Sekiranya anda pernah memimpin mesyuarat, anda mungkin juga berpengalaman untuk menarik kembali sesi yang telah diambil giliran dengan cepat untuk keadaan yang huru-hara.
Mungkin anda berhadapan dengan sekumpulan bungkusan tambahan atau satu orang yang nampaknya mempunyai rentang perhatian seorang kanak-kanak berumur empat tahun. Mungkin semua orang ada idea hebat untuk berkongsi-atau mungkin bayi diraja akhirnya dinamakan, dan semua orang boleh bercakap tentangnya.
Apapun alasannya, mesyuarat dapat, dan lakukan, lingkaran yang tidak terkawal. Tetapi jika anda bertanggungjawab terhadap perhimpunan tersebut, anda ingin kelihatan di atas perkara-perkara dan mengelakkan membuang masa semua orang dengan mesyuarat yang tidak cekap.
Menjaga kumpulan di landasan boleh dikatakan lebih mudah daripada dilakukan, tetapi dengan beberapa perancangan pintar dan strategi beberapa hari, anda akan dalam perjalanan ke mesyuarat pasukan yang lebih fokus.
Mulakan Dengan Rancangan
Langkah pertama dalam mewujudkan kawalan ialah menyediakan agenda. Dan saya maksudkan, agenda yang baik, lama, ditaip yang boleh dihantar ke hadirin sebelum masa (dan kemudian dipaparkan atau diserahkan pada mesyuarat sebagai peringatan mesra). Ia mungkin merasa terlalu jelas untuk menulis segala-galanya, tapi percayalah, mempunyai beberapa butir-butir di atas kertas akan membantu memastikan anda-dan semua orang lain-menumpukan kepada apa yang benar-benar mengenai pertemuan itu.
Apabila menyusun pelan anda, fikirkan matlamat utama yang anda cari untuk dicapai dalam mesyuarat (contohnya, sesi sumbang saran, atau adakah anda perlu memuktamadkan beberapa perkara tindakan utama?). Kemudian, bekerja mundur untuk menentukan apa yang perlu dibincangkan untuk mencapai matlamat itu, apakah soalan yang perlu dijawab, dan apakah tanggungjawab yang perlu diberikan. Pastikan mana-mana hujung longgar ini mempunyai tempat dalam agenda, jadi semua orang tahu apa yang diharapkan sebelum mereka tiba.
Di samping perkara agenda ini, juga berfikir tentang orang yang akan hadir. Berapa ramai orang di sana? Adakah mereka tahu antara satu sama lain? Apakah keperibadian mereka? Apa yang biasanya mengganggu mereka? Ini akan membantu anda menentukan sama ada anda perlu membina sebarang masa tambahan pada permulaan sesi. Sebagai contoh, jika anda tahu peserta pertemuan anda akan mahu terlibat dalam perbualan peribadi sebelum memulakan, merancang beberapa minit untuk semua orang untuk mendapatkan perbualan daripada sistem mereka sebelum turun ke perniagaan.
Memudahkan Fokus
Langkah seterusnya adalah untuk mewujudkan ruang pertemuan yang tidak mengganggu gangguan dan gangguan. Mulailah dengan ruang fizikal, pastikan bilik ditutup dari luar bunyi dan perbualan dan bebas daripada gangguan visual seperti skrin video gelung atau bahan di atas meja. Dan sebelum mesyuarat bermula, letakkan telefon anda dan tutup komputer riba anda-ia satu tanda yang halus kepada orang lain bahawa mereka harus melakukan perkara yang sama.
Kemudian, tetapkan peringkat untuk produktiviti. Pastikan agenda tersedia - sama ada dengan mencetak salinan atau dengan menariknya di skrin-dan pastikan anda menyatakan semula tujuan untuk mesyuarat semasa anda mengalu-alukan semua orang (contohnya, "Kami berada di sini hari ini untuk memuktamadkan butiran untuk acara penggalangan dana. "). Juga, pastikan untuk mengingatkan orang apabila mesyuarat sepatutnya dibungkus. Hanya berkata, "Saya tahu kita semua banyak yang perlu dilakukan, jadi mari kita cuba dan menyimpannya di bawah 30 minit, " akan mengingatkan orang ramai bahawa anda mahu mesyuarat yang cekap sama seperti yang mereka lakukan.
Pada lebih banyak nota logistik, jika anda mempunyai bahan-bahan mesyuarat tambahan, lulus mereka semasa anda pergi dan bukan pada permulaan sesi. Saya telah mendengar orang lain mencadangkan bahawa pendekatan ini mengganggu, tetapi saya telah mengetahui bahawa majoriti orang akan membaca dan menjejaskan mesyuarat jika mereka mempunyai peluang untuk melihat apa yang akan berlaku.
Membawa Kembali Kumpulan
Agenda yang jelas dan ruang pertemuan yang bersih berjalan dengan lancar untuk menjaga sesuatu di landasan yang betul, tetapi tidak kira betapa berhati-hati anda merancang mesyuarat anda, gangguan masih boleh berlaku. Di sinilah seni peralihan itu dimainkan. Sebelum anda pergi ke mesyuarat, pastikan anda bersenjata dengan beberapa cara sopan, namun berkesan, untuk mengalihkan perbualan kembali di mana anda menginginkannya. Berikut adalah beberapa kegemaran saya:
Bungkuskan
Sama seperti esei yang baik (ya, kita semua ingat mereka), anda perlu menyiapkan pertemuan anda dengan ringkasan ringkas. Jelas menyatakan apa yang telah dicapai dan apa-apa langkah seterusnya, atau tanggungjawab berikutnya. Ini tidak perlu terperinci-sebenarnya, ia tidak boleh bertahan lebih daripada satu atau dua minit-tetapi ia membantu meletakkan busur pada mesyuarat anda untuk mengatakan sesuatu seperti: "Terima kasih semua orang. Kami telah membuat kemajuan besar dalam memuktamadkan logistik acara. Emily akan menghubungi penyelaras acara dengan butir-butir ini, dan saya akan menghantar senarai e-mel kepada semua orang akhir. "
Mari kita hadapi, apabila anda meletakkan sekumpulan orang di dalam sebuah bilik kecil, sukar untuk menubuhkan dan mengekalkan kawalan. Melangkah ke mesyuarat anda yang seterusnya dengan rancangan, agenda, dan beberapa baris utama untuk mendapatkan semua orang di landasan boleh membuat semua perbezaan.
Beritahu kami! Bagaimana anda mengawal mesyuarat anda?
