Saya tidak pasti apa yang ia bercakap dengan lebih daripada satu orang di telefon, tetapi panggilan persidangan boleh menjadi cepat janggal. Orang bergaduh dan menunggu orang lain bercakap (atau mereka bercakap antara satu sama lain), dan sering tidak jelas di mana perbualan harus pergi seterusnya. Kesunyian yang menyakitkan berlimpah, dan semua orang dalam kumpulan mula tertanya-tanya jika mereka berada pada tarikh pertama yang buruk.
Sebagai seorang penulis di sebuah pasukan pemasaran di sebuah syarikat telefon, saya selalu menggunakan jenis panggilan ini, dan saya telah mempelajari sedikit cara untuk menjadikannya lebih lancar. Sekiranya pemikiran mempunyai panggilan dengan lebih daripada dua orang membuat anda bergoyang di kerusi anda, baca terus, dan ulangi saya: Panggilan persidangan tidak perlu menjadi janggal.
Ikut ketua
Pasti, titik panggilan persidangan itu adalah untuk mengadakan persidangan, tetapi perkara akan berjalan seperti kapal tangki yang baik jika anda memilih pemimpin sebelum mesyuarat bermula. Ini tidak bermakna orang lain tidak boleh menimbang, tetapi seorang pemimpin boleh mengarahkan perbualan atau melompat di mana perlu (iaitu, jika ada kesunyian yang janggal selepas seorang lelaki jualan membawa mata harga).
Jika anda dilantik sebagai pemimpin, datanglah dengan senarai soalan yang perlu dijawab. Adakah titik panggilan untuk mengetahui maklumat lanjut sebelum membuat pembelian? Adakah ia untuk menyusun terma perkongsian? Anda juga harus membuat agenda ringkas, mencantumkan titik di mana orang lain dalam pasukan harus memimpin perbualan, dan mengedarkannya sebelum panggilan supaya semua orang tahu apa yang diharapkan. Lebih banyak jangkaan bermakna kurang diam-diam.
Dapatkan Sistem Hak (Dan Ketahui Cara Menggunakannya)
Banyak kejanggalan pada panggilan-panggilan ini boleh datang dari gangguan teknikal ("Maaf semua orang-masih cuba untuk mendapatkan perkara ini!" "Amy tidak tahu bagaimana untuk memanggil-bolehkah seseorang membantu?" "Adakah Charlie masih ada atau adakah dia jatuh? ")
Oleh itu, penting untuk mempunyai sistem telefon kerja yang boleh menyokong panggilan persidangan dan-lebih penting lagi-untuk mengujinya sebelum mesyuarat supaya anda pasti ia berfungsi. Dan anda tidak perlu bekerja di syarikat Fortune 500 untuk memiliki penyelesaian teknologi yang canggih dan mudah digunakan untuk pasukan anda-walaupun perniagaan kecil dan syarikat permulaan boleh mencari VoIP yang murah dan sistem PBX maya yang menyokong persidangan.
Pertimbangkan Video
Setiap kali saya mempunyai persidangan telefon, saya harap saya dapat melihat wajah orang lain. Tidak kerana saya mahu menyemaknya (OK, mungkin saya lakukan sedikit) -nakal kerana merasakan lebih banyak pertemuan orang-orang. Daripada meneka sama ada seseorang tersenyum atau tidak, anda boleh melihatnya. Daripada tertanya-tanya jika seseorang terganggu atau jika dia hanya berfikir, anda boleh membaca mukanya. Saya baru-baru ini mengadakan persidangan telefon dengan seseorang yang terdengar seperti dia berada di rumah dalam seluar dalamnya, dikelilingi oleh gunung Cheez Doodles. Adakah dia? Saya tidak tahu-saya harap saya mempunyai video.
Terdapat banyak penyelesaian video di luar sana yang banyak digunakan, termasuk Hangouts Google, Skype, dan Join.me. Dengan asumsi peserta pertemuan anda tidak berada di rumah dalam seluar dalam mereka, ia boleh membuat perkara yang kurang janggal.
Gunakan Suara Anak Big Anda
Saya tidak pasti mengapa, tetapi orang sering memudar ke latar belakang semasa jenis panggilan, takut untuk keluar dari sana dan bercakap fikiran mereka. Tetapi jangan takut untuk bercakap-anda telah dijemput untuk panggilan persidangan kerana pendapat anda dihargai! Malah, gunakan suara budak besar anda, bercakap dengan kuat dan yakin supaya semua orang dapat mendengar anda.
Lebih baik lagi, pastikan orang lain dalam panggilan turut serta. Sekiranya seseorang tidak berkata apa-apa dalam sekejap, tanya dia untuk menimbang. Ia akan memastikan semua orang mendapat suara yang didengar (dan sebenarnya memberi perhatian kepada mesyuarat itu).
Sekiranya Anda Katakan Ia Rindu, Ia Rindu
Saya percaya bahawa keadaan hanya canggung kerana kita membiarkan mereka. Pasti, kadang-kadang senyap tidak selesa, tetapi mereka tidak perlu membuat kita marah. Pergi ke setiap panggilan persidangan dengan minda terbuka, dan komit untuk pengalaman yang tidak canggung! Sekiranya anda tidak mahu membiarkan panggilan itu teralih ke wilayah yang janggal, maka ia tidak akan dijamin.
Ada sebab panggilan persidangan ada-mereka cara yang produktif untuk mendapatkan satu kumpulan bersama walaupun satu anggota tinggal di Wisconsin dan yang lain tinggal di Los Angeles. Jangan hanya berfikir tentang panggilan persidangan sebagai kejahatan yang perlu, pertimbangkan mereka cara yang menyeronokkan untuk mendapatkan rakan sekerja yang jauh ke bilik maya bersama-sama. Jika anda mengetepikan kekicangan, panggilan persidangan boleh menjadi menyeronokkan!
