Jauh terlalu banyak pelanggan datang kepada saya pada tahap "Saya tidak dapat mengambilnya lagi" peringkat kerjaya mereka.
Ambil Tricia, sebagai contoh, yang datang kepada saya tidak digalakkan dengan tugasnya dan ketidakupayaannya untuk menguruskannya. Dia bekerja berjam-jam-kebanyakannya menghabiskan waktu dalam mesyuarat dan berurusan dengan beratus-ratus e-mel-kemudian bergegas menit terakhir untuk menyelesaikan kempen pemasaran, yang selalu kelihatan menjadi latihan kebakaran.
The "always on" mentality telah menemuinya. Dan dia sudah bersedia untuk berhenti.
Saya segera melihat bahawa Tricia telah kehilangan kemahiran kerja yang paling penting yang saya percaya setiap pekerja mesti mempunyai: penetapan keutamaan dan pengurusan. Iaitu, keupayaan untuk mengenal pasti keutamaan yang paling penting dan memberi tumpuan kepada majoriti tenaga dan masa anda terhadap perkara tersebut.
Malangnya, walaupun kita sering bercakap mengenai pengurusan masa dan produktiviti di pejabat, seni keutamaan sering hilang. Akibatnya, ramai orang seperti Tricia: letih, kecewa, dan terbakar.
Sekiranya anda merasa dibanjiri oleh jam yang berlebihan dan sentiasa beralih kepada dos, inilah beberapa tanda yang mungkin anda perlukan untuk menguruskan keutamaan anda dengan lebih baik-dan beberapa cara mudah untuk kembali ke trek.
Tanda # 1: Anda Percaya Bahawa Semuanya Penting
Sekiranya anda melihat senarai tugasan anda dan melihat segala-galanya sebagai sama penting, mudah untuk menjadi terharu dengan tugas tugas anda, dan bukannya kualiti kerja anda. Tetapi pertimbangkan ini: Prinsip Pareto menunjukkan bahawa 20% daripada tugas anda menghasilkan 80% hasil anda-dan ini bermakna bahawa sebahagian kecil daripada kerja harian anda patut mendapat perhatian anda.
Dalam kes Tricia, dia menerima setiap jemputan mesyuarat yang dia terima. Tetapi itu tidak bermakna pertemuan itu bernilai waktunya atau membantunya untuk mencapai matlamat utama beliau.
Penyelesaian: Dapatkan jelas mengenai Matlamat dan Objektif Anda
Bekerjasama dengan pengurus anda untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang bagaimana prestasi anda akan dinilai (contohnya, akankah anda disemak berdasarkan jumlah dolar yang anda bawa masuk atau tahap kepuasan pelanggan anda?). Sebaik sahaja anda mempunyai pegangan yang lebih baik pada penghantaran anda, anda boleh memecahkannya ke matlamat mingguan.
Sebagai contoh, jika matlamat utama anda adalah untuk menjana pendapatan baru, maka tumpuan utama anda adalah untuk menindaklanjuti dengan petunjuk yang anda dapat pada pameran perdagangan dan membina hubungan dengan bakal pelanggan-tidak menghabiskan berjam-jam setiap minggu membantu merancang pameran perdagangan seterusnya.
Semasa anda membuat keputusan mengenai kerja sepanjang hari, tanyalah diri anda, "Bagaimana ini akan membuat saya lebih dekat dengan matlamat saya?" Jika tidak, letakkannya dan teruskan.
Tandatangan # 2: Anda Dikonsumsi oleh Aktiviti Daripada Pencapaian
Pernahkah anda bermula dengan senarai pada awal hari, berasa sibuk sepanjang hari, tetapi berasa seperti anda tidak mendapat apa-apa? Frustasi, bukan? Tricia sudah tentu sibuk, tetapi dia tidak banyak berbuat apa-apa.
Pada hakikatnya, anda mungkin mendapat banyak perkara keutamaan yang dilakukan seperti mengklik melalui e-mel yang tidak penting, duduk melalui mesyuarat yang tidak cekap, atau melakukan tugas kecil yang tidak memindahkan kerja penting anda ke hadapan. Mungkin anda menghabiskan hari untuk projek-projek yang membantu bos anda atau rakan sekerja, tetapi tidak mendapat pekerjaan anda sendiri.
Penyelesaian: Buat Pelan Harian dan Stick to It
Buat pelan harian yang bermula dengan penjadualan kerja yang paling penting anda. Aktiviti-aktiviti keutamaan ini menjadi retak pertama kalendar anda, sebelum anda berfikir untuk melakukan apa-apa lagi.
Anda mungkin akan menyelesaikan tugas-tugas tertentu apabila anda mengukuhkan komitmen tarikh dan masa tertentu kepada mereka. Jika e-mel adalah kerumitan yang berterusan, matikannya, dan hanya periksa pada dua atau tiga kali tertentu setiap hari. (Apabila anda berfungsi dengan baik dan terganggu dengan membaca e-mel, ia mengambil 64 saat penuh untuk tumpuan anda untuk pulih. Fikirkan tentang itu: Anda kehilangan lebih daripada satu minit masa yang berharga untuk setiap e-mel yang anda baca semasa dalam tengah-tengah kerja penting!)
Tandat # 3: Apabila Anda Mendapatkan Kerja Penting, Anda Dapat Terganggu
Anda mendengar "ding" berterusan e-mel, teks dan mesej segera yang berterusan dan merasa terpaksa mengintip. Anda sentiasa terganggu dengan panggilan media sosial siren. Penangguhan membuat anda dari permulaan dan kesempurnaan membuat anda tidak dapat menyelesaikannya. Dan anda tersilap berfikir bahawa dengan pelbagai tugas, anda semakin banyak dilakukan dalam jumlah masa yang sama. Bunyi akrab?
Multitasking sedikit sebanyak tidak dapat dielakkan, tetapi ingat: Walaupun anda mampu mengecilkan kerja anda kepada tugas-tugas yang paling penting, anda tidak boleh membuat sebarang kemajuan jika anda tidak boleh memberi tumpuan cukup lama untuk menyelesaikannya.
Penyelesaian: Membangunkan Keupayaan Anda untuk Fokus
Sebaik sahaja anda jelas mengenai kerja keutamaan yang perlu dilakukan, belajar bagaimana untuk mendapatkan dan fokus pada tugasan tersebut. Cuba strategi ini:
1. Cek Kerja Anda: Gunakan teknik Pomodoro untuk menjadualkan slot masa 25 minit untuk bekerja pada tugas keutamaan. Jangan tengok sehingga masa tamat, kemudian berehat sebentar. Ulangi empat kali, kemudian berehat lagi.
2. Batch Your Work: Kelompok tugas yang sama bersama-sama dalam blok waktu di kalendar anda, sehingga anda boleh fokus pada satu perkara dan menyelesaikannya. Aktiviti seperti memproses e-mel, memanggil semula panggilan telefon, atau menyemak dokumen boleh dikumpulkan bersama dan dilakukan dalam kelompok.
3. Berhenti Multi-tasking: Akhirnya, setiap tugas akan mengambil masa yang lebih lama-dan anda akan berkompromi dengan kualiti kerja anda untuk boot.
Semasa anda melangkah ke hari, lakukan pemeriksaan realiti yang kerap: Berhenti setiap jam dan tanya diri anda dengan cepat: Adakah jam terakhir menyumbang kepada matlamat saya yang paling penting? Jika tidak, bersumpah untuk membuat 60 minit akan datang dengan lebih baik dan mulakan semula. Jika anda melakukan pemeriksaan realiti setiap jam, anda tidak akan membiarkan seluruh hari menjauhkan diri dari anda.
Akhirnya, menjejaki kejayaan anda. Tamatkan setiap hari dengan mengkaji semula apa yang telah anda capai dan bagaimana ia memindahkan anda ke arah yang paling penting. Ini menjadikannya lebih mudah untuk membiarkan perkara-perkara lain yang tidak penting.
Apabila anda bersedia untuk mengawal kehidupan kerja anda, ingatlah bahawa ia bukan mengenai pengurusan masa atau produktiviti. Perkara itu bukanlah untuk menyelesaikan semua perkara-itu untuk mendapatkan kerja yang paling penting . Saya suka menyimpan nasihat Brian Tracy dalam fikiran: "Bukan masa yang anda habiskan untuk bekerja secara keseluruhan, tetapi jumlah masa yang anda habiskan bekerja pada tugas keutamaan tinggi."
