Adakah kalendar Google anda padan dengan banyak mikrofon? Adakah Trello mengambil jam dari hari anda? Adakah anda telah membuat senarai yang begitu banyak sehingga anda tidak dapat mengekalkannya lagi?
Saya tidak syak lagi anda menetapkan jadual anda dengan niat yang terbaik, tetapi jika rasanya percubaan anda tetap teratur tidak mungkin, anda mungkin menggunakan alat perancangan yang salah.
Kebanyakan alat penjadualan popular hari ini menyediakan satu daripada tiga tujuan. Pastikan anda menggunakan yang betul untuk kerja yang anda cuba capai.
1. Senarai Asas Tugas
Anda tahu senarai tugas yang harus dilakukan. Jadwal semacam ini bagus untuk ahli pasukan individu atau untuk projek tidak lurus di mana perintah tugas yang diselesaikan tidak begitu penting.
Alat seperti Wunderlist dan Any.do sangat mengagumkan bagi mereka yang mencari sesuatu yang lebih asas kerana mereka mempunyai antara muka pengguna yang bersih dan dapat diakses di pelbagai peranti. Buat dan simpan senarai anda dalam aplikasi web, atau uruskannya semasa dalam perjalanan dari telefon anda.
Gunakannya Apabila Keutamaan Anda Menyelesaikan Matlamat Tidak Berkaitan
Senarai tugasan mudah dan mudah, yang bermakna anda dengan cepat boleh merancang dan mengubah suai mereka tanpa membuang mana-mana bahagian lain dari hari anda. Sekiranya tugas harian anda tidak bergantung kepada satu sama lain, ini akan membantu anda mengingati apa yang perlu anda lakukan tanpa mengambil terlalu banyak masa untuk anda mengaturkan.
Oleh itu, jika anda melihat ke hadapan untuk hujung minggu, dan anda ingin membeli barangan runcit, pergi berlari, berjumpa dengan kawan-kawan, dan menghantar beberapa e-mel; pertaruhan terbaik anda adalah untuk merakam semua item yang tidak berkaitan dengan senarai tugas yang berguna.
2. Jadual Kanban
Alat Kanban memberi tumpuan kepada membantu anda menyusun tugas ke dalam baldi. Idealnya, sebagai tugas bergerak dari satu baldi ke seterusnya, ia akan semakin hampir selesai. Sebagai contoh, baldi ini boleh menjadi peringkat proses atau subtask dalam tugas yang lebih besar yang anda perlu selesaikan.
Jadual Kanban adalah apa yang anda lihat digunakan oleh alat seperti Trello dan Google Keep. Mereka membolehkan anda dengan mudah mengalihkan item di sekitar, menetapkan tarikh akhir dan peringatan, dan berkongsi garis masa anda dengan orang lain.
Gunakannya Apabila Tahap Keutamaan Anda Melalui Banyak Peringkat Terstruktur
Sistem baldi akan membantu anda memvisualisasikan peringkat dalam proses dan menjejaki projek-projek individu ketika mereka bergerak melalui tahap-tahap ini. Bukan sahaja ini dapat membantu anda menguruskan projek anda, tetapi ia juga dapat membantu anda melihat ketidakcekapan dalam proses anda.
Jika anda mempunyai pasukan pekerja terpencil yang bekerja pada pelbagai aspek projek yang sama-dan siapa yang menjejaki kemajuan oleh pencapaian dan bukan jadual waktu-ini adalah cara untuk pergi.
3. Jadual Gantt
Jadual Gantt menekankan ketepatan masa dan tarikh akhir. Dengan jenis ini, anda boleh merancang berapa lama setiap langkah proses perlu diambil, dan bagaimana setiap langkah berkaitan dengan langkah-langkah yang datang sebelum dan selepasnya.
Orang yang bekerja berdasarkan tarikh akhir sering memilih untuk menggunakan Kalendar Google atau Instagantt dari Asana. Kedua-dua alat ini membolehkan anda untuk mewarnakan kod projek anda (yang saya dapati sangat membantu). Mereka juga termasuk ciri seret dan lepas supaya anda dapat menyusun semula tugas anda dengan mudah, sekiranya sesuatu yang tidak dijangka muncul.
Gunakannya Apabila Keutamaan Anda Adalah Tertunda
Tumpuan penjadualan Gantt pada ketepatan masa akan membantu anda memecahkan subtask projek anda yang lebih besar dan memperuntukkan jumlah waktu yang tepat untuk setiap orang. Dengan memecahkan jumlah masa yang diperlukan untuk menyelesaikan projek, anda akan dapat merancang dengan lebih cekap setiap langkah proses dan menghindari tekanan mendekati akhir-akhir ini.
Jika anda ingin memastikan semua ahli pasukan anda melengkapkan subtasks projek lama pada masa, anda akan mahu menggunakannya.
Buat diri sendiri dan ambil masa beberapa minit-hari ini-untuk menulis beberapa aspek yang paling penting dalam jadual anda. Jangan berfikir tentang alat pengurusan tugas yang anda gunakan sekarang: Hanya tulis apa yang penting dalam kerja sehari-hari anda.
Kemudian, lihat senarai anda dan tentukan jenis jadwal apa yang terbaik untuk anda. Adakah anda memerlukan sistem yang lebih banyak menepati tarikh akhir anda, atau adakah anda memerlukan senarai yang lebih mudah yang tidak mengambil masa satu jam untuk merancang setiap minggu?
Jangan lupa untuk menjadualkan masa untuk membuat tweet saya dan beritahu saya bagaimana sistem baru anda berfungsi.
