Dalam dunia kerja hari ini, semuanya seolah-olah menjadi produktiviti. Bagaimanakah kita dapat melakukan perkara dengan lebih cepat, meluangkan sedikit masa pada perkara yang kita tidak perlu, dan mengurangkan kelebihan dan ketidakcekapan yang melambatkan kita?
Komunikasi tidak terkecuali untuk trend ini. Dengan cara yang lebih banyak untuk terus berhubung secara digital, ia menjadi perkara biasa untuk mengurangkan mesyuarat, mengirim e-mel yang lebih sedikit dan lebih pendek, dan secara amnya terus berhubung dengan nama yang menjimatkan masa.
Tetapi William Allen, pengarah kanan Behance, berpendapat ini sebenarnya menghalang keberkesanan pasukan.
Dalam eseinya untuk buku terbaru 99U, Make Your Mark: Panduan Kreatif untuk Membangun Perniagaan Dengan Impak , beliau mencadangkan bahawa ia benar-benar bernilai membuat redundansi untuk memastikan semua orang dalam pasukan anda berada di halaman yang sama. Dia menerangkan:
Jangan sekali-kali menganggap pasukan anda mengetahui hasil keputusan yang dibuat setiap hari. Mengandaikan-bukannya secara aktif memaklumkan-jaminan mereka akan menghabiskan lebih banyak masa meneka apa yang mereka harus lakukan berbanding secara aktif melakukannya.
Walaupun beliau membuat cadangan-cadangan ini untuk membantu pemimpin-pemimpin syarikat memastikan bahawa kedua-dua idea-idea gambar dan keputusan harian menyebar di sekeliling pasukan dengan berkesan, saya fikir idea ini untuk mewujudkan pertindihan dalam komunikasi bernilai apa-apa pertimbangan profesional, pemimpin atau tidak. Pertimbangkan, katakan, menjadi sedikit lebih berulang dalam komunikasi anda dengan bos anda untuk memastikan dia tahu semua kerja yang hebat yang anda lakukan dan apa yang anda perlukan untuk berjaya. Atau mungkin cuba mengulangi perkara dengan rakan sekerja anda untuk memastikan semua orang berasa dalam gelung mengenai matlamat projek dan tempoh masa.
Sudah tentu, menjadi lebih berlebihan dan jelas tidak bermaksud merendahkan atau menjengkelkan. Berikut adalah beberapa idea yang akan membantu anda menyerang keseimbangan yang betul.
1. Ingat: Apa yang Berulang Untuk Anda Boleh Menjadi Baru kepada Seseorang
Allen mengingatkan kita dalam eseinya bahawa, ketika anda mungkin mengulangi mesej berkali-kali, banyak orang yang bekerja dengan anda boleh mendengarnya sekali saja, paling banyak. Jadi, walaupun anda bercakap melalui satu idea secara terperinci dalam satu mesyuarat, mana-mana rakan sepasukan yang tidak berada di sana hari itu masih tersisa dalam kegelapan. Biarkan diri anda mengulangi beberapa perkara untuk memastikan semua orang mendapat peluang untuk mendengarnya.
2. Gunakan Borang Komunikasi yang Berbeza
Ketik ke dalam fakta bahawa orang yang berlainan belajar (dan menyerap mesej) dengan cara yang berbeza dengan menyampaikan mesej yang sama ke atas beberapa forum yang berlainan. Sebagai contoh, sebutkan strategi jualan baru anda dalam mesyuarat, kemudian hantar e-mel susulan keesokan harinya mengulangi mesej anda. Atau, menembak e-mel mengenai idea-idea untuk mundur pasukan, kemudian buat mesej anda lagi dengan rakan sekerja apabila anda pergi untuk merebut kopi bersama-sama.
3. Menggunakan seorang Rasul
Allen mencadangkan agar para pemimpin membawa rakan sekerja ke dalam semua mesyuarat mereka, memperkasakannya untuk menyebarkan perkara penting. Ini mungkin sedikit berlebihan untuk sesetengah orang, tetapi sesiapa sahaja boleh menggunakan strategi "pokok telefon" untuk membantu memastikan mesej diulangi-tanpa perlu mengulanginya sendiri. Apabila anda menyampaikan idea dalam pertemuan dengan seorang rakan sekerja, minta dia berkongsi dengan pasukannya.
Semua dalam semua, idea-idea ini adalah tentang cuba memastikan idea-idea penting tidak hilang dalam shuffle cuba untuk menyelesaikan sesuatu dengan lebih cepat. Dan bahagian yang terbaik? Semakin jelas komunikasi, semakin produktif pasukan anda akan menjadi.
