Naikkan tangan anda jika anda mendapati diri anda dalam salah satu situasi berikut di tempat kerja:
- Pertemuan yang berlangsung dan memaksa anda sama ada muncul lewat pada mesyuarat anda yang akan datang, tidak dapat menyelesaikan projek tepat pada waktunya, atau kehilangan acara selepas kerja.
- Satu mesyuarat yang tidak teratur anda keluar dari pemikiran itu, apa yang baru saja berlaku?
- Mesyuarat yang berakhir menjadi pembaziran masa yang lengkap.
Adakah saya melihat semua tangan di udara? Pemikirannya begitu. Setiap satu daripada masalah ini boleh diselesaikan dengan satu perkara yang mudah: agenda mesyuarat .
Apakah konsep ajaib ini, anda bertanya? Dokumen yang merangkumi item berikut:
- Apa yang perlu anda sediakan terlebih dahulu atau bawa ke mesyuarat
- Siapa yang hadir
- Kenapa anda bertemu dan matlamat yang anda ingin capai
- Apa yang akan anda bicarakan, siapa yang akan membincangkan apa, dan berapa banyak masa setiap topik akan dibincangkan
- Sebarang langkah seterusnya yang anda ingin ambil selepas mesyuarat
Anda mungkin menggunakan sesuatu seperti ini sebelum ini, tetapi dengan cara yang kurang formal. Sebagai contoh, mungkin anda telah mengisi bahagian nota jemputan kalendar anda untuk memberitahu orang apa dokumen yang perlu mereka rujukan. Atau, anda telah menghantar e-mel secara ringkas menggariskan titik mesyuarat Selasa yang anda baru sahaja menjemput seluruh syarikat.
Tetapi mempunyai susun atur konkrit yang lebih mendalam untuk persis bagaimana pertemuan anda sepatutnya dan akan pergi dapat sangat berguna. Untuk satu perkara, dokumentasi penting itu-dengan meletakkan secara bertulis apa yang anda cakapkan dan keputusan yang anda buat, anda mempunyai sesuatu yang anda boleh merujuk kepada sesiapa sahaja (termasuk bos anda) mempersoalkan keputusan masa depan anda.
Dan untuk perkara lain, ia membantu walaupun kumpulan yang paling ragtag orang tetap teratur dan terfokus, sementara juga memegang mereka bertanggungjawab. Orang boleh datang ke perbualan yang disediakan, bermakna anda boleh menggunakan masa yang terhad bersama dengan cekap, anda boleh merasa yakin mesyuarat itu produktif, dan anda boleh dengan mudah mengenali langkah seterusnya yang boleh dilakukan.
Dan bernasib baik untuk anda, kami telah mencipta templat agenda yang boleh anda isi sekarang dan ini akan menjimatkan masa anda menulis sendiri. Cuma buka dokumen, buat salinan, dan kemukakan pemimpin pasukan anda.
Selepas anda mengisi, hantar kepada semua yang terlibat apabila anda menjadualkan mesyuarat anda. (Adalah baik untuk memasukkan nota yang mengatakan Sila semak agenda mesyuarat sebelum kita bertemu. )
Agenda berguna untuk apa-apa jenis mesyuarat. Untuk daftar masuk ia menyediakan ketelusan dan masa untuk menyediakan sebarang pertanyaan susulan, untuk mesyuarat pelanggan ia menunjukkan kepimpinan, untuk kumpulan ribut petir ia memastikan anda tidak terganggu, dan untuk semua orang ia menunjukkan bahawa anda menghargai masa mereka.
Semua orang menang!
