Sama ada anda bekerja untuk permulaan yang kecil, perbadanan yang besar, atau apa-apa di antara, komunikasi yang baik dan perkongsian maklumat biasa adalah penting untuk berjaya. Sama seperti perniagaan lama itu sendiri, mesyuarat harus menjadi cara yang berharga untuk memastikan semua orang bekerja keras ke arah bintang utara yang sama.
Namun, kebanyakan kita membenci mereka. Seperti yang anda mungkin tahu dengan baik, mesyuarat sering kali menjadi produktif dan mengambil masa yang lebih banyak daripada yang bernilai. Tidak jauh lebih buruk daripada meninggalkan bilik yang tertanya-tanya apa yang anda hanya menghabiskan satu jam melakukan, terutamanya pada hari yang penuh sesak.
Tetapi adakah mereka harus seperti itu? Tidak. Untuk memanfaatkan semua mesyuarat yang anda jadwalkan atau menghadiri, anda hanya perlu menyedari masa yang paling menyusahkan. Perlukan pertolongan? Kami menyusun senarai helah yang boleh anda gunakan untuk mesyuarat yang lebih pendek dan lebih produktif yang lebih cenderung menjadi penggunaan yang luar biasa dari semua orang.
1. Mengeluarkan Masalah Teknikal
Seconds yang dibelanjakan untuk masalah teknikal boleh cepat berubah menjadi minit atau, lebih buruk, mengambil separuh daripada mesyuarat. Ini adalah perkara biasa apabila ia berkomunikasi dengan orang yang tidak hadir secara fizikal. Memandangkan perkara terakhir yang dikehendaki oleh sesiapa sahaja adalah untuk duduk di sekeliling sambil mencuba dan mendapatkan komputer riba anda yang disambungkan ke projektor atau mendengar 10 minit "bolehkah anda mendengar saya sekarang?" Dari seseorang yang menyertai dari jauh, dapatkan diri anda dilengkapi alat yang betul untuk membuat semuanya berjalan lancar.
Sebagai tambahan kepada perkongsian skrin dan teknologi unjuran untuk semua orang di tapak, perisian yang boleh dipercayai yang menghubungkan anda dengan rakan sepasukan jauh sangat penting. Versi percuma Skype Meetings adalah penyelesaian yang hebat, kerana sesiapa sahaja boleh dengan cepat menyertainya dengan URL yang disesuaikan (dan mudah diingat) dari mana-mana peranti-tanpa perlu meluangkan waktu mendaftar untuk akaun atau menggali dail dalam nombor.
2. Merancang Mesyuarat yang lebih pendek
Pertemuan jam yang tradisional boleh diseret untuk apa yang kelihatan seperti selama-lamanya, dengan tekanan sedikit untuk membungkus perkara dan bergerak. Oleh itu, merancang satu mesyuarat yang lebih pendek boleh melakukan keajaiban untuk kecekapan-di sana tidak ada masa untuk membazir!
Semasa membuat persiapan, tantang diri anda untuk benar-benar jujur tentang berapa lama ia akan mengambil masa-dan mungkin menjadualkan sedikit masa daripada yang anda fikir anda perlukan. Ingatlah bahawa panjang mesyuarat tidak semestinya dalam kenaikan 30 minit dan pencukuran itu hanya lima atau 10 minit yang anda tidak perlukan dari setiap orang boleh menambah cepat.
Petua Pro: Pertimbangkan untuk menetapkan pemasa di komputer anda yang semua orang dapat melihat semasa mesyuarat-memerhatikan masa yang disekat akan membantu memastikan anda berada di landasan yang betul.
3. Tetapkan Agenda Khusus dan Kekalkannya
Mewujudkan agenda mungkin kelihatan seperti amalan bertarikh, tetapi ia sebenarnya merupakan salah satu cara yang paling berguna untuk memastikan mesyuarat bergerak dengan cepat. Fikirkanlah: Jika anda hanya menghantar jemputan untuk membincangkan "tawaran produk" tanpa sebarang konteks lain, semua orang boleh datang ke pertemuan dengan idea yang berbeza tentang apa yang akan dilindungi, dan anda akan membuang masa untuk mendapatkan halaman yang sama.
Sebaliknya, hantarkan agenda satu atau dua hari lebih awal daripada masa, dan menjadi seperti yang mungkin. Cuba format mudah berikut untuk setiap topik yang anda perlu bincangkan:
- Topik khusus
- Apa yang perlu disediakan sebelum mesyuarat
- Kemas kini apa yang akan diberikan semasa mesyuarat
- Soalan apa yang perlu dijawab semasa mesyuarat
Sangat penting untuk menetapkan jumlah masa untuk setiap topik-ini akan membuat anda jujur tentang apa yang boleh realistically sesuai dalam mesyuarat dan memberikan anda bebas untuk memindahkan orang ke hadapan apabila tiba masanya untuk item agenda seterusnya.
4. Tunjukkan, Jangan Katakan
Sebuah gambar mengatakan 1, 000 perkataan-dan itu juga berlaku untuk mesyuarat! Imej, grafik dan carta sering dapat membantu anda berkomunikasi dengan jelas dan bukannya bercakap pada setiap titik-apatah lagi menjimatkan masa semua orang.
Oleh itu, apabila anda sedang bersiap-siap, fikirkan visual yang boleh membuat komunikasi anda lebih mudah. Mengapa menghabiskan masa menerangkan kemas kini produk apabila anda dapat menunjukkannya secara langsung? Mengapa cuba untuk menghasilkan kata-kata untuk berkongsi idea rumit apabila rajah boleh melakukannya dalam beberapa saat?
Jika anda berada di dalam bilik dengan semua rakan sekerja anda, jangan takut untuk melompat dan menggunakan papan putih atau flip komputer anda untuk menunjukkan apa yang sedang anda kerjakan. Jika anda bertemu dengan orang-orang terpencil ini boleh menjadi lebih rumit, tetapi produk-produk seperti Mesyuarat Skype percuma sering menawarkan banyak alat kerjasama yang menjadikannya mudah untuk berkongsi pemikiran dan penemuan visual di skrin. Sebagai contoh, pemuat naik PowerPoint mudah Skype Mesyuarat (dengan alat interaktif seperti penunjuk laser maya) atau ciri perkongsian skrin membolehkan anda orang melalui visual yang anda pikirkan terlebih dahulu, dan alat whiteboarding maya membolehkan rakan sekerja anda melukis idea dalam masa nyata.
5. Ketahui Cara Membiarkan Setiap Orang Timbang
Ya, pertemuan sepatutnya semua tentang kolaborasi, tetapi apabila semua orang cuba bercakap, perbualan dapat dengan cepat menjadi lebih panjang dari semua yang dimaksudkan. Jadi, cuba cari cara kreatif untuk semua orang untuk menimbang tanpa perlu mengambil masa mesyuarat.
Sebagai contoh, pemilihan atau persembahan cepat tangan adalah cara yang berguna untuk mengelakkan terlalu banyak pendapat atau perbincangan yang cepat berubah menjadi setiap orang yang bercakap sesama ketika cuba mendapatkan konsensus cepat-membuang-buang waktu yang mengecewakan. Sekiranya anda mengadakan mesyuarat maya, anda boleh menggunakan ciri IM yang bersepadu seperti tawaran produk percuma Skype 'untuk membolehkan pengguna mengemukakan soalan untuk dijawab pada akhir atau membenarkan orang untuk menyuarakan pemikiran yang tidak mendesak untuk diikuti selepas mesyuarat itu.
6. Memotong Mesyuarat Anda Tidak Sebenarnya Perlu Pergi
Walaupun ia mungkin kelihatan seperti anda perlu menghadiri setiap mesyuarat yang anda dijemput, tidak mengapa untuk memilih keluar dari salah satu yang anda tahu tidak akan menjadi penggunaan yang baik pada masa anda. Jika anda tidak menyampaikan atau tidak berkait rapat dengan sesuatu yang sedang anda kerjakan, mungkin lebih baik untuk mengejar mata utama selepas itu.
Ingatlah bahawa pekerja yang baik dan rakan sepasukan yang kuat tahu bagaimana untuk memprioritaskan dan menjadi produktif. Keputusan dan output anda memberi kesan kepada semua orang, jadi ingatkan diri anda sendiri bahawa cara anda menggunakan masa anda mempunyai kesan terhadap pasukan anda juga.
Tidak pasti bagaimana untuk memilih dengan bersungguh-sungguh? Bercakap dengan pihak penganjur secara langsung untuk membiarkannya tahu bahawa walaupun anda menghargai untuk diselaraskan, anda berada dalam alur yang hebat dengan apa sahaja yang anda kerjakan dan lebih suka mengejar kemudian. Jika penganjur bos anda, pastikan anda memasukkan nota tentang kemajuan anda dan pelan khusus anda untuk bergerak ke hadapan dengan sesuatu seperti, "Saya teruja dengan perbincangan hari ini, tetapi saya masih menarik nombor untuk Project Blue. Adakah anda keberatan jika saya menundukkan kepalanya dan menangkap nota kemudian? "
Mesyuarat boleh benar-benar menjadi sebahagian daripada masa yang terbaik untuk menghabiskan masa anda, selagi mereka dirancang dengan teratur dan menguasai secara menguasai. Cara-cara ini akan membantu anda ke sana!
