Berikut adalah realiti yang menyedihkan: Pengurus menghabiskan mana-mana sahaja dari 35% hingga 50% dari masa mereka dalam mesyuarat, namun eksekutif menganggap lebih daripada separuh mesyuarat itu menjadi kegagalan.
Ini tidak mengejutkan. Sering kali kita mendapati diri kita dalam sesi brainstorming yang hanya terlalu lama, atau tidak cukup lama, atau mengelirukan atau mengecewakan atau tidak produktif.
Terdapat beberapa penyelesaian, sudah tentu. Kita boleh membatalkannya. Kami boleh menjadualkan semula. Kami boleh mengubah mesyuarat menjadi rantai e-mel atau perbincangan Slack.
Mereka adalah semua langkah yang sesuai dalam kes-kes tertentu. Tetapi kadang-kadang kita perlu benar-benar membuat usaha untuk memahami di mana mesyuarat kami jatuh pendek dan bekerja secara aktif untuk membetulkannya. Kerana selepas itu, kita tidak boleh enggan bertemu dengan orang-orang yang tidak akan dapat dilakukan.
Jika anda mencari pelakunya cuba bertanya soalan anda sendiri, dan gunakan petua ini untuk menjalankan mesyuarat yang lebih berkesan di tempat kerja:
Soalan 1-3 Sebelum Mesyuarat
Ya, mesyuarat anda boleh gagal bahkan sebelum ia bermula. Inilah yang patut anda fikirkan sebaik sahaja anda menghantar jemputan itu.
1. Adakah anda rasa disiapkan?
Adakah semua bahan anda ditetapkan? Adakah terdapat rancangan untuk mengadakan mesyuarat? Adakah terdapat bilik persidangan yang tersedia dan ditempah?
Rakan terbesar anda akan menjadi agenda-anda tidak boleh mengadakan pertemuan hebat tanpa seseorang.
Perkara penting lain untuk mempersiapkan masa depan adalah matlamat anda untuk pertemuan tersebut. Tanya diri sendiri (dan mungkin menuliskannya): "Apa yang saya ingin capai?" Ini mungkin sesuatu yang kecil, seperti mengemas kini pasukan anda, atau besar, seperti membuat strategi untuk meningkatkan penglibatan pengguna. Pastikan semua orang diselaraskan pada matlamat ini supaya anda tidak cuba untuk menutup idea-idea yang bercanggah dalam satu sesi pendek.
"Anda mesti mempunyai bahagian mengenai hasil yang diinginkan, yang berbeza daripada agenda, " kata Devanté Lewis-Jackson, Pengurus Jualan Mid-Market di The Muse. "Agenda membincangkan apa yang akan berlaku semasa mesyuarat, tetapi hasil yang diinginkan membina konsensus tentang apa yang harus dilakukan sebelum mesyuarat berakhir. Ini membantu terutamanya apabila perbualan terputus-putus di sekitar topik agenda. "
2. Adakah Orang Lain Rasa Disediakan?
Tidak setiap pertemuan yang anda jalankan atau menghadiri akan memerlukan orang untuk menyemak, mengisi, atau mendapatkan bahan terlebih dahulu. Sekiranya mereka melakukannya, saya sangat mengesyorkan memastikan setiap orang mempunyai masa dan sumber yang sesuai untuk melakukannya (sekali lagi, gunakan agenda itu!).
Tetapi seringkali kita membuat mesyuarat sebelum mempertimbangkan konteks dan ketelusan. Akibatnya, orang datang ke perbualan di ruang kosong yang salah. Ambil contoh seseorang yang baru dan mempunyai latar belakang nol pada sejarah syarikat anda. Atau seseorang yang menghadiri mesyuarat pecut dan tidak pernah bekerja dengan pasukan kejuruteraan sebelum ini. Mereka mungkin tidak akan mendapat banyak daripada mesyuarat atau menyumbangkan apa-apa pandangan yang berharga, atau mereka mungkin mengambil kursus perbincangan dengan kata-kata mereka.
Oleh itu, sebelum berjalan, tanya diri anda seperti berikut:
- Adakah semua orang tahu mengapa kami mengadakan pertemuan ini?
- Adakah semua orang tahu mengapa mereka secara khusus dijemput ke mesyuarat ini?
- Adakah semua orang sentiasa up to date tentang apa yang akan kita bincangkan dalam mesyuarat ini?
- Adakah semua orang tahu semua orang dalam mesyuarat ini? Jika tidak, apakah yang perlu mereka ketahui?
- Adakah terdapat ketegangan antara orang yang boleh menghalang kemajuan dalam mesyuarat ini?
Jika jawapannya tidak, anda boleh tarik orang (atau orang) ke luar, atau menembak mereka e-mel cepat untuk memberi mereka latar belakang.
3. Adakah Orang Teruja?
Sudah tentu, tiada siapa yang akan melompat ke atas pemikiran mesyuarat anda, melainkan jika anda memegang anak anjing peliharaan (dalam hal ini saya harus bertanya di mana jemputan saya hilang).
Tetapi pasukan anda sepatutnya merasakan sejenis cara mengenainya, dan semoga lebih baik ke arah akhir emosi yang positif. Mereka mungkin tidak gembira untuk berbual pendapatan suku tahunan, tetapi mereka mungkin lega akhirnya mendapat pendedahan kepada maklumat penting atau mempunyai ruang untuk bertanya soalan terbakar mereka.
Sekiranya mereka meratap-dan dengki mereka tidak ada kaitan dengan pertemuan membenci dan segala-galanya yang perlu dilakukan dengan jenis pertemuan yang khusus ini lebih mendalam. Mungkin ini akan menjadi ulangi perbualan sebelumnya dan dengan itu membuang masa, atau ahli tertentu merasa tidak bersedia, atau seseorang dikecualikan dan semua orang sedih mengenainya. Mungkin juga pasukan anda berleluasa dan tidak mempunyai jalur lebar dan tenaga untuk duduk dalam persembahan selama sejam. Terlepas dari mana tenaga negatif berasal, anda perlu mengatasinya sebelum memasuki bilik.
Soalan 4-7 Semasa Mesyuarat
Hanya kerana anda menyediakan dengan betul tidak bermakna anda berada dalam keadaan yang jelas. Terdapat beberapa perkara yang perlu anda ketahui pada masa ini untuk memastikan semuanya berjalan dengan lancar.
4. Adakah Anda Memukul Semua Mata Penting?
Anda datang dengan tugas untuk menjawab soalan, menyusun idea, menggariskan proses baru, apa sahaja. Tanda pertemuan yang baik adalah salah satu yang mencapai ini dalam batasan had masa anda.
Untuk melakukan ini cukup mudah. Ikut agenda anda kepada T (atau sekurang-kurangnya sedapat mungkin). Setiap 10-15 minit, lakukan semakan dengan diri sendiri untuk mengetahui sama ada anda masih dalam topik. Jika tidak, mulailah perbualan kembali dan bersetuju untuk memasukkan pin dalam apa sahaja yang anda buat untuk kemudian. Setuju untuk menyemak semula apa sahaja yang anda rindukan di luar talian atau di mesyuarat lain (dan berikan tugas itu kepada seseorang di dalam bilik). Jangan berlari kecuali orang lain boleh bersetuju untuk bertemu lebih lama. Dengan mengambil lebih banyak masa anda, anda menjadikannya lebih sukar bagi mereka untuk bertemu dengan tarikh akhir penting yang mungkin anda tetapkan untuk mereka.
"Keseluruhan titik pertemuan adalah untuk membuat keputusan mengenai sesuatu, dan bagaimana / bagaimana tindakan itu dilaksanakan, " kata Heatherlyn Nelson, Pengurus Operasi Pejabat di The Muse. "Secara ringkas, jika anda tidak dapat membuat item yang boleh diambil, atau membuat keputusan, jangan mengadakan mesyuarat."
5. Adakah Semua (atau Sekurang-kurangnya Sebanyak Semua Orang) Beri Perhatian?
Mendapatkan 100% penonton untuk memandang semua mata anda, telefon ke bawah, di tepi tempat duduk mereka mungkin peregangan (kita dengan mudah terganggu manusia selepas semua), tetapi hampir semua orang perlu mendengar anda hampir semua masa.
Untuk membuat orang mendengar memerlukan sedikit usaha di pihak anda. Simpan perkara yang pendek dan manis. Gariskan langkah seterusnya yang jelas. Gunakan visual yang mudah dibaca dan difahami. Rak komputer riba (jika boleh).
Ini adalah satu pembacaan yang hebat tentang mengapa tidak ada orang yang mendengar di dalam mesyuarat anda-dan bagaimana untuk memperbaikinya.
6. Adakah Orang Menanya Soalan, dan Mereka Adakah Menjawab?
Saya akan mengatakan bahawa ia jarang mengadakan pertemuan di mana tiada siapa yang bertanya satu soalan. Jika demikian, orang mungkin tidak memberi perhatian dan mereka mungkin akan bertanya kepada anda satu tan soalan selepas pertemuan itu dibungkus (dan anda perlu membaca # 5).
Namun begitu, penting untuk mempunyai khalayak yang terlibat, penting juga untuk menangani masalah mereka. Sering kali kita berkata "Saya akan sampai ke titik itu nanti" atau "Saya berjanji akan menjawabnya pada akhirnya" dan tidak akan kembali kepadanya. Oleh itu pastikan anda meliputi semua pangkalan anda, walaupun ia bermaksud menulis soalan mereka atau meminta mereka untuk mengulanginya pada akhir persembahan.
Perlu diingat bahawa mungkin ada sebab lain mengapa orang tidak bertanya. Mungkin anda telah mencipta persekitaran, mungkin tidak sengaja, di mana mereka tidak merasa selesa berbuat demikian. Atau, mungkin orang begitu dibuangkan oleh perbincangan bahawa mereka tidak pasti di mana untuk memulakan pertanyaan, yang mana mungkin anda tidak dapat memberikan konteks (lihat # 2 untuk mendapatkan nasihat tentang itu).
7. Adakah Terdapat Pola Penting Orang-Orang tertentu yang Bercakap (atau Tidak Bercakap di Semua)?
Anda kemungkinan besar menjemput semua orang ke dalam bilik kerana anda mahukan pendapat atau masukan mereka pada sesuatu projek-dan akhirnya idea-idea dan tindakan yang keluar dari pertemuan anda akan lebih kuat dan lebih sejajar jika semua orang memasuki. Oleh itu, anda ingin memastikan semua orang menyumbang sekurang-kurangnya sekali sepanjang masa anda bersama-sama.
Ini terdengar hebat dalam teori, tetapi tidak selalu realiti. Sesetengah orang lebih kuat dan lebih yakin daripada yang lain, sesetengah orang berada di kedudukan yang lebih tinggi daripada yang lain, dan sesetengah orang tidak merasa disertakan atau dihormati seperti orang lain di dalam bilik. Kes pada titik: Penyelidikan menunjukkan bahawa wanita lebih cenderung terganggu dalam perbualan daripada lelaki.
Cuba menjadi pemimpin perbincangan yang betul. Menutup rakan sekerja yang bertele-tele. Jangan ganggu. Terlibat untuk orang yang terganggu. Panggil orang yang tidak banyak berkata atau siapa yang boleh. Ini berlaku terutama untuk orang terpencil yang tidak secara fizikal di dalam bilik.
Juga, ingat anda juga termasuk dalam kategori ini, walaupun sebagai penganjur mesyuarat! Dalam beberapa kes, masuk akal untuk menjadi orang yang paling banyak bercakap, tetapi kemudian anda perlu memastikan semua suara di dalam bilik itu didengar dan diperkuatkan. (Berikut adalah nasihat untuk menghentikan diri anda daripada bertele-tele dan mengenali apabila anda bercakap terlalu banyak.)
Soalan 8-10 Selepas Mesyuarat
Hampir sampai! Sekiranya anda ingin pertemuan anda menjadi homerun setiap kali, pertimbangkan di bawah.
8. Adakah Setiap Orang Mengambil Hak Langkah Seterusnya?
Anda boleh memberitahu apabila pertemuan berjalan buruk apabila semua orang meninggalkan bilik dan pergi melakukan perkara yang sama seperti anda tidak mahu mereka melakukannya.
Elakkan perkara ini dengan terus dan jelas mengenai langkah seterusnya. Sebelum memecahkan, alamat yang berikut:
- Apa yang perlu dilakukan?
- Bagaimanakah ia perlu dilakukan?
- Bilakah ia perlu dilakukan?
- Siapa yang akan bertanggungjawab untuk melakukannya?
- Siapa yang akan mengawasi / menjejaki kejayaannya?
9. Adakah Tujuan Lebih Besar Mesyuarat Telah Dicapai?
Adakah orang kelihatan lebih bermotivasi untuk mendapatkan barangan selepas itu? Adakah mereka kelihatan lebih berkesan? Adakah terdapat kekeliruan atau kurang soalan yang ditanya? Adakah anda mencapai matlamat asal anda? Peluang adalah jika jawapannya ya anda lakukan baik-baik saja (dan jika jawapannya tidak, baca bahagian di atas untuk mengetahui di mana anda salah).
10. Adakah Orang Lain Rasanya Seperti Mesyuarat Adakah Produktif?
Saya memisahkan soalan ini dari atas kerana ini memerlukan anda untuk benar-benar bertanya kepada orang bagaimana perasaan mereka tentang mesyuarat itu, dan bukannya berasumsi.
Mendapatkan maklum balas langsung (terutamanya sebagai pengurus) adalah penting. Ada kemungkinan anda merasakan mesyuarat itu hilang tanpa halangan tetapi semua orang tidak setuju-pendengaran yang akan membantu anda menangani mengapa ia tidak berjaya dan bagaimana anda boleh melakukan yang lebih baik pada masa akan datang. Pasti, anda tidak boleh meminta semua orang setiap kali anda menemui bagaimana ia berlaku, tetapi melakukannya setiap kali dalam sekejap akan memastikan anda berada di landasan yang betul.
Tiada siapa yang suka pertemuan, jadi mengapa membuat mereka bau? Berikan soalan-soalan ini secara langsung, dan anda kurang berkemungkinan membuat kegagalan mesyuarat anda.
