Sama ada anda cuba menarik perhatian bos baru anda atau menembak untuk promosi, sukar untuk tidak mengatakan lebih banyak kerja. Lagipun, anda mahu semua orang melihat sikap kerja keras anda, menerima cabaran, up-atas-apa-apa. Malangnya, setiap projek baru yang anda terima akan datang dengan tarikh akhir yang menjulang-dan sebelum anda tahu, anda hampir tidak boleh menyimpan kepala anda di atas air.
Apabila anda merasa seperti projek-projek yang mula meleleh melalui retak atau anda tidak boleh memberikan yang terbaik kerana anda menyebarkan terlalu tipis, mengambil sedikit masa untuk menangani situasi sebelum senarai tugas anda mendapat yang terbaik daripada anda. Berikut adalah beberapa cara untuk mengatasi beban kerja yang luar biasa dan kembali ke landasan.
1. Buat Jadual
Pastikan jadual induk semua tarikh akhir akhir anda dengan menubuhkan kalendar di iCal atau Google Calendar atau menggunakan perancang yang bagus (saya suka seting notebook Moleskine mingguan). Melihat segalanya di satu tempat dapat membantu anda memprioritaskan masa anda kerana anda akan tahu apa yang akan datang, hari dan minggu terlebih dahulu.
Tetapi jangan berhenti di sana-trik untuk menganjurkan masa anda adalah untuk memecahkan projek anda ke sasaran mini yang akan lebih mudah dicapai. Matlamat yang kecil dan boleh dicapai akan membantu anda memecut melalui projek-projek yang sukar dan terus berjalan.
Sebagai contoh, merancang acara kerja yang besar memerlukan anda menyelaraskan beberapa kumpulan, baik di dalam maupun di luar kantor. Daripada menetapkan satu tarikh akhir yang besar pada tarikh acara itu, jadilah jadual tugas yang lebih kecil dalam minggu-minggu yang menjurus kepada acara tersebut, seperti memastikan katering anda mempunyai menu anda, memuktamadkan jumlah peserta yang betul dan bukti dan cetakan tangan. Bertemu gol mini sepanjang jalan ini akan memastikan tiada apa-apa yang ditinggalkan pada minit terakhir.
2. Mengekalkan Alert
Menetapkan jadual induk anda hanya separuh pertempuran-separuh lagi sebenarnya menggunakannya. Sekiranya anda tidak mengamalkan kalendar harian anda, anda mungkin memerlukan sedikit tolakan ke arah yang betul, jadi selepas anda menetapkan tarikh akhir untuk diri sendiri, juga tetapkan beberapa isyarat. Pop timbul pada komputer atau telefon anda boleh menjadi peringatan yang cepat tentang apa yang akan datang (lihat aplikasi seperti 2Do, Wunderlist, dan Todoist), atau, jika anda menggunakan perancang kertas, sediakan peringatan visual dengan Post-Its mengingatkan anda daripada apa yang berlaku sepanjang minggu depan.
Makluman ini boleh merangkumi titik pemeriksaan untuk tarikh akhir yang besar (contohnya, pada titik pertengahan hingga tarikh akhir projek anda, anda boleh menetapkan penggera untuk memastikan anda meminta penyelia anda menyemak draf laporan anda) atau hanya peringatan sehari-hari umum (contohnya, menetapkan isyarat untuk Isnin dan Rabu, supaya anda dapat memastikan anda berada di landasan sebelum anda kehabisan masa pada akhir minggu kerja).
3. Mengurusnya
Apabila anda sedang menjalankan beberapa projek pada masa yang sama, peti masuk anda dengan cepat boleh meletupkan maklumat yang teruk. Dan sementara anda tidak dapat menghentikan aliran e-mel masuk, anda sekurang-kurangnya boleh menyimpan tugasan anda teratur dan dipisahkan.
Cuba tambah folder dan pengekodan warna ke peti masuk anda untuk membantu anda mencari maklumat penting apabila anda memerlukannya. Sebagai contoh, buat folder yang berasingan untuk setiap tugasan khusus yang anda sedang kerjakan, yang akan memudahkan anda mengimbas perbualan atau fail yang anda perlukan.
Untuk melangkah lebih jauh, anda juga boleh menetapkan peraturan dalam Outlook untuk menghantar e-mel dari alamat tertentu atau dengan frasa tertentu dalam baris subjek ke folder yang telah anda buat. Gmail melakukan hal yang sama jika anda menyediakan penapis. Sama ada kaedah membolehkan anda menyusun semula peti masuk anda, jadi anda tidak perlu menghabiskan masa yang berharga untuk menyaring kekacauan!
4. Mendapatkan Little Things Out of the Way
Adakah anda bertanggungjawab terhadap laporan berulang atau hamparan yang perlu dikeluarkan setiap minggu atau sebulan? Untuk menjimatkan masa dan tenaga (dan membebaskan ruang berharga pada senarai tugasan anda yang sudah padat), buat template untuk setiap laporan, bukannya bermula dari awal setiap kali.
Adakah anda sentiasa menerima e-mel yang bertanya soalan yang sama? Buat jawapan kaleng dalam Gmail atau simpan dokumen Word di desktop anda dengan jawapan untuk isu biasa (contohnya, bagaimana untuk menggunakan laman FTP anda, siapa yang boleh menghubungi perkhidmatan pelanggan, atau tarikh untuk menunjukkan perdagangan yang akan datang). Mempunyai sesuatu yang anda boleh dengan mudah dipotong dan disekat akan membuat e-mel rutin menjawab kurang memakan masa.
Melakukan perkara-perkara kecil lebih awal dan menjadikannya selaras mungkin membolehkan anda lebih banyak ruang untuk bekerja pada projek yang kompleks.
5. Pastikan Tarikh
Mengetepikan beberapa minit sebelum anda pergi pada waktu petang untuk melihat semula jadual anda dan mengemas kini dengan kemajuan harian anda (walaupun hanya melakukan mingguan ini adalah bantuan yang besar!). Tidak cukup menyelesaikan tugas? Pindahkan ke keesokan harinya atau blok waktu berikutnya yang telah dijadualkan untuk projek tersebut. Ia juga membantu untuk mempunyai beberapa masa lapang yang dijadualkan setiap hari (atau hanya sekali seminggu sekali), yang membolehkan anda menjadi lebih fleksibel jika anda tidak memenuhi matlamat mini dan perlu menyusun semula jadual anda.
Mematuhi apa yang anda lakukan setiap hari bukan sahaja dapat membantu anda daripada merasa terharu, ia juga dapat membantu anda mengukur berapa banyak masa yang anda perlukan untuk projek atau tugas yang diberikan. Dan dengan mengetahui bahawa, anda akan mengenal pasti dengan tepat berapa banyak yang boleh anda ambil pada masa akan datang!
6. Ceramah Tentang Perkongsian
Jika anda mula menyedari bahawa beberapa matlamat mini anda tidak dapat dilakukan kerana tidak ada masa yang mencukupi, kerana projek-projek lain sedang diutamakan, atau kerana tanggungjawab baru terus mendarat di meja anda, mungkin saatnya untuk berbicara dengan anda penyelia mengenai pengedaran semula beberapa kerja anda.
Ini sebab lain mempunyai jadual terperinci mengenai projek-projek anda yang dirancang oleh hari dan minggu adalah penting: Jika anda mempunyai idea yang jelas tentang apa yang perlu dilakukan dan dalam jangka masa apa, atasan anda dapat melihat apa yang ada pada piring anda. Kemudian, bersama-sama, anda boleh menentukan apa yang paling penting untuk kekal pada senarai tugas segera anda dan apa yang boleh ditolak atau diwakilkan kepada orang lain.
Ya, sukar untuk melepaskan diri, tetapi selalu lebih penting untuk membagikan beban kerja dengan seluruh pasukan anda dan membuat batas waktu anda daripada mencoba untuk membuktikan bahawa anda dapat mengendalikan semuanya dan tidak sampai di sana.
Akhirnya, apabila anda mula berasa seperti anda kehilangannya, bernafas besar. Ingat, kawalan adalah semua tentang menjaga diri anda teratur dan bersikap jujur tentang apa yang anda boleh mengendalikan.
