Sebagai pengurus, salah satu sumber paling penting yang anda miliki ialah pembantu eksekutif atau pentadbiran. Dia boleh menyimpan pejabat anda dengan teratur, jadual anda di trek, dan mengambil beberapa tugas harian dari plat anda.
Tetapi, keberkesanannya mempunyai banyak kaitan dengan anda-seberapa baik anda melatihnya, berkongsi harapan anda dengannya, dan memberi maklum balas kepadanya. Ia memerlukan pemikiran dan perancangan untuk mewujudkan persekitaran di mana seorang penolong boleh melakukan tugasnya dengan baik (terutama bagi kita yang biasa melakukan segala-galanya!).
Oleh itu, sama ada anda baru dalam pengurusan atau tidak, berikut adalah peringatan yang baik mengenai cara memanfaatkan sepenuhnya sumber yang berharga ini.
1. Lengan Dia atau Dia untuk Kejayaan
Pembantu pentadbiran anda ada di sana untuk menjadikan hidup anda lebih mudah-tetapi dia tidak akan dapat melakukannya kecuali dia tahu bagaimana, betul, dia boleh membantu. Dari jalan tol, pastikan anda memberikan masa, latihan, dan sumber yang cukup untuknya untuk cemerlang. Berikan arahan mengenai apa yang anda perlukan dan apabila anda memerlukannya, bersama-sama dengan contoh konkrit mengenai apa yang anda cari. Ini benar terutamanya jika pembantu anda baru-tetapi menyedari bahawa walaupun dia seorang veteran, anda mungkin mahu melakukan perkara yang berbeza daripada bos terakhirnya. Menjadi jelas dan menyediakan asas-asas anda berdua untuk kecekapan dan kejayaan.
2. Membina Hubungan Kepercayaan
Rancang untuk bermesyuarat secara tetap dengan pembantu anda untuk membincangkan projek terkini dan kemas kini status. Membiarkan dia tahu apa yang berlaku di peringkat lain syarikat akan membantu beliau untuk memahami bagaimana kerjanya sesuai dengan gambaran yang lebih besar. Dan apabila dia dapat menghargai lebih banyak tentang apa yang anda lakukan, dia akan dapat mengenal pasti cara tambahan untuk membantu anda dalam memenuhi matlamat anda.
3. Beri Maklumbalas (dan Ambil)
Sekiranya pembantu anda melakukan sesuatu yang tidak memenuhi jangkaan anda, jangan hanya kecewa-menunjukkan di mana anda tidak berpuas hati dan menawarkan cadangan tentang bagaimana ia perlu ditangani secara berbeza pada masa akan datang.
Walau bagaimanapun, apa yang penting, terbuka kepada maklum balasnya. Syarikat itu adalah tempat yang berbeza dari sudut pandangnya, sehingga membolehkannya untuk secara terbuka berkongsi pemikiran dan sarannya dapat memberikan anda gambaran yang berharga. Selain itu, anda mungkin mempunyai tabiat buruk yang anda tidak menyedari-memberikan arahan lisan dan bertulis yang bercanggah, sebagai contoh, atau tidak memberikan notis yang mencukupi apabila anda mahu bilik persidangan yang besar ditempah-bahawa anda boleh meminda untuk menjadikan kedua-dua kehidupan anda lebih mudah.
4. Tunjukkan Kesyukuran Anda
Pembantu yang baik akan memudahkan beban kerja anda dan membuat anda kelihatan baik, jadi murah hati dengan pujian apabila tiba masa. Mesyuarat kakitangan atau acara pejabat adalah tempat yang bagus untuk menunjukkan penghargaan anda secara terbuka, tetapi juga tidak pernah terlepas peluang untuk menunjukkan rasa terima kasih anda dengan "kerja yang hebat" secara lisan dan mudah. Anda juga boleh memperlakukannya untuk sesekali cappuccino atau sepasang tiket wayang. Majikan yang baik tahu bahawa pekerja yang bahagia menjadikan bos mereka hidup lebih mudah!
5. Simpan Profesional
Kecuali dinyatakan dalam wawancara kerja, apa-apa yang anda minta pembantu pentadbiran untuk dilakukan hendaklah relevan secara langsung dengan misi korporat. Walaupun mempunyai tawaran kopi kepada pelanggan atau mengambil bekalan pejabat dalam perjalanan pulang dari makan tengah hari bukanlah permintaan yang tidak sekata, perkara yang perlu dilakukan seperti menempah janji temu pergigian anda yang berikutnya atau memesan bacaan yang akan datang untuk kelab buku anda adalah tanggungjawab anda, bukannya . Beliau telah diupah untuk membantu anda dalam bidang profesional-jadi tetap seperti itu.
Ingat, semakin anda membantu pembantu anda melakukan tugasnya dengan baik, semakin mudah bagi dia untuk membantu anda dengan anda. Jadilah pengurus terbaik yang boleh anda lakukan, dan anda akan menetapkan kedua-duanya untuk berjaya.
