Apabila saya berfikir tentang pembersihan musim bunga, saya memikirkan almari saya-dan berapa banyak saya benar-benar perlu meneruskannya: untuk membersihkan barang-barang yang saya tidak pernah dipakai sepanjang musim, cari yang baik, out-of-the-way tempat untuk perkara-perkara yang saya tidak memakai dengan kerap, dan mengatur semua yang lain ke dalam beberapa sistem yang masuk akal.
Tetapi saya akan jujur: Jika saya mahu mengatasi kawasan hidup saya itu keadaan huru-hara yang paling besar, saya sepatutnya sentiasa membersihkan e-mel saya.
Bunyi akrab? Saya meneka begitu. Jadi, tahun ini, saya telah menemui beberapa tip untuk membersihkan almari anda-dan bagaimana cara memasukannya ke peti masuk anda.
1. Kosongkan Apa yang ada di belakang
Ketika datang ke e-mel, orang-orang yang baru selalu mendapat perhatian. Jadi, jika anda akan bermalas-malas, tempat terbaik untuk bermula adalah dengan mesej tertua yang belum dibaca. Walaupun anda hanya menjawab tiga e-mel paling lama, anda akan merasa seperti anda telah membuat beberapa kemajuan, kerana mereka adalah orang yang telah mengumpul habuk (dan benar-benar perlu sama ada menjawab atau diarkibkan).
2. Declutter, dan Throw Some Things Out
Sama seperti dengan almari anda, anda akan lebih bahagia dengan peti masuk anda jika hanya memegang apa yang anda perlukan. Malah, kajian menunjukkan bahawa mengurangkan jumlah e-mel harian yang anda dapatkan akan mempunyai kesan yang nyata terhadap pengurusan masa dan tahap tekanan anda.
Oleh itu, ambil minggu pertama musim bunga sebagai alasan untuk membersihkan apa yang tidak diperlukan lagi. Surat berita yang tidak pernah anda baca, pemberitahuan dari laman media sosial yang tidak anda perhatikan, senarai mel yang tidak membantu anda lagi-semua ini adalah permainan yang adil.
Tidak pasti bagaimana untuk mula mengenal pasti peti masuk peti masuk ini? Cuba ini:
- Cari "berhenti berlangganan" ke surat berita permukaan yang boleh anda pilih.
- Lihat sampah anda untuk mana-mana e-mel yang masih belum dibaca. Sekiranya anda membuangnya tanpa melihatnya-kemungkinan anda tidak memerlukannya di tempat pertama.
- Cari "dari: tidak membalas" untuk mengetahui e-mel automatik dari syarikat (saya lebih suka e-mel daripada orang sebenar).
Semasa anda melangkah setiap langkah, hentikan langganan dari semua yang anda tidak semau membaca atau perlu.
3. Tidak Perlu Harian? Letakkannya di tempat lain
Sebaik sahaja anda telah memutuskan surat berita dan pembeli yang anda mahu teruskan, pertimbangkan untuk membuat folder tertentu (atau, apa yang saya panggil "peti masuk bertemakan") di mana e-mel tidak penting secara automatik-bukan muncul dalam peti masuk anda.
Dengan menapis e-mel mengikut jenis dan menjadikannya mudah diakses tanpa di hadapan anda pada setiap masa, anda mengambil kawalan semula: Anda akan melihat tawaran di Fab.com dan gaya baru di Banana Republic apabila anda memilih, bukan ketika mereka memutuskan untuk masuk ke dalam peti masuk anda. Anda akan melihat pengikut Twitter baru apabila anda memutuskan masa untuk berehat media sosial anda. Anda mendapat idea itu.
Sebelum memulakan penapis, tentukan tema anda. Apabila melihat peti masuk saya untuk pesalah membuang masa, saya memutuskan tiga besar ialah: pakar sains, media sosial, dan surat berita. Buat label baru untuk setiap ini.
Tip Pro: Mula label dengan asterisk untuk membawanya ke bahagian atas label anda, memastikan anda jangan lupa untuk memeriksa mereka (contohnya, "Media sosial" dan bukannya "Media Sosial").
Kemudian, sediakan penapis anda untuk mempunyai e-mel yang relevan melangkau terus ke "peti masuk bertemakan anda". Langkah-langkah Gmail untuk menetapkan penapis adalah:
- Klik anak panah bawah dalam kotak carian anda. Tetingkap yang membolehkan anda menentukan kriteria carian anda akan muncul.
- Masukkan kriteria carian anda. Jika anda ingin menyemak carian anda berfungsi dengan betul, klik butang carian.
- Klik "Buat penapis" di bahagian bawah tetingkap carian.
- Pilih tindakan yang anda mahu penapis diambil. Dalam kes ini, pastikan untuk memilih "Langkau Peti Masuk (Arkib)" dan "Guna label:" apabila anda membuat penapis anda.
- Klik butang "Buat penapis".
Sekarang, semua e-mel dari [email protected] pergi terus ke kotak masuk "* Newsletter" bertemakan saya untuk memeriksa apabila saya berada dalam mod membeli-belah dalam talian. Saya cadangkan menetapkan tetapan label peti masuk bertema anda ke "Tunjukkan jika Belum Dibaca" untuk mendapat manfaat daripada strategi "tidak dapat dilihat, tidak masuk akal" ini. Dan sementara arahan di atas menerapkan secara khusus kepada Gmail, banyak sistem e-mel lain menawarkan pelabelan yang sama dan fungsi penyortiran.
Membaik pulih peti masuk anda mengambil sedikit masa, tetapi saya berjanji, itu benar-benar berbaloi. Sama seperti almari yang bersih membantu anda mencari perkara yang sebenarnya anda cari, kotak masuk yang teratur akan memastikan anda menghabiskan masa dan tenaga pada e-mel yang anda benar-benar perlu dibaca.
Selamat musim bunga pembersihan!
: Spring Clean Your Cubicle!
