Dari pena untuk makanan ringan ke gosip pejabat-apabila anda duduk lima kaki dari rakan sekerja anda, perkongsian segala-galanya adalah cinch. Namun, untuk membincangkan butir-butir terakhir persembahan anda akan menyatukan dalam 30 minit, anda menghantar e-melnya? Ada sesuatu yang salah dengan gambar ini.
E-mel, panggilan persidangan, kalendar dalam talian, dan aplikasi sembang membantu kami sentiasa berhubung dan berada di landasan ketika kami berjauhan. Alat ini, bagaimanapun, hanya berkesan seperti tangan yang menggunakannya. Mengetahui kapan untuk menggunakan setiap aplikasi yang anda gunakan dan bagaimana untuk mendapatkan yang terbaik daripada mereka sering membuat perbezaan antara jam terbuang dan produk dihantar.
Di Blinkist, kami berusaha membuat pembacaan dan pembelajaran dengan lebih berkesan, jadi memperkemas dalam DNA kami. Apabila kami menyedari bahawa komunikasi semakin tidak cekap walaupun dalam pasukan kecil kami, kami menetapkan tentang memikirkan apa yang sedang berlaku yang membuat kami bekerja sebaik mungkin. Kami mendapati bahawa dengan mengoptimumkan bagaimana kami menggunakan alat-alat sehari-hari kami, kami dapat lebih banyak dilakukan.
Di bawah ini, kami mengenal pasti empat alatan biasa yang mungkin anda gunakan untuk menyalahgunakan, dan juga bagaimana anda boleh membetulkan borang anda.
1. E-mel
The Fumble
Semudah e-mel adalah, terdapat banyak cara untuk mendapatkannya salah: menggunakan e-mel sebagai kenderaan untuk perdebatan panjang dan untuk jawapan satu perkataan yang dapat ditiup atau disampaikan sendiri, untuk pemula. Dan seperti menggoda kerana menggunakan rangkaian e-mel sebagai tempat untuk argumentasi yang luas dengan dokumentasi, email tidak ada tempat untuk perbincangan kritikal di sekitar butiran projek. Apa yang anda lakukan dalam setiap keadaan ini adalah menambah komplikasi dan masa lag kepada aktiviti anda dan penerima anda.
Perbaiki
Untuk tugas-tugas penting atau mendesak, berjumpa dengan tatap muka supaya anda boleh menangani isu-isu di kepala dan dapatkan jawapan lebih cepat. Dengan melakukannya secara langsung, anda bukan sahaja melindungi masa anda sendiri, anda turut membantu rakan sekerja anda. Sekiranya semua orang mengetahui bahawa berita mendesak tidak pernah diterima melalui e-mel, tidak ada sebab untuk peti masuk tetap menyegarkan, dan orang boleh memberi tumpuan kepada mendapatkan perkara yang dilakukan.
Fikirkan e-mel sebagai cara anda untuk memulakan perbincangan atau menetapkan agenda, jadi apabila anda duduk bersama pasukan anda untuk membuat keajaiban berlaku, boleh.
2. Panggilan Persidangan
The Fumble
Panggilan persidangan indah-anda boleh melakukannya pada bila-bila masa, di mana sahaja-tetapi kerana mereka boleh merasa lebih santai daripada pertemuan orang lain, mereka juga boleh menyebabkan masalah kecekapan.
Mula-mula, kerana mereka merasa tidak formal, mudah untuk terlalu banyak orang untuk mendapatkannya. Hasilnya adalah bahawa mereka tidak dapat menghadiri kerja-kerja kritis yang hanya boleh dilakukan, pasukan anda terperangkap dalam pertemuan kegunaan yang meragukan.
Kedua, mudah untuk mengabaikannya, walaupun mereka mungkin kelihatan lebih kasual, mereka boleh menjadi sangat mental. Panggilan persidangan memerlukan persediaan dan pendengaran yang intensif, yang mengambil gigitan besar daripada fokus harian anda. Jadualkan satu pagi terlalu awal, dan boleh memusatkan perhatian anda pada hari itu. Pensil dalam jam selepas waktu, dan anda akan berhadapan dengan hari yang ditakrifkan dengan menjangkakan sesi latenight anda.
Perbaiki
Pertama, perlu diingat bahawa tidak semua orang perlu dijemput. Sebaliknya, melibatkan orang yang dimaklumkan tentang projek itu dan merupakan penyumbang kritikal. Mempunyai satu orang dalam mesyuarat itu mengambil nota dan berkongsi dengan seluruh pasukan supaya orang lain boleh memberi tumpuan kepada kerja.
Dan ingatlah untuk memilih masa panggilan anda dengan bijak. Sekiranya mungkin, jangan jadwal panggilan persidangan perkara pertama di pagi atau larut malam. Dengan mencari masa di antara, anda akan menjaga fokus anda.
3. Sembang
The Fumble
Sembang antara pejabat, terutamanya untuk syarikat yang terletak di lebih daripada satu tingkat atau di lokasi yang berbeza, adalah pengganti yang sangat berguna untuk bersemuka: Ia berlaku dalam masa nyata, ia membolehkan pemindahan segera fail, dan memudahkan spontan. Tetapi seperti panggilan persidangan, kebaikan sembang juga kelemahannya.
Masalah utama dengan sembang pejabat adalah bahawa orang merasa lebih bebas untuk menulis soalan-soalan kerana mereka tidak mengganggu secara teknikal-penerima masih boleh memilih sama ada untuk menjawab atau tidak. Perkara itu, kami makhluk reaktif, dan kami merasakan bahawa kami perlu menghentikan apa yang kami lakukan dan menghadiri orang-orang yang mengingatkan kami. Walaupun niat anda dengan berhubung dengan sembang adalah tidak mengganggu, anda tidak dapat mengawal sama ada kerja rakan sekerja anda terganggu. Jika dia melihat pemberitahuan mesej, kemungkinan dia akan melihat. Walaupun dia tidak bertindak tegas, sebahagian daripada fokusnya kini akan dialihkan oleh kenyataan atau pertanyaan anda.
Perbaiki
Secara umum, sembang hanya boleh digunakan untuk pertanyaan cepat yang menghalang anda daripada bergerak maju dengan kerja anda, atau membuat waktu dengan rakan sekerja untuk bercakap melalui isu yang lebih besar. Apa-apa sahaja, masukkan e-mel supaya anda tidak mengganggu rakan sekerja anda.
Dan jika anda sedang menerima terlalu banyak perbualan? Matikan pemberitahuan seperti yang anda lakukan untuk e-mel. Banyak perkhidmatan sembang juga membolehkan pengguna untuk pergi "tidak kelihatan, " yang merupakan cara yang baik untuk terus terlibat (terutamanya jika anda adalah sebahagian daripada sembang kumpulan yang sentiasa dikemas kini) tanpa merasa bertanggungjawab untuk bertindak balas.
4. Kalendar
The Fumble
Penyalahgunaan # 1 yang dibuat orang dengan kalendar mereka merawat mereka seperti senarai tugasan. Jika anda melihat kalendar anda dan lihat apa-apa yang menyerupai, "ambil susu" atau "jadwal potongan rambut, " sudah tiba masanya untuk memikirkan semula cara anda menggunakannya.
Penyalahgunaan kalendar lain gagal menggunakannya untuk melindungi masa anda, bukannya hanya mengaturnya. Apabila anda didekati dengan cadangan untuk projek baru dan kalendar anda memberitahu anda bahawa anda boleh muat di dalamnya, ingat bahawa ia tidak semestinya bermakna anda sepatutnya. Penting untuk melihat matlamat dan nilai anda terlebih dahulu.
Perbaiki
Matlamat untuk memastikan kalendar anda ruang suci untuk mesyuarat dan peristiwa yang sama-sama terikat pada tarikh dan masa tertentu atau melibatkan orang selain daripada anda. Anda boleh mula mengubah amalan kalendar anda dengan senarai tugasan untuk tugas seperti memanggil doktor atau mengambil bunga. Melangkah tugas kecil sangat memuaskan, dan dengan meletakkannya pada senarai yang terkawal, mereka akan mengambil watak yang berbeza yang membolehkan anda melihatnya sesuai antara peristiwa penting dan bukan menjadi peristiwa kepada diri mereka sendiri.
Dan jangan lupa untuk sentiasa menyelaraskan peluang baru dengan peranan dan matlamat anda. Apa-apa perkara yang tidak sepadan dengan di sini dan sekarang atau masa depan anda yang dikehendaki tidak termasuk di docket (atau pada kalendar anda).
Dengan hanya beberapa tweak mudah, anda boleh menggunakan alat yang anda gunakan untuk mendapatkan lebih banyak pekerjaan. Kongsi tips ini di sekitar pejabat, dan seluruh tempat kerja anda akan menjadi lebih cekap sebelum anda tahu!
