Mesyuarat mendapat rap buruk-dan malangnya, atas alasan yang baik. Setiap bulan, purata pekerja menghabiskan 31 jam duduk di dalam mesyuarat yang tidak produktif (bukan jenaka), dan kita harus menghadapinya-ada sesuatu tentang duduk di sekeliling meja di ruang berdinding, terang-terang, yang tidak betul-betul mengilhami kreativiti.
Berita baik? Dengan mengandaikan bahawa anda mempunyai sedikit kelonggaran dalam cara dan di mana anda melakukan kerja anda, terdapat begitu banyak pilihan yang berbeza. Di sini di The Muse, kami telah dikenali untuk mengadakan pertemuan di kedai-kedai kopi, di bangku-bangku taman, di pejabat lain, atau berjalan-jalan di sekeliling blok. Dan kami dapati bahawa hanya sedikit perubahan pemandangan yang dapat meningkatkan daya kreativiti dan produktiviti kami.
Ingin mencubanya? Berikut adalah senarai semak yang cepat untuk memastikan bahawa mesyuarat di luar pejabat anda lebih berkesan daripada yang ada di bilik persidangan.
Pertimbangkan Persekitaran Anda
Walaupun, ya, mesyuarat luar kampus boleh berfungsi dalam hampir apa-apa keadaan, tidak semua tempat dicipta sama. Sebagai contoh, kedai kopi yang sibuk mungkin bukan tempat terbaik untuk mempunyai perbualan yang serius dengan bos anda, sementara kumpulan besar mungkin menghadapi masalah semasa berkomunikasi.
Jadi, hati-hati pertimbangkan nada, saiz, dan keperluan teknologi pertemuan yang anda sedang perancangan. Adakah kumpulan perlu duduk? Adakah mempunyai Wi-Fi atau outlet penting, atau bolehkah anda menggunakan komputer riba? Adakah anda memerlukan privasi, atau adakah ia ok jika orang sedang mengisar? Bagaimana profesional perlu lokasi (iaitu, ia perlu menjadi restoran yang betul, atau kedai kopi kasual okay)?
Sekiranya anda sedang mempertimbangkan pergi ke sebuah restoran atau kafe dan tidak pernah berada di sana semasa waktu mesyuarat anda dijadualkan, pertimbangkan untuk mengesan tempat kejadian beberapa hari sebelum itu. Anda tidak mahu tiba hari dan mendapati tiada jadual atau bahawa ia terlalu kuat untuk mendengar orang lain bercakap!
Prep Tech anda
Ini mungkin berbunyi, tetapi pertama-tama membuat keputusan sama ada anda memerlukan sebarang peranti untuk mesyuarat anda. Bergantung pada tetapan, ia mungkin membuat yang paling masuk akal untuk semua orang membawa notepad dan pen berbanding komputer riba mereka. Restoran dengan ruang meja yang terhad lebih sesuai untuk alat penulisan lama yang baik, sedangkan alat bebas tangan seperti telefon bimbit sangat bagus untuk berjalan kaki di taman.
Jika anda memilih untuk membawa peranti, pastikan anda mempunyai kuasa bateri yang cukup untuk bertahan sepanjang masa-tidak ada yang lebih teruk daripada kehabisan jus pada saat yang paling tidak menyenangkan. Tetapkan peringatan pada telefon anda untuk memasangkan peranti anda sekurang-kurangnya satu jam sebelum anda keluar, atau, jika anda mendapati diri anda secara konsisten lupa untuk memasangkan, berinvestasi dalam pengecas mudah alih.
Akhirnya, pertimbangkan keadaan Wi-Fi. Sekiranya anda pergi ke kafe, semak dua kali pada Yelp bahawa ia menyediakan internet percuma (dan mengimbas ulasan untuk melihat sama ada sesiapa mempunyai aduan tentang hal itu tidak berfungsi). Sekiranya anda menuju ke pejabat yang berlainan, hubungi pengurus pejabat terlebih dahulu untuk mengetahui kata laluan Wi-Fi-anda boleh melangkaui interaksi janggal untuk meminta seseorang yang terlupa kata laluan lama dahulu lari dan ambilnya. Dan jika anda berada di luar dan benar-benar perlu menyambung ke internet, pertimbangkan untuk mendapatkan Mi-Fi mudah alih atau tethering komputer anda ke telefon anda untuk akses.
Lihatlah Agenda Anda
Akhir sekali, jalankan objektif mesyuarat anda lebih awal dari masa ke masa, dan pastikan anda mempunyai dokumen atau maklumat yang anda perlukan untuk membuat mesyuarat itu berjaya. Sekiranya anda mempunyai komputer riba atau tablet, simpan dokumen penting dalam folder mudah dicari yang tidak memerlukan internet untuk mengakses (sekiranya dalam kes!). Jika anda bertemu di luar di taman atau berjalan-jalan, nota e-mel kepada diri anda untuk mendapatkan akses mudah (anda tidak perlu menatal seluruh dokumen pada skrin kecil anda semasa masih menjalankan mesyuarat), atau tulis beberapa nota sebelum masa untuk membantu mengenang ingatan anda.
Anda juga perlu memikirkan jika anda perlu mengambil nota semasa mesyuarat, dan bagaimana anda akan melakukannya. Jelas sekali, jika anda mempunyai komputer riba atau buku nota anda, anda boleh menuliskan perkara sama seperti jika anda berada di pejabat, tetapi jika anda berjalan-jalan, pertimbangkan untuk mengambil nota lambat dalam buku nota kecil atau menggunakan perbincangan-untuk-teks untuk memberi penjelasan mesyuarat di telefon anda. Dan jika anda tidak dapat menulis apa-apa kerana lokasi tersebut? Jadikan keutamaan untuk duduk selama lima minit sebaik sahaja anda kembali ke pejabat untuk menulis sesuatu yang penting.
Sekarang bahawa anda telah membuat pelan, ambil masa untuk memvisualisasikan mesyuarat anda. Berjalan sendiri dan pastikan anda tidak terlepas pandang apa-apa yang anda perlukan untuk mengadakan mesyuarat luar pejabat yang berjaya. Kemudian? Keluar dari sini! Anda akan menikmati lebih banyak mesyuarat sebelum anda tahu.
