Sukarelawan mendapat banyak perhatian untuk kerja-kerja baik mereka di seluruh dunia, tetapi untuk mewujudkan pengalaman sukarela optimum, banyak berjalan di belakang tabir. Sama ada anda seorang pekerja berbayar yang ditugaskan menguruskan sukarelawan atau pengurus projek untuk organisasi di lapangan, anda perlu menavigasi personaliti, kemahiran, dan harapan yang berbeza untuk mendapatkan kerja yang dilakukan.
Menguruskan sukarelawan bukanlah jauh berbeza daripada menguruskan kakitangan di pejabat, kecuali satu perbezaan besar-sukarelawan biasanya tidak dibayar, dan kadang-kadang juga membayar untuk pengalaman. Dan dalam banyak situasi, jangkaan adalah tinggi dan tidak dapat disampaikan dengan jelas. Jadi, bagaimana anda memastikan bahawa para sukarelawan memanfaatkan pengalaman mereka dan mendapatkan pekerjaan? Berikut adalah beberapa strategi yang saya gunakan untuk memastikan kedua-dua pengurus dan sukarelawan mempunyai pengalaman yang hebat.
Jadilah realistik tentang masa
Perdebatan masih mengenai jumlah masa yang paling efisien dan berkesan bagi sukarelawan untuk melakukan projek. Ada yang mengatakan 3-6 minggu adalah mencukupi, dan yang lain berpendapat bahawa 6 bulan hingga setahun adalah jumlah terbaik masa untuk memastikan pertumbuhan sukarelawan dan kesan di atas tanah. Oleh itu, pertimbangkan yang terbaik untuk organisasi anda, dan berikan gambaran masa sebenar bagi organisasi anda sebelum membawa sukarelawan anda.
Sungguh serius menimbang kos dan faedah sukarelawan pintu pusingan yang hanya satu atau dua hari. Kecuali jika anda benar-benar memerlukan tenaga kerja atau pembiayaan, atau mereka benar-benar boleh membawa sumber kepada organisasi anda, gaya sukarelawan "memukul dan berlari" bermakna organisasi anda sering memberi lebih banyak daripada yang diperlukan untuk menampung para sukarelawan. Ia tidak selalunya baik untuk matlamat jangka panjang organisasi, dan ia pasti menggalakkan keraguan dalam masyarakat setempat.
Orient ke Persekitaran Baru
Apabila sukarelawan tiba, perkara pertama yang perlu anda lakukan adalah untuk menjadi tuan rumah orientasi, baik pada organisasi anda dan pada budaya di mana anda akan bekerja. (Anda akan terkejut melihat berapa ramai orang yang tiba tanpa pengetahuan asas dalam negara.) Banyak organisasi melangkaui langkah ini, tetapi orientasi adalah kritikal-mereka menjadi asas bagi sukarelawan dan membantu mereka memahami operasi harian, matlamat pasukan, dan apa dijangka daripada mereka.
Sebagai sebahagian daripada proses ini, ia boleh menjadi baik untuk mengadakan wawancara kemasukan dengan setiap sukarelawan, mengukur tahap kemahiran mereka dan bagaimana mereka boleh menjadi yang paling berkesan. Ini juga adalah masa untuk memperjelaskan dasar anda sebagai organisasi dan butir-butir penting, seperti dasar anda tentang kerahsiaan dan penggunaan media sosial yang bertanggungjawab. (Sukar untuk sukarelawan menggunakan media sosial untuk meningkatkan kesedaran, tetapi penting untuk memastikan sukarelawan maklumat mendedahkan dalam talian tidak meletakkan organisasi atau komuniti tempatan anda berisiko.)
Orientasi komprehensif juga membantu anda membuat budaya komunikasi terbuka dari saat ketibaan, membiarkan sukarelawan anda mengetahui bahawa anda berada di sana untuk mendengar jika mereka mempunyai masalah atau jika mereka memerlukan penjelasan. Untuk mengekalkan budaya ini, cuba buat mesyuarat sukarelawan mingguan untuk bercakap melalui jangkaan dan isu, atau gunakan masa untuk makan untuk membuat daftar masuk mengenai suhu di mana semua orang berada.
Menguruskan Harapan mereka
Semasa bekerja di Kemboja, saya menguruskan sekumpulan sukarelawan yang memberitahu saya di tengah-tengah perjalanan penyelidikan kami, "Kami ingin membina sebuah perpustakaan." Ini adalah permintaan yang ganjil, kerana kampung itu meminta alat pertanian, tidak membaca bahan-bahan. Ia adalah cadangan yang baik, tetapi siapa yang sebenarnya akan menjaga perpustakaan ini apabila kita pergi-dan dengan kadar celik huruf yang rendah, yang sebenarnya akan membaca buku-buku itu? Belum lagi, itu bukan matlamat kami, dan masyarakat juga tidak mahu perpustakaan.
Sukarelawan boleh datang dengan banyak jangkaan: bahawa organisasi anda harus berjalan dengan lancar, bahawa ia harus berjalan seperti organisasi Barat, atau ia harus melakukan sesuatu yang lebih atau berbeza. Untuk mencegah konflik yang mungkin timbul daripada jangkaan ini, anda perlu jelas tentang apa yang anda boleh dan tidak dapat memberikan, apa tujuan anda dan tidak, dan apa sumber yang anda akan dan tidak akan mempunyai akses kepada. Semakin banyak sukarelawan memahami organisasi anda, semakin banyak mereka berada di projek dan matlamat anda.
Di sepanjang garis yang serupa, sangat penting untuk menguruskan jangkaan sukarelawan anda tentang hasil perjalanan mereka: Mereka melakukan sesuatu yang hebat, tetapi mereka tidak akan mengubah dunia semalaman. Kadang-kadang sukarelawan segar menjadi lemah dan kecewa apabila mereka tidak melihat perubahan segera, dan mereka boleh cepat menyalahkan organisasi tuan rumah atau pengurus sukarela. Dengan menetapkan jangkaan di hadapan, anda boleh membantu mereka memahami bahawa kerja ini memerlukan masa, dan mereka adalah sebahagian daripada matlamat atau pergerakan yang lebih besar dengan menyumbang masa mereka.
Buat Sistem Penilaian dan Akauntabiliti
Walaupun kedudukan sukarela tidak dibayar, mereka sering menjadi batu loncatan untuk kerja bukan untung lain, jadi penting untuk memastikan sukarelawan anda belajar dan berkembang semasa proses tersebut. Begitu juga, walaupun anda tidak menguruskan pekerja yang dibayar, anda mempunyai pekerjaan untuk dilakukan, jadi anda perlu menyediakan sistem untuk memastikan sukarelawan menyelesaikan projek yang telah mereka lakukan.
Sama seperti anda berada di pejabat, anda perlu menetapkan matlamat sasaran dan tarikh akhir, mengadakan mesyuarat susulan, dan semakan cek jangka pertengahan. Anda juga mungkin ingin mempertimbangkan agar sukarelawan menandatangani kod kelakuan atau dokumen yang menonjolkan komitmen mereka (lebih simbolik daripada undang-undang), jadi anda boleh mengingatkan mereka apa yang mereka ingin lakukan pada saat kedatangan mereka.
Jika anda menghadapi masalah dengan sukarelawan, bercakap dengan mereka secara langsung seperti yang anda lakukan seorang pekerja, dan jika tidak ada perubahan, bercakap dengan organisasi penajaan mereka (biasanya sekolah atau syarikat penempatan). Jika itu tidak berfungsi, dan mereka membazirkan masa dan sumber anda, melanggar dasar, atau sekadar tidak menarik berat badan mereka, maka, anda boleh membakarnya. Ini sukar bagi banyak pengurus (kerana keseluruhan idea sukarelawan adalah tentang tidak mementingkan diri sendiri), tetapi ada kalanya sukarelawan lebih berbahaya daripada yang baik, dan itu tidak memberi manfaat kepada sesiapa pun.
Jadilah jujur tentang susulan
Antara air mata dan pelukan, sukarelawan sering berkata "Saya berjanji untuk kembali, saya tidak akan melupakan anda, " kepada komuniti dan kakitangan setempat. Tetapi bagaimanapun berpindah mereka melalui pengalaman, mereka mungkin tidak mempunyai sumber atau masa untuk kembali apabila mereka pulang ke rumah. Itulah yang baik, tetapi menggalakkan mereka untuk realistik tentang apa yang boleh mereka lakukan apabila mereka pulang ke rumah-sama ada ia menganjurkan pengumpulan dana kecil, memberikan beberapa ceramah untuk menggalakkan sukarelawan lain, atau tidak ada apa-apa. Ia boleh menjadi baik untuk membangunkan pelan tindakan dengan garis masa sebelum mereka pergi, jadi anda berdua tahu apa yang diharapkan dan boleh susulan di atasnya. Yang berkata, anda boleh menggalakkan sukarelawan untuk terus terlibat dan dihubungkan dengan mengekalkan senarai senarai, Facebook, atau Twitter.
Dan sebagai nota sampingan, pastikan anda jujur tentang tindak lanjut yang boleh anda lakukan bagi pihak sukarelawan anda. Adalah baik untuk menjadi rujukan atau menulis surat cadangan untuk sukarelawan anda jika anda boleh, tetapi jika masa anda tidak membenarkan untuk mengesyorkan semua orang (atau jika anda tidak selesa dengannya), jujur dan biarkan mereka tahu.
Memberi pengalaman sukarela sukarelawan anda memerlukan banyak perancangan, susulan, dan komunikasi. Jadilah praktikal, bersedia, dan jujur, dan kedua-dua asas sukarelawan anda dan organisasi boleh mendapat manfaat daripada berbuat baik.
