Terdapat satu jenis kegelisahan khas yang datang dengan meninggalkan rasa pertemuan yang kurang pasti apa gunanya dari ketika anda berjalan di dalam (dalam hal ini, mungkin seseorang memerlukan panduan ini untuk menjalankan rapat yang efektif, template agenda pertemuan ini, atau artikel ini menggariskan apabila anda benar-benar perlu menjadualkan semula mesyuarat itu).
Walaupun perkara-perkara tidak begitu melampau-mungkin anda mempunyai perbualan yang merangsang dan menarik-ia masih mengecewakan jika tiada seolah-olah keluar dari itu. Tetapi ada penyelesaian yang mudah: e-mel selepas mesyuarat.
"Tujuan utama adalah bahawa ia memegang semua orang yang bertanggungjawab terhadap jangkaan yang sama. Jadi, anda mempunyai satu pasukan di laman yang sama bekerja ke arah matlamat yang sama, yang menjadikan perkara-perkara yang cekap dan produktif dan juga membuat frustrasi turun, "kata Heather Yurovsky, seorang jurulatih kerjaya Muse dan pengasas Shatter & Shine. "Tiada siapa yang suka seperti mereka duduk dalam pertemuan yang mempunyai momentum yang baik dan kemudian tiada apa yang berlaku selepas itu."
Teruskan membaca untuk semua yang anda perlu ketahui tentang menghantar e-mel selepas mesyuarat yang sempurna-supaya anda tidak bertanggungjawab untuk menggagalkan kemajuan pada apa yang anda jumpai.
Siapa yang Harus Kirim E-mel Post-Mesyuarat?
Okay, mungkin anda semua mengenai idea e-mel susulan. Tetapi bagaimana anda tahu jika anda orang yang patut menghantarnya?
Selalunya jelas. Sekiranya anda menganjurkan mesyuarat itu, mencipta agenda, dan berlari perkara itu, maka kemungkinannya anda adalah yang menutup gelaran dengan misi pasca mesyuarat.
"Biasanya ia jelas pada akhir mesyuarat yang bertanggungjawab, tetapi kadang-kadang tidak, terutamanya jika ia mungkin satu projek baru yang tidak ada jabatan yang mempunyai teknikal, " kata Yurovsky. "Anda hanya mahu pastikan anda tidak datang seperti anda menyeret pesanan kepada orang lain dan bahawa ia benar-benar berasal dari orang yang betul bahawa orang akan mendengar dan menghormati pemilikan dan tarikh akhir."
Sekiranya keadaannya lebih samar-samar, fikirkan sama ada ia masuk akal untuk melangkah ke tugas. "Pada akhir mesyuarat, jika tidak jelas siapa yang bertanggungjawab untuknya dan anda merasa dibekalkan untuk menghantar e-mel itu kemudian, maka angkat tangan anda dan katakan, 'Hei, gembira menghantar e-mel selepas mesyuarat, kecuali ada sesiapa lain yang merasakan ia lebih sesuai untuk datang dari mereka, '"kata Yurovsky. "Jadi anda sukarela. Anda tidak memanggil sesiapa untuk meletakkannya pada mereka, tetapi anda juga memberi peluang kepada orang lain untuk mengatakan, 'Oh tidak, saya fikir ia sebenarnya perlu datang dari Joe.' "
Siapa yang Perlu Disertakan?
Apabila medan "dari" diselesaikan, sudah tiba masanya untuk memikirkan bidang "untuk" dan "cc". Pastikan anda menghantar nota anda kepada semua peserta mesyuarat, termasuk sesiapa sahaja yang berada di senarai jemputan tetapi mungkin tidak dapat hadir. Kemudian fikirkan sama ada sesiapa sahaja yang anda sedar seharusnya berada di dalam mesyuarat itu serta mana-mana pihak berkepentingan lain yang perlu mengambil tindakan atau mempunyai keterlihatan dalam topik itu. Akhirnya, jika anda berurusan dengan rakan lebih senior, pertimbangkan untuk menyalin pembantu mereka.
Bilakah Ia Perlu Keluar?
"Adalah lebih baik untuk menghantar rekap itu hampir untuk keluar dari pertemuan yang mungkin, " kata Yurovsky. "Jika pertemuan itu pada akhir hari dan anda ingin menunggu sehingga perkara pertama pada keesokan harinya, itu baik-baik saja, tetapi semakin dekat dengan pertemuan, semakin banyak momentum diciptakan dan ia tidak mula jatuh ke bawah tumpukan rakyat. "
Dalam erti kata lain, pertimbangkan untuk menarik semula lanjutan mesyuarat itu dan hantarkannya semasa perbincangan masih segar dalam fikiran anda dan orang lain. Jika anda tahu terlebih dahulu bahawa anda akan menjadi orang yang menangani perkara ini, anda juga boleh merancang lebih awal dengan menyekat waktu pada kalendar anda selepas mesyuarat itu selesai.
Apa yang Perlu Dimasukkan?
"Tujuan e-mel itu adalah untuk mendapatkan semua orang di halaman yang sama, " kata jurulatih karier Muse, Kristina Leonardi. Tetapi apa yang sebenarnya berlaku untuk menjadikannya berlaku "bergantung kepada jenis mesyuarat dan apa maksudnya, apakah matlamatnya?" Kata Leonardi.
"Sekiranya terdapat masalah atau cabaran yang ditangani dan mesyuarat itu menyelesaikan masalah atau cabaran, ia boleh menjadi seperti ucapan terima kasih dan tahniah, " jelasnya. Atau "ia dapat menjelaskan peranan dan arah dalam projek tertentu atau langkah-langkah tindakan selanjutnya yang perlu diambil dan siapa yang sepatutnya mengambilnya."
Sebagai garis panduan am, fikirkan tentang melakukan beberapa atau semua perkara berikut:
- Berterima kasih kepada orang untuk masa dan usaha mereka
- Merumuskan sebarang perkara utama yang dibincangkan atau dibincangkan semasa mesyuarat
- Menggariskan item tindakan dan pemilik serta tarikh akhir untuk langkah-langkah seterusnya
- Melampirkan atau menghubungkan kepada mana-mana sumber dan dokumen yang relevan
- Menjemput orang untuk bertanya atau menghidupkan semula
Leonardi menggesa anda agar tetap pendek dan manis. Tetapi skop e-mel itu bergantung pada pertemuan itu. Sekiranya anda keluar dari mesyuarat pasukan bulanan standard atau mesyuarat kemas kini projek yang agak cepat dan rutin, email anda boleh mencerminkan panjangnya. Jika anda menghantar nota susulan selepas mesyuarat lembaga dua jam atau sesi strategi mendalam, ia akan kelihatan sedikit berbeza. Begitu juga untuk nada anda.
"Anda sentiasa mahu menjadi sopan, walaupun ia adalah e-mel yang cepat yang anda hantar, " kata Yurovsky. "Anda juga ingin menulis tidak hanya nada organisasi, tetapi mesyuarat itu sendiri." Pendek kata, jangan menyimpulkan pertemuan santai dengan rakan sepasukan anda dalam nada yang terlalu formal dan jangan menghantar rekap ke eksekutif yang berbunyi seperti anda bercakap dengan rakan-rakan anda pada jam gembira.
Seperti yang dikatakan oleh Yurovsky, "mengetahui penonton anda membuat perbezaan besar di sana."
Adakah Terdapat Templat yang Boleh Digunakan?
Semua bunyi yang baik setakat ini? Hebat, kini anda mungkin bersedia untuk mendapatkannya. Berikut adalah templat yang anda boleh gunakan sebahagian atau keseluruhannya, bergantung kepada keadaan tertentu.
- - akan dilengkapkan oleh
- - akan dilengkapkan oleh
- - akan dilengkapkan oleh
- - akan dilengkapkan oleh
Apa Mengenai Contoh?
Inilah yang mungkin kelihatan seperti dalam amalan:
- Kami memerlukan kejelasan dan latihan tambahan untuk menjual produk baru untuk berjaya dalam Q3 serta beberapa bahan cagaran baru untuk penggunaan dalaman dan luaran
- Memandangkan berkongsi taktik dalam mesyuarat ini sangat membantu, kami akan menguji kerapuhan dua kali ganda untuk menyampaikan kiat dan tip lebih kerap
- Sediakan dan jalankan sesi latihan - Jackie akan selesai pada 20 Jun
- Buat satu helai untuk penggunaan dalaman - Rob akan selesai pada 25 Jun
- Kemas kini bahan persembahan untuk kegunaan luaran - Jorge akan selesai pada 30 Jun
- Sediakan pembetulan yang berulang - Quinn akan selesai pada 1 Julai
