Jika anda sedang bekerja-dan manusia-maka anda tahu banjir email yang hebat. Anda mendapat lebih banyak daripada anda boleh membalas setiap hari, dan selalunya ia membuat anda tidak melakukan "pekerjaan sebenar" anda. Tetapi di dunia moden ini, berada di bahagian atas peti masuk anda adalah satu kemestian jika anda akan mengesan bos anda dan maju.
Sekarang, ramai orang menilai sejauh mana mereka mengendalikan e-mel dengan jumlah e-mel yang mereka lalui. "Saya menghabiskan masa tiga jam petang ini dan menjawab 120 e-mel" adalah sebab untuk meraikan dan membual hak di kebanyakan pejabat. Tetapi dalam kebanyakan kes, itu adalah satu kesilapan besar.
Sebenarnya, terdapat tiga jenis e-mel:
Apabila berhadapan dengan satu blok masa untuk menyerang peti masuk mereka, kebanyakan orang mula dengan cepat. Sangat memuaskan untuk menghilangkannya, jumlah e-mel dalam peti masuk anda jatuh lebih banyak, dan mereka tidak memerlukan terlalu banyak kuasa otak.
Tetapi sebenarnya anda harus mengambil pendekatan bertentangan. Itulah batu lama, kerikil, metafora pasir: Bayangkan anda diberi balang kaca yang mewakili masa anda, serta batu, batu kecil, dan pasir. Satu-satunya cara untuk mendapatkan semuanya adalah dengan memulakan perkara-perkara yang paling besar: batu anda. Sekiranya anda mengisi balang anda dengan pasir terlebih dahulu, anda tidak akan menyesuaikan semuanya.
Dalam istilah e-mel, pastikan anda tidak mengisi balang anda dengan pasir dengan menjawab e-mel yang cepat dan mudah terlebih dahulu-anda tidak akan sampai kepada yang besar dan penting. Sebaliknya, apabila berhadapan dengan blok waktu dua jam, anda harus bermula dengan e-mel yang memerlukan 30 minit atau lebih, dan mendapatkan sekurang-kurangnya satu atau dua daripada yang dilakukan sebelum melakukan apa-apa yang lebih cepat. Sebaliknya, jika anda hanya mempunyai 15 minit sebelum mesyuarat seterusnya, itulah masa yang tepat untuk mendapatkan e-mel cepat.
Cara paling mudah untuk melaksanakan strategi ini secara lancar dalam kehidupan seharian anda adalah untuk menambah dua tag (atau penapis dalam Gmail): "jawapan pantas" dan "memerlukan masa fokus." Mana-mana e-mel yang tidak ditandakan akan jatuh ke dalam kategori pertengahan, yang memerlukan lima hingga 30 minit.
Apabila anda tahu bahawa anda mempunyai blok padat tanpa gangguan, mulakan dengan membuka folder masa fokus anda, dan tentukan yang mana yang paling perlu anda selesaikan. Menyedari betapa jarangnya masa-masa yang besar adalah kunci kejayaan: Apabila anda mempunyai satu, ambil kesempatan sepenuhnya! Dan kali seterusnya anda mempunyai beberapa minit untuk ganti semasa menunggu bas atau dalam talian untuk kopi, buka folder "jawapan pantas" anda daripada memeriksa Instagram.
