Sekiranya anda meminta ahli kerjaya apa yang mereka fikirkan dalam peti masuk mereka, kebanyakan akan mengatakan bahawa ia adalah lubang hitam yang menghisap jiwa mesej susulan, surat menyurat kakitangan, dan surat berita atau siaran akhbar sehingga wazoo. Dan jika anda juga akan bertanya kepada orang-orang jika mereka dapat melihat diri mereka masuk ke seluruh peti masuk mereka setiap hari, kebanyakan akan menimbulkan rasa tidak puas hati tentang gagasan seperti yang mustahil.
Semalam minggu lalu, saya mengambil keputusan untuk mengambil cabaran yang akan membuat kebanyakan profesional mengkritik: Saya membuat perjanjian untuk masuk ke peti masuk sifar setiap malam sebelum tidur.
Jadi, adakah saya melakukannya? Jawapannya adalah ya. Adakah mudah? Heck no.
Walaupun saya tidak fikir saya akan dapat turun ke peti masuk sifar setiap hari dalam hidup saya, saya belajar beberapa pelajaran penting di sepanjang jalan yang akan membantu saya menguruskan peti masuk saya ke depan.
Yang terbesar? Tiada perkara yang membantuku kebanyakannya adalah pecah tanah. Mereka adalah strategi yang saya dengar dari masa ke semasa dari pakar produktiviti dan mogul e-mel - ia sebenarnya hanya melaksanakan dan mengikuti.
Pada nota itu, izinkan saya berkongsi beberapa perkara yang anda perlu lakukan untuk membuat kotak masuk anda kurang mengerikan.
1. Masukkan "Menjawab E-mel" di Jadual Anda
Saya telah menulis tentang perkara ini sebelum ini, tetapi salah satu perkara yang saya dapati paling berkesan apabila cuba masuk ke peti masuk sifar setiap malam tidak memeriksa kotak masuk saya sentiasa. Sebaliknya, saya akan menyekat sekeping masa tertentu setiap hari untuk menumpukan kepada e-mel: untuk saya, 30-60 minit pada waktu pagi, semasa makan tengahari, dan pada waktu petang adalah banyak masa untuk menyelesaikan masalah.
Nampaknya tidak benar (saya ragu-ragu pasti), tetapi dengan menumpukan pada satu tugas itu dan tidak ada yang lain, saya dapat melalui peti masuk saya dengan lebih cepat daripada biasanya. Mempunyai garis masa juga menggalakkan saya untuk berkuasa melalui e-mel pada kadar yang lebih pantas, bukannya dally dally pada satu saya tidak berasa seperti menjawab atau dialihkan oleh mesej yang tidak penting dan bukan hanya memadamkannya.
Di samping itu, menjawab e-mel saya dalam ketetapan masa tertentu menjadikannya kelihatan seperti kurang daripada pekerjaan yang tidak berkesudahan dan lebih seperti perkara lain pada senarai tugasan saya, yang lebih mudah diteruskan. Sebelum minggu ini, saya tidak menyedari bahawa peti masuk saya sentiasa berada di belakang fikiran saya, dan saya berada dalam keadaan sentiasa mengecewakan memeriksa akaun e-mel saya sepanjang hari. Kerana ia menjadi sebahagian daripada jadual saya seperti segala-galanya, saya tidak mempersoalkan ketika saya perlu menghantar e-mel seterusnya; Saya hanya membuat masa untuk itu.
Ia juga sangat baik untuk "menandatangani" pada akhir sesi dan tidak bimbang tentang apa yang sedang berlaku di dunia ruang siber.
2. Jawab Kebanyakan e-mel yang betul
Secara peribadi, kira-kira 65-70% daripada e-mel dalam peti masuk saya memerlukan respons cepat yang membawa saya kurang daripada satu atau dua minit untuk menulis. Sering kali, saya mendapat kebiasaan yang buruk hanya meninggalkan mereka dalam peti masuk saya dan berkata, "Eh, ini mudah. Saya akan sampai kepada mereka kemudian. "Tetapi, seperti yang saya sedar, sebenarnya ia telah membawa saya lebih banyak masa dan tenaga untuk membacanya, memprosesnya cukup untuk membuat keputusan mereka cukup mudah untuk ditunda sehingga kemudian, dan kemudian kembali kemudian dan proses mereka lagi untuk bertindak balas.
Dengan sebenarnya memaksa diri saya untuk menjawab surat-menyurat itu pada masa itu dan semasa saya "menjawab e-mel" berharga saya, saya dapat mendapatkan lebih banyak perkara daripada peti masuk saya dan fikiran saya-dan bergerak lebih dekat ke peti masuk yang sukar difahami.
3. Punt Email Lain kepada Masa Strategik
Saya akhirnya memasang aplikasi Boomerang di Gmail minggu lepas selepas rakan saya yang sangat sibuk terus bersungguh-sungguh saya mendapatkannya ("Ia adalah lifesaver!" Dia terus berkata). Dan saya perlu mengakui: Dia betul.
Sangat mudah, Boomerang membolehkan anda semula jadual apabila e-mel muncul dalam peti masuk anda. Walaupun ia mungkin berbunyi seperti menipu untuk hanya menjadualkan segalanya untuk kemudian ("Saya masuk ke peti masuk sifar malam ini dengan menjadualkan 45 e-mel untuk dipaparkan di peti masuk saya esok pagi!"), Perkara itu adalah strategik dengan cara anda menggunakannya.
Sebagai contoh, sebagai pengasas bersama laman web kemasukan kolej popular, kakitangan sekolah menengah sentiasa menghantar saya draf kuliah esse untuk diedit, sesuatu yang saya suka lakukan. Walau bagaimanapun, ia tidak menyeronokkan untuk membuat draf yang duduk di dalam peti masuk saya selama beberapa hari pada satu masa, dan saya tidak mempunyai masa untuk mengedit mereka yang kedua muncul. Sebaliknya, saya menggunakan Boomerang untuk menjadualkan mereka untuk kembali apabila saya mempunyai lebih banyak masa untuk mengeditnya (dalam kes saya, pada hari Jumaat Jumaat).
Mampu menjadualkan apa yang masuk ke peti masuk saya apabila membuat perbezaan besar dalam produktiviti saya dan berapa banyak yang saya dapat lakukan.
Untuk cara lain untuk melakukan ini, juruterbang inbox Alex Cavoulacos menulis di sini tentang sistem untuk menguruskan e-mel secara strategik yang memerlukan tahap usaha yang berbeza menggunakan label dan folder. Bercakap tentang:
4. Gunakan Label atau Folder
Tandakan kata-kata saya: Jangan gunakan peti masuk anda sebagai sejenis tapak pelupusan untuk membuang semua e-mel anda; gunakan label, tab, atau folder (apa pun penyedia e-mel anda memanggilnya) untuk mengatur dan memfailkan semua yang anda terima dengan betul.
Saya mempunyai lebih daripada 30 label yang berlainan di akaun e-mel saya, dan sementara itu mungkin bunyi obsesif atau khusus, ia membantu saya dengan cepat mendapatkan mesej yang saya perlukan dan memfailkan perkara sebaik sahaja saya selesai dengan mereka, menjadikan peti masuk saya seolah-olah jauh lebih menakutkan.
Sebagai contoh, sekarang saya mempunyai beberapa koresponden yang berulang-ulang dengan beberapa pekerja saya dari The Prospect . Daripada hanya meninggalkan e-mel yang berterusan dalam peti masuk saya sepanjang masa, saya telah memfailkannya di bawah folder yang berkaitan dengan Prospek mereka supaya mereka hanya muncul jika terdapat mesej baru. Ini secara fizikal membersihkan kotak masuk saya dari perkara-perkara yang telah saya berurusan dengan, yang membuat perkara lain pada gilirannya merasakan keseluruhannya lebih terurus.
5. Berhenti melanggan daripada Senarai E-mel
Petua ini cukup jelas: Hilangkan semua kepalanya. Adakah anda terus pergi ke ikon tong sampah di dalam peti masuk anda apabila surat berita tertentu tiba? Hanya hentikan langganan. Dan jangan tarik "Tapi saya mungkin membaca ini nanti!" Alasan. Peraturan saya ialah jika saya memadam surat berita tiga kali berturut-turut, saya berhenti berlangganan.
Saya secara peribadi membaca banyak surat berita untuk pelbagai pertunjukan, jadi untuk mendapatkan melalui slog, saya menggunakan Boomerang untuk mencari masa yang lebih mudah untuk surat berita yang saya suka muncul dalam peti masuk saya, dan saya berhenti melanggan dari segala-galanya.
Dengan mengambil diri saya dari senarai e-mel ini, saya pada asasnya menjaga diri saya daripada menerima beberapa sedozen e-mel setiap hari. Sebelum ini, saya merasakan saya menghabiskan separuh masa peti masuk saya hanya memadamkan surat berita dan senarai e-mel yang lain, yang saya tidak perlu risau lagi. Rasanya seperti peti masuk saya mengenai e-mel peribadi yang ditujukan khusus kepada saya, dan surat berita yang saya simpan adalah perkara yang saya inginkan.
Melihat semula percubaan saya, adakah ia berbaloi untuk mencuba dan masuk ke peti masuk sifar setiap hari?
Saya rasa jawapan pendek itu tidak, anda tidak boleh menggerakkan syurga dan Bumi untuk melihat sepanduk "Tidak ada surat baru!" Di Gmail setiap malam sebelum tidur. Walau bagaimanapun, percubaan ini membuktikan kepada saya bahawa saya tidak perlu berpuluh-puluh (jika tidak beratus-ratus) e-mel yang duduk di dalam peti masuk saya pada setiap masa; terdapat cara untuk mengurangkan mesej dan dengan itu mengurangkan tahap stres yang disebabkan oleh emel saya. Saya kini lebih sedar bahawa menjawab e-mel tidak perlu menjadi tugas yang berterusan-ia hanya satu lagi kedudukan dalam senarai tugasan harian saya, yang seterusnya membuatkan saya berasa kurang bimbang mengenainya.
Dengan mengubah tabiat emel saya, saya membuat keseluruhan proses menerima dan menghantar e-mel yang lebih mudah pada diri saya sendiri-dan saya menyimpan gumpalan masa melakukannya. Sekarang siapa yang tidak suka itu?
