tetapi ia boleh menjadi rumit selepas itu. Dalam komunikasi tempat kerja biasa, menangani orang dengan nama pertamanya biasanya baik, dan menggunakan tajuk boleh membuat anda kelihatan terlalu formal, kaku, atau remaja.
Tetapi terdapat pengecualian: sesetengah pelaksana peringkat atas lebih suka "Encik" atau "Cik" jadi patut berhati-hati untuk mendengar bagaimana orang lain biasanya memanggilnya. Dan itu adalah pertaruhan yang selamat apabila anda bertemu dengan doktor perubatan atau profesor buat pertama kali bahawa mereka lebih suka ditangani sebagai "Dr"
Apabila menghantar e-mel untuk carian pekerjaan anda, sebaiknya menggunakan tajuk. Tetapi jika anda tidak mengetahui jenis jantina orang yang anda hubungi, jangan kira-kira dengan nama pertama sahaja. Ya, Christina "Chris" Brown mungkin memaafkan anda kerana memanggilnya Encik, tetapi perkara terakhir yang anda mahu lakukan adalah memalukan diri sebelum anda masuk ke dalam e-mel.
Akhirnya, jika anda tidak mempunyai nama khusus untuk penerima (mis., Anda menghantar pertanyaan pekerjaan ke alamat HR pusat), "halo" mudah cukup memadai.
3. Tutup dengan kesopanan
Anda mungkin mempunyai talian penutup e-mel kegemaran anda, tetapi anda harus selalu mempertimbangkan perhubungan anda dengan wartawan dan alasan untuk e-mel semasa melog masuk. Berikut ini mengintip cepat pada beberapa slogan biasa yang digunakan dan mesej yang mereka sampaikan:
Yang ikhlas: Ini adalah sentimen penutup sejagat dan 100% sesuai dalam kebanyakan situasi, tetapi dapat dilihat sebagai sedikit pengap atau di luar untuk korespondensi dengan seseorang yang Anda ketahui dengan baik.
Salam sejahtera: Frasa ini adalah profesional tetapi mempunyai kehangatan. Ia biasa untuk e-mel perniagaan yang kurang formal, seperti antara rakan sekerja yang bekerja bersama-sama agak kerap. Ini boleh dipendekkan lagi kepada "Salam" apabila menghantar e-mel kepada seseorang yang biasa.
Terbaik: Log keluar ini diperdebatkan secara meluas dan dilihat sebagai segala-galanya dari ikhlas untuk memperlakukan, bergantung pada penapis penerima. Ia hanya versi ringkas "Salam sejahtera" dan boleh membayangkan perasaan positif. Tetapi, ia juga boleh disalah anggap sebagai tidak sah jika anda tidak mempunyai hubungan satu sama lain dengan orang yang anda menghantar e-mel.
Dengan hormat: Ini adalah sentuhan rasmi yang sesuai apabila menghantar e-mel kepada Ketua Pegawai Eksekutif, Pengerusi Lembaga, atau eksekutif syarikat peringkat tinggi.
Fondly: Ini pastinya suatu penutup sosial, bukan profesional. Ia menghantar mesej keramahan dan minat yang tulen-tetapi dengan tahap keakraban yang terbaik disimpan dari surat-menyurat profesional.
Salam hangat: Ini adalah versi yang lebih formal daripada "sayang, " tetapi ia masih sesuai untuk e-mel sosial.
Anda benar-benar: Sering dianggap sedikit pengap untuk e-mel, penutupan ini mungkin lebih baik digunakan untuk surat-menyurat yang lebih formal seperti surat bercetak.
4. Buat Tanda Tangan Anda Berguna
Pastikan garis tandatangan anda menyenaraikan asas-asas: nama lengkap anda, tajuk, nama syarikat, dan maklumat hubungan, termasuk nombor telefon dan e-mel. Logo syarikat juga boleh menjadi penambahan estetika.
Apabila anda menghantar emel berkaitan dengan carian pekerjaan, gunakan nama dan maklumat hubungan anda. Berhati-hati tentang apa maklumat hubungan yang anda berikan, walaupun-jika anda tidak mahu majikan yang berpotensi memanggil garisan kadang-kadang mengambil resepsi, kemudian jangan berikan nombor itu. Dan jika anda menggunakan Facebook, Twitter, dan LinkedIn secara profesional, adalah baik untuk memasukkan maklumat itu juga.
Anda kadang-kadang akan melihat e-mel termasuk sebut harga atau kata-kata lucu sebagai sebahagian daripada tandatangan-tetapi teruskan dengan berhati-hati sebelum anda memikirkan keperluan anda seperti peningkatan ini. E-mel perniagaan perlu mengandungi hanya itu: perniagaan. Tandatangan anda bukanlah tempat untuk menaruh kepercayaan atau kepentingan peribadi anda.
Apabila anda pergi untuk membuat e-mel, pastikan anda membayar lebih banyak perhatian kepada barisan pembuka dan penutupan semasa anda melakukan semua kandungan anda. Jangan biarkan kesilapan pembungkusan yang boleh dielakkan menyakitkan atau mengalih perhatian penerima sebelum dia mendapat bahagian terpenting dalam e-mel anda-mesej itu.
