Apabila ia datang untuk memberikan persembahan yang persuasif kepada para eksekutif kanan, jangan pernah meremehkan apa yang dapat anda lakukan dalam mesyuarat sebelum mesyuarat.
Bayangkan senario berikut: Akhirnya, anda telah terperangkap dalam agenda mesyuarat kepimpinan penting untuk membentangkan "idea besar" anda kepada pengurusan eksekutif. Anda telah menghabiskan masa mengkaji semula data anda, mengkonfigurasi semula PowerPoint anda, dan menapis cadangan anda.
Persembahan berjalan dengan lancar. Anda bersentuhan dengan eksekutif, menepati gaya pembuatan keputusan masing-masing, dan juga menggunakan kata-kata yang persuasif seperti "jelas". Dalam fikiran anda, anda mengetuk satu ini dari taman.
Tetapi tidak satu pun perkara ini: Keputusan mereka tidak pergi jalan anda.
Kemudian pada hari itu, mencerminkan apa yang berlaku, ia berlaku kepada anda: Mereka telah membuat keputusan lama sebelum mendengar anda. Pada suatu ketika selepas agenda mesyuarat dihantar (tetapi sebelum anda mengambil clicker slaid), keputusan mesyuarat ditentukan oleh pembuat keputusan-dan anda tidak termasuk.
Sekiranya keputusan sebenar dibuat sebelum mesyuarat, ia mungkin tidak mencukupi untuk membentangkan kes anda dan cuba memenangi hati dan minda di ruang dewan.
Guru kepimpinan John Maxwell telah menulis bahawa "rahsia untuk pertemuan yang baik adalah pertemuan sebelum mesyuarat."
Dalam bukunya, Leadership Gold , Maxwell menceritakan nasihat seorang mentor yang memberitahu dia untuk memikirkan terlebih dahulu mana pengaruh utama akan berada dalam mana-mana mesyuarat tertentu dan bertemu dengan mereka terlebih dahulu, sama ada secara individu atau dalam kumpulan. Maxwell dan lain-lain menggunakan frasa "mesyuarat sebelum mesyuarat" untuk merujuk kepada proses pemeriksaan dengan pemain utama sebelum mesyuarat yang lebih besar untuk mendapatkan pembelian mereka, membangunkan kepercayaan, dan mengelakkan diri dibantah kemudian.
Dalam tahun-tahun webinar yang lalu, saya menemuramah ketua komunikasi korporat untuk syarikat peranti perubatan. Topik kepakarannya yang dipilih adalah kemahiran yang banyak peminat bercita-cita belum berkembang: bagaimana untuk bekerja dengan berkesan dengan eksekutif C-suite.
"Saya tidak dapat memberitahu anda bilangan kali apabila saya melihat orang yang hadir ke pasukan kepimpinan kanan kami, " katanya, "dan ini kali pertama sesiapa di bilik itu pernah mendengar tentang apa yang anda sedang cuba untuk meyakinkan mereka untuk berbuat demikian. "
Menurut pemimpin komunikasi, salah satu peraturan yang sering diajukan untuk bekerja dengan berkesan dengan pemimpin kanan adalah untuk mengelakkan kejutan-dan satu cara yang baik untuk mencapai ini adalah untuk menjaga mesyuarat sebelum mesyuarat. "Tanyakan eksekutif anda selama 15 minit sebelum mesyuarat besar, " katanya. "Anda boleh melihat pendapat dan idea anda dan mendengar kebimbangan mereka. Buat mereka sebahagian daripada proses itu supaya apabila pertemuan besar datang, mereka merasa seperti mereka mempunyai kepentingan di dalamnya. "
Walaupun ia mungkin kelihatan seperti interaksi tidak formal, jangan mengambil pendekatan yang kurang padat; Saya akan mengesyorkan bersiap-siap dengan gigih untuk mesyuarat pra-mesyuarat selama 15 minit seperti yang anda lakukan untuk acara utama.
Matlamat anda dalam setiap "mesyuarat mini" ini adalah untuk menguji hipotesis anda dengan setiap eksekutif dan membawa ke permukaan sebarang kebimbangan dan bantahan yang mungkin dia ada untuk mengurangkan kemungkinan pembentangan anda akan tergelincir. Pada akhirnya, matlamat anda adalah untuk memimpin setiap pemimpin sebagai peguam bela anda-sebelum mesyuarat utama berlangsung.
Seperti yang disyorkan oleh guru komunikasi korporat, berikut adalah beberapa soalan untuk ditujukan kepada penyokong berpotensi anda tentang idea anda:
- Adakah idea ini masuk akal untuk anda?
- Adakah anda bersetuju dengannya?
- Adakah ini cara pintar bagi kita untuk melabur masa dan wang kita?
- Adakah ini sejajar dengan inisiatif di kawasan anda? Jika tidak, mengapa?
- Dan jika ada, adakah anda akan menyokong saya apabila saya menyampaikan persembahan?
Jika jawapannya adalah "tidak, " jauh lebih baik yang anda tahu sekarang semasa anda masih mempunyai peluang untuk menukar arah dan kursus yang betul sebelum mesyuarat besar.
Selepas melakukan perbualan itu, anda mungkin tidak menyenaraikan 100% dari pembuat keputusan utama sebagai penyokong, tetapi dengan pra-menjual idea anda sebelum mesyuarat besar, anda akan mengetahui siapa penyokong anda. Anda juga akan tahu siapa neutral, siapa yang ragu-ragu, siapa pengkritik potensial, dan di mana mereka menentang isu ini. Dengan menguasai mesyuarat sebelum mesyuarat dan pra-menjual idea anda, anda boleh memenuhi semua pandangan dalam persembahan terakhir anda-dan kemudian kuku.
