Seperti yang anda semua tahu sekarang, saya adalah e-mel yang besar. Sama ada anda ingin tahu cara menyusun peti masuk anda, membersihkannya pada hujung minggu, atau melakukan pembersihan musim bunga penuh, saya adalah gal anda. Tetapi ada satu perkara yang belum kita bicarakan: Bagaimana menangani e-mel individu ketika mereka masuk.
Berikut adalah sudu. Cara terbaik untuk mengawal peti masuk anda adalah untuk membuat keputusan mengenai apa yang perlu dilakukan dengan setiap e-mel pada kali pertama anda melihatnya, bukan sekadar meliriknya dan menjanjikan untuk berurusan dengannya kemudian. Ini mempunyai dua faedah: Ia memastikan peti masuk anda tidak bertukar menjadi kekacauan berantakan di tempat pertama, dan ia menjimatkan masa anda dengan tidak perlu melihat e-mel yang sama lebih daripada satu kali.
Kedengarannya sukar, tetapi tidak - hanya memerlukan beberapa perancangan dan beberapa soalan mudah. Mari kita mulakan.
Pilih Masa
Pertama, melainkan kerja anda memerlukan anda untuk segera bertindak balas terhadap e-mel, saya mencadangkan untuk meneruskan semua surat baru anda pada beberapa kali setiap hari. Kali ini boleh berbeza setiap hari, ia hanya perlu disengajakan: Contohnya, hari ini saya akan mengetepikan dari 9-10 pagi untuk melalui peti masuk saya, maka saya akan melihatnya sekali lagi dari 4-5. Di antara, saya akan mengimbas e-mel penting tetapi mengabaikan yang lain.
Saya tahu ini adalah sukar untuk dilakukan (dan ya, saya telah diketahui mengklik pada GIF yang sedang berjalan!), Tetapi jika anda berpegang pada jadual ini, anda akan mendapati bahawa melalui peti masuk anda adalah kurang menggembirakan. Belum lagi, anda akan mempunyai banyak masa untuk benar-benar dapat kerja sebenar.
Tanya sendiri ini
Langkah seterusnya adalah melalui peti masuk anda, membaca setiap e-mel satu persatu, dan tanya diri anda senarai soalan ini untuk setiap mesej:
1. Adakah saya Perlu Dapatkan Email Ini?
Saya tahu saya terdengar seperti rekod yang rusak, tetapi anda harus bertanya pada diri sendiri setiap kali. Ini merupakan peringatan yang baik untuk berhenti melanggan, menapis dan mengeluarkan diri anda dari senarai dan surat berita yang anda tidak perlukan. Memotong e-mel sentiasa menang dalam buku saya.
2. Adakah Saya Perlu Menjawab Ini Di Semua?
Yang menghairankan, jawapannya tidak selalu ya. Jika ia merupakan e-mel maklumat atau e-mel kumpulan yang tidak memerlukan respons anda, membacanya, perhatikan apa-apa maklumat yang berguna, kemudian arsip atau failkannya.
3. Adakah saya Orang Yang Benar untuk Berurusan Dengan Ini, Atau Haruskah Saya Menyerahkannya?
Di sepanjang barisan yang sama, ingatlah bahawa anda tidak perlu membawa beban melakukan semua yang diminta anda. Anda tahu apa yang saya maksudkan: Angka-angka yang anda gunakan untuk menarik sehingga mereka mengupah seorang penganalisis junior, tetapi bos anda terus meminta anda, sebaliknya, penjadualan perjalanan yang benar-benar akan melalui jabatan yang berlainan, jumlah yang anda sedang diminta untuk lakukan walaupun ia tidak dalam deskripsi tugas anda. Hantarkan tugas-tugas persisian ini kepada orang yang betul, dan anda bukan sahaja akan membersihkan peti masuk anda, anda akan meninggalkan lebih banyak masa untuk melakukan tugas teras anda.
4. Adakah saya Perlu Maklumat Dari Orang Lain Di Pesanan Menjawab?
Jika jawapan di sini adalah ya, tanyakan orang itu untuk mendapatkan maklumat sekarang supaya anda boleh mengalihkan e-mel dari plat anda. Anda mungkin mahu bertindak balas membiarkan pengirim mengetahui bahawa anda sedang mengerjakannya dan membuat nota untuk mendaftar masuk dengan orang yang anda tunggu dalam beberapa hari. Dalam pada itu, failkan e-mel tersebut atau gunakan Boomerang untuk mendapatkannya kembali dalam peti masuk anda pada masa yang sesuai.
5. Bolehkah saya Menjawab E-mel Right Now-in Kurang dari 5 Menit?
Di sinilah kebanyakan orang pergi. Sebilangan besar e-mel tidak memerlukan maklumat tambahan daripada anda atau orang lain dan boleh dijawab dengan cepat. Jika demikian, jawab e-mel segera; ia akan menjimatkan masa anda membaca semula, memproses, dan memikirkannya untuk kali kedua. Bonus: Semakin cepat anda membalas e-mel, lebih mudah diterima balasan pendek adalah.
6. Adakah Urgent?
Urgensi sayangnya, dari tangan anda, jadi jika email itu mendesak, tentukan apakah anda mahu menghadapinya sekarang atau berhati-hati apabila anda selesai membersihkan peti masuk anda. Saya menganjurkan untuk yang terakhir, kerana anda akan memecahkan langkah anda sedikit jika anda beralih daripada menghabiskan beberapa minit pada setiap e-mel untuk menggali ke dalam satu isu.
Berurusan Dengan Syarat Anda yang Diberi
Jadi bagaimana dengan yang lain? Jika e-mel memerlukan lebih daripada lima minit tindak balas dan tidak segera, tentukan masa terbaik untuk anda berurusan dengannya.
Saya biasanya mengatasi e-mel yang memerlukan tindak balas bertulis yang panjang pada akhirnya menyapu peti masuk saya. Atau, jika saya mempunyai hari yang sibuk, saya Boomerang mereka untuk hari yang saya fikir saya akan mempunyai lebih banyak masa. Untuk mesej yang memerlukan lebih banyak kerja (meletakkan bersama-sama dengan mengejek, melakukan beberapa nombor Excel crunching), saya meletakkan tugas-tugas tersebut pada senarai tugasan saya dan merancangnya untuk masa tidak menghantar e-mel pada jadual saya.
Petua Pro: Untuk membuat proses ini lebih cepat, sediakan e-mel anda supaya apabila anda telah mengurus satu e-mel dan memfailkannya atau memadamnya, anda akan dibawa terus ke peti masuk seterusnya dan bukannya kembali ke senarai e-mel. (Untuk Gmail, anda boleh melakukan ini melalui pilihan Auto-Advance di Google Labs.) Ini akan memastikan anda mendapat semua e-mel anda dan bukannya meluangkan masa untuk menentukan mesej mana yang akan diperhatikan seterusnya!
