Hari paling tidak saya gemari di tempat kerja ialah apa yang saya panggil "tumpukan ungu". Syarikat saya menggunakan Kalendar Google, dan warna untuk jadual peribadi saya adalah ungu, jadi pada hari-hari yang dahsyat saya tidak melihat apa-apa tetapi sekeping masa dihalang dari 9:30 pagi ke 6:30 petang. Ia selalu membuat saya tertanya-tanya, "Bagaimana keadaan ini terjadi?"
Selain merasa seperti saya tidak mempunyai ruang untuk bernafas atau melakukan kerja sebenar pada hari-hari itu, saya takut menjadi "lelaki itu" yang perlu berjalin dari mesyuarat awal, kemudian menghabiskan masa tambahan untuk mengetahui apa yang saya rindukan, atau siapa yang menunjukkan sehingga terlambat untuk mesyuarat saya yang akan datang kerana yang sebelumnya berlari terlalu lama. (Sejak saya menulis tentang tidak pernah terlambat atau tidak bersedia untuk mesyuarat, rakan sekerja saya menjaga saya!)
"Busyness" adalah silap mata. Ia membuatkan kami merasakan bahawa semakin banyak senarai tugasan kami, kami lebih berjaya. Ia membuatkan kita berasa semakin banyak kita berada di atas plat kami, semakin berjaya. Tetapi sejak bila mempunyai pinggan makan yang terlalu banyak memberi anda apa-apa tetapi kekejangan atau koma makanan? Ia tidak perlu seperti ini, dan saya membuat resolusi terbuka untuk melawannya.
Mesyuarat berakhir pada kalendar kami dalam dua cara: kerana kami menerima mereka dan kerana kami membuatnya. Pada titik keputusan ini, kita dapat melakukan perkara-perkara yang sedikit berbeza untuk mengambil kembali kalendar kita dan memberi diri kita (dan rakan sekerja kami) masa untuk disediakan dan produktif. Berikut adalah tiga cara untuk melakukannya:
1. Bercakap
Sebelum anda menghantar atau menerima jemputan mesyuarat, pastikan anda memahami apa yang perlu dicapai dan bagaimana anda perlu menyediakan. Sekiranya anda tidak berbincang dengan pihak penganjur dan dengar apakah terdapat agenda khusus. Sekiranya tidak ada, minta dia membuat satu (atau lebih baik lagi, sukarelawan untuk membantu). Agenda terbaik adalah spesifik dengan pemberian masa untuk memastikan semua item yang relevan dilindungi. Jika tidak ada masa yang cukup untuk membuat agenda, sukarela membantu penganjur memerhatikan jam.
Sekiranya anda menganjurkan mesyuarat, gunakan agenda untuk merancang tempoh mesyuarat. Jemputan kalendar Google lalai kepada satu jam, dan mudah untuk mengklik "hantar" tanpa memikirkan pemendekan mereka, tetapi tetapan itu boleh ditukar! Anda akan terkejut berapa banyak yang boleh anda tutup dalam 15, 30, atau 22 minit. Bergantung pada hubungan anda dengan penganjur, jika anda melihat bahawa mesyuarat dijadualkan menjadi satu jam dan anda tidak percaya ia seharusnya (kerana anda memahami maksud dan hasil yang diharapkan), mintalah masa yang akan dipendekkan.
Akhirnya, jika anda telah menerima jemputan untuk mesyuarat yang berakhir pada masa yang sama mesyuarat lain dijadualkan bermula (dengan serius, bagaimana kita meyakinkan diri kita bahawa kita boleh berada di dua tempat sekaligus?), Berikan notis terlebih dahulu penganjur anda perlu meninggalkan mesyuarat itu awal. Sebaiknya, ini akan menggalakkan penganjur untuk menyelesaikan mesyuarat dengan masa yang anda perlukan untuk berlepas. Sekurang-kurangnya, anda akan berasa selesa keluar tanpa mengganggu, dan penganjur tidak akan terkejut apabila anda melakukannya. Untuk insurans tambahan, teruskan dan biarkan penganjur mesyuarat anda yang berikutnya tahu bahawa anda mungkin terlambat tiba.
2. Pad Masa Anda
Sebaik sahaja masa mesyuarat disahkan, dan jika kalendar anda mempunyai ruang di sekelilingnya, lindunginya! Tambah 15-30 minit sebelum dan selepas mesyuarat yang dipanggil "Masa Peralihan." Sebelum mesyuarat, gunakan masa untuk mengkaji sebarang bahan, ambil rehat bilik mandi, dan sampai di lokasi sebelum ia bermula. Selepas mesyuarat itu, ia adalah tempoh yang baik untuk anda merenung bahan semasa ia masih segar. Adalah munasabah untuk mengharapkan rakan sekerja untuk menghormati apa sahaja yang ada pada kalendar anda; mereka hanya menjadualkan di mana sahaja terdapat masa lapang yang biasa. Oleh itu, jika suatu pertemuan membungkus pada pukul 3 petang dan anda menghalang masa untuk merakam selepas itu, mereka mungkin (mudah-mudahan?) Tidak akan bulu pada memulakan mesyuarat baru di 3:15 atau 3:30.
3. Sekat Waktu Anda
Ini adalah produktiviti suci: mempunyai banyak masa-walaupun hari! -Dengan tiada mesyuarat. BuzzFeed telah mengisytiharkan hari Selasa dan Khamis bebas mesyuarat. Boleh awak? Walaupun ia mungkin mengambil usaha yang disengajakan di kalangan pengurusan kanan syarikat anda untuk membersihkan sepanjang hari, adalah wajar melihat tabiat kerja anda sendiri untuk melihat apabila anda mendapat kerja terbaik anda. Adakah anda orang pagi, atau adakah anda benar-benar mendapat cranking selepas 2 petang? Periksa jadual anda dan lihat di mana anda boleh menyekat dua hingga empat jam sekali seminggu sekali untuk memberi tumpuan kepada melakukan atau membuat. Anda hanya mungkin menetapkan trend dalam syarikat anda dari bawah ke atas!
Jadi, inilah komitmen saya untuk mengambil semula kalendar! Siapa dengan saya?
