Jika anda telah bekerja di pejabat, pernah, anda tahu bahawa mesyuarat adalah domba hitam tugas kerja. Kami suka membenci mereka dan kami berusaha menghilangkannya selama-lamanya, tetapi kami masih terus meneruskannya sehingga kita mendapati diri kita tertanya-tanya mengapa kita menghabiskan banyak masa di dalamnya.
Setiap orang mempunyai rahsia mereka untuk menavigasi landskap yang sukar pertemuan (dan ada yang lebih baik daripada orang lain).
Oleh itu, saya membina strategi untuk mengurangkan beban mesyuarat anda (dan meningkatkan produktiviti anda) daripada empat pemimpin syarikat yang berjaya. Siapa yang tahu, anda mungkin dapat mencuba salah satu taktik ini di pejabat anda sendiri!
1. Mencipta Timeslots "Tiada Mesyuarat"
Ini adalah helah tertua dan paling mudah dalam buku ini, bagi sesiapa yang berjuang untuk menjadualkan kerja-kerja kepala.
Dan ia bekerja untuk Andrew Fingerman, Ketua Pegawai Eksekutif di PhotoShelter:
"Selama lebih setahun, saya enggan mengadakan mesyuarat sebelum tengah hari. Kesan terhadap produktiviti saya telah mengejutkan. Sebagai seseorang yang juga mempunyai ADHD, saya mendapati bahawa pagi adalah penting untuk kerja yang memerlukan tahap pemikiran kritikal yang tertinggi. Oleh itu, jika seseorang sangat ingin bertemu dengan saya pada waktu pagi, saya hampir selalu menolak dan bertanya jika kita boleh memilih waktu pada sebelah petang. Satu-satunya syarat yang saya akan gua adalah jika mesyuarat itu sesuai dengan keutamaan saya. "
Di The Muse, kami telah memeluk strategi yang sama dengan melaksanakan "Winning Wednesdays, " di mana, dari 9 pagi hingga 1 petang pada hari Rabu, tiada seorang pun di syarikat yang dibenarkan untuk menjadualkan mesyuarat.
"Aduan yang paling biasa adalah bahawa orang tidak mempunyai cukup masa pemikiran yang konsisten kerana mesyuarat akan mengganggu dengan kerap, " kata VP Rakyat dan Bakat, Toni Thompson. "Ada beberapa pertemuan yang mengatakan kepada saya bahawa mereka tidak boleh berhenti, tetapi jika usaha memotong bahkan 70% daripada mesyuarat yang tidak produktif dan menggantikan mereka yang mempunyai banyak produktiviti, kreativiti, dan kewarasan pekerja, it's worth it."
2. Mempunyai Mesyuarat Hanya Satu Hari seminggu
Mattan Griffel adalah pengasas bersama dan Ketua Pegawai Eksekutif Satu Bulan. Untuk menyelesaikan isu-isu mesyuarat sendiri, beliau memutuskan bahawa bukannya menghalang masa-masa tertentu, dia akan menghalang setiap hari kecuali satu.
Bertentangan dengan sistem Muse sendiri, Griffel mengadakan mesyuarat semata-mata pada hari Rabu: "Saya tidak membuat masalah besar. Sekiranya seseorang meminta kopi pada hari Selasa, saya akan bertanya jika hari Rabu berfungsi. Sekiranya hari Rabu itu benar-benar ditempah, saya akan bertanya tentang Rabu yang akan datang (Kadang-kadang saya perlu menempah dua atau tiga hari Rabu), "katanya dalam artikel Forbes baru-baru ini. Hebatnya mudah, kan?
Hasilnya, dia dapati, bukan sekadar masa yang besar untuk memberi tumpuan kepada tugas lain, tetapi "orang yang mengawasi menunggu hingga Rabu sering menyaring pertemuan yang tidak penting. Ia akan menghilangkan orang yang mahukan masa anda tetapi tidak bersedia untuk menunggu atau bekerja dalam jadual anda. Itu bagus untuk saya, kerana saya tidak mahu bertemu dengan orang-orang itu juga. "
3. Mengkaji Semula Kalendar Secara Kerap
"Kami telah menilai semula mesyuarat secara berkala setiap suku tahun untuk kerja semula jadual mesyuarat jika perlu, " kata Dinah Alobeid, Pengarah Komunikasi di Greenhouse. Ini bermakna pada setiap suku tahun, setiap orang di syarikat melihat kalendar mereka dan memutuskan sama ada perbincangan tertentu boleh dipindahkan ke saluran lain.
Anda boleh melakukan ini dengan jadual anda sendiri. Untuk membantu mengecilkan mesyuarat yang mana dan tidak berlaku, Alobeid mencadangkan mengurangkan tempoh masa: "Mulakan dengan 30 minit mesyuarat dan potongkannya ke 20 minit jika mungkin; yang sama berlaku selama 60 minit, kenapa tidak cuba 45? "Anda mungkin mendapati bahawa anda boleh mencapai hanya dalam masa yang lebih singkat, jika tidak melalui e-mel atau dokumen Google sebaliknya.
Juga, katanya, "Luangkan masa pada hari Isnin untuk memetakan apa yang anda ingin capai minggu ini dan mesyuarat mana yang perlu dilakukan untuk mendapatkan kerja yang dilakukan dan memindahkan projek-projek tertentu ke hadapan." Jika mereka tidak merasakan selaras dengan keutamaan anda, keluarkan mereka.
4. Mengadakan Pembersihan Mesyuarat
Alex Villa, Ketua Pegawai Operasi di Healthify, mengambil lebih jauh lagi dengan menganjurkan "pembersihan mesyuarat" di syarikatnya:
"Ini adalah titik khusus dalam masa setiap enam hingga sembilan bulan di mana kita memadamkan 100% mesyuarat berulang dan peraturan institusi yang mana mereka boleh ditambah kembali."
Oleh itu, apa sebenarnya yang membawa pertemuan kembali ke kalendar untuk Villa dan pasukannya? "Untuk mesyuarat yang tidak berulang dan menghadap pelanggan, anda boleh menyimpan atau memadamkan mesyuarat mengikut budi bicara anda. Mesyuarat yang dihapuskan tidak boleh ditambah kembali sekurang-kurangnya dua minggu. Selepas dua minggu ini, anda hanya boleh menambah mesyuarat jika majoriti peserta secara proaktif meminta ia dibawa balik (melobi untuk mesyuarat anda sendiri dilarang!) "
Tanggapan di syarikatnya telah sangat positif, walaupun menjadi permintaan yang menakutkan: "Semua orang menyukainya dan tidak sabar untuk memadamkan semuanya. Tanpa mengiktiraf masalah, anda mula mempunyai keadaan yang tidak menyenangkan yang tidak mahu menjadi orang yang berkata, 'Pertemuan ini tidak berguna, bolehkah kita membatalkannya?' Pada akhirnya, kita dapat melalui siklus prestasi optimum di mana orang menyerang keseimbangan yang baik untuk dapat berkolaborasi sementara masih memiliki waktu untuk melakukan pekerjaan masing-masing. "
Semasa mendapatkan semua orang dalam pasukan anda dengan pelan ini mungkin sukar, ia adalah ujian yang mencukupi untuk mesyuarat yang lebih kecil. Bercakap dengan rakan sekerja anda tentang mengeluarkan sebarang daftar masuk yang tidak mendesak untuk beberapa minggu, dan lihat sama ada ia memberi kesan negatif kepada kerja anda.
Menyelesaikan beban mesyuarat benar-benar turun untuk mengutamakan beban kerja anda, sebab itu strategi di atas sangat berkesan.
