Di syarikat saya, kita mempunyai kumpulan individu yang dikenali sebagai "Escalation and Action Team." Mereka berdedikasi untuk menyelesaikan masalah organisasi kami yang paling kritikal, dan baru-baru ini, saya perlu mengemukakan satu perkara penting kepada mereka.
Apa masalahnya, anda bertanya? Ringkasnya, tugas saya adalah untuk menarik laporan hasil untuk pelanggan kami, yang menunjukkan kebarangkalian risiko kesihatan dan tingkah laku dalam populasi (iaitu, tekanan darah tinggi, pra-diabetes, tingkah laku sedentari). Satu laporan yang saya menarik tidak termasuk lebih daripada 75% orang yang sepatutnya berada di dalamnya.
Seperti yang anda boleh bayangkan, ini tidak sesuai. Maksud saya, jika anda memesan pizza dan kotak itu hanya mempunyai dua keping apabila ia dihantar, adakah anda hanya mengangkat bahu dan berkata "Oh, lebih baik daripada apa-apa!"
Sama seperti tanggungjawab restoran untuk memberikan anda pizza keseluruhan yang anda pesan, itu adalah tugas saya untuk menyediakan pelanggan dengan pelaporan yang paling terperinci dan tepat supaya saya dapat memaklumkan masa depan program mereka dan kesihatan peserta mereka.
Pasukan peningkatan itu bekerja dengan gigih untuk mengatasi masalah ini dan membuat saya memberitahu seluruh cara-saya senang melaporkan masalah itu tetap. Dan di sepanjang jalan, kerana ketelusan pasukan, saya belajar lebih banyak mengenai teknik penyelesaian masalah.
Jadi, pada masa akan datang, anda melawan halangan, bukannya panik, cuba ambil langkah-langkah berikut untuk mengatasinya.
1. Kenal pasti Masalah
Saya tahu. Anda memandang saya dan melipat mata anda. Kenal pasti masalah ini? Saya sudah tahu apa itu, anda bodoh. Tetapi-adakah anda benar-benar?
Apabila menentukan apa yang salah, anda perlu memecahkannya dan menjadi seperti yang mungkin. Daripada hanya mengatakan "Laporan ini salah, " saya perlu menyediakan pasukan dengan maklumat berikut:
- Mengapa laporan itu salah? "Ia tidak mempunyai cukup orang di dalamnya."
- Bagaimana anda tahu laporan itu salah? "Saya tahu bahawa jumlah X telah mengambil bahagian, tetapi keputusan hanya 25% daripada yang ditunjukkan."
- Bilakah anda memerlukan resolusi? "Saya perlu menunjukkan kepada pelanggan data yang tepat oleh.
Seperti yang dikatakan oleh Michael Cooper, jurulatih perniagaan eksekutif, "Masalah yang ditakrifkan dengan jelas sering mengandungi penyelesaiannya sendiri, dan penyelesaiannya biasanya agak jelas dan mudah." Menurut Cooper, dengan jelas menjelaskan masalah adalah "mudah dan kesulitan yang timbul adalah kerana ia memerlukan kesabaran, pengulangan, dan pemeriksaan menyeluruh. Ia adalah elemen pemikiran kritikal yang paling penting. "
2. Masuk ke Bawahnya
Sebahagian besar menyelesaikan masalah adalah mencari punca. Kenapa ini berlaku?
Mari kembali ke senario pizza dengan cepat. Masalahnya telah dikenal pasti: Pizza anda tiba dan ia hilang enam daripada lapan keping. Tetapi kenapa kotak hampir kosong?
Terdapat perbezaan yang sangat besar antara "Oops, saya secara tidak sengaja meraih kotak yang salah dari kereta" dan "Maaf, saya makan sebahagian besar pizza anda di sini."
Dalam Senario A, masalah itu boleh diperbaiki oleh orang yang dihantar ke kereta dan mengambil kotak yang betul. Dalam Skenario B, baik seseorang perlu membuat anda pizza baru atau memberikan anda semua wang anda. Atau kedua-duanya, sebenarnya. (Juga, lelaki pizza anda mungkin memerlukan huraian kerja beliau dibacakan kepadanya lagi.)
Penyelesaian yang anda putuskan bergantung kepada akar penyebabnya. Dan sementara ia mungkin sedikit (atau sangat) membosankan untuk mencari pelakunya, ia akan membuat mencari penyelesaian itu lebih mudah. Fikirkan cuba membongkar simpulan di fon kepala anda-jika anda terus menarik di pusat, ia terus bertambah buruk dan lebih teruk. Tetapi adakah anda bermula pada akhir baris, anda boleh mengecilkannya lebih cepat.
3. Telefon Rakan
Saya sangat suka memikirkan perkara saya sendiri. Google adalah kawan terbaik saya (saya tahu, anda cemburu), dan saya suka menggali melalui fail dan sistem dalam usaha mencari jawapannya. Tetapi, semasa saya percaya anda harus cuba mengumpulkan maklumat anda sebelum membawa orang lain, ada had. Terdapat titik tertentu di mana anda hanya membuang masa dan berlari dalam kalangan.
Kerana saya tersesat dalam lubang hitam menggali, saya telah membuat peraturan: Cari 30 minit. Sekiranya tiada jawapan pada masa itu, hubungi pasukan. Rakan-rakan anda boleh menawarkan perspektif yang berbeza yang anda tidak dapat melihat kerana anda berada di rumput dengan masalah ini. Di samping itu, mereka mungkin mempunyai pengetahuan sejarah yang anda tidak mempunyai. Mungkin perkara yang sama timbul sebelum ini, dan mereka sudah tahu penyelesaiannya. Jangan buang masa menyelesaikan sesuatu yang telah diselesaikan.
Hanya ada yang saya tahu mengenai hujung belakang sistem pelaporan kami. Malah, saya tahu sangat sedikit. Saya juga tidak mempunyai pandangan tentang ke mana saya boleh mencari untuk mencari jawapan yang ajaib. Selepas saya cuba menjalankan laporan, saya menarik pakar. Tanpa mereka, saya masih akan duduk di sini tanpa harapan.
Terakhir, walaupun anda dapat menyelesaikan masalah itu sendiri, anda masih perlu memberi isyarat kepada orang lain untuk beberapa alasan:
- Anda tidak mahu sesiapa, terutamanya pengurus anda, dibanting oleh apa-apa kesan yang mungkin ada.
- Rakan sekerja anda boleh belajar dari cerita anda.
- Orang lain mungkin mempunyai idea yang baik untuk menghalang masalah tersebut daripada berlaku lagi.
4. Betulkan Masalah
Sebaik sahaja anda menentukan langkah-langkah yang perlu diambil untuk memulakan masalah ini, mintalah orang yang sesuai untuk mendapatkan bantuan. Mungkin anda menentukan anda boleh melakukannya sendiri. Tetapi jika anda tidak boleh, jangan ambil semuanya sebagai semacam martir tempat kerja. Sebagai contoh, jika penyelesaian memerlukan seseorang untuk melakukan pengkodan dan itu benar-benar asing kepada anda, jangan cuba melakukannya . (Anda boleh belajar bagaimana untuk kod masa yang lain.)
Pastikan bahawa apabila anda mendelegasikan, anda memberikan semua maklumat yang diperlukan: sebarang butiran latar belakang yang mereka tidak mempunyai, hasil yang diingini, dan jangka masa tertentu. Semua orang perlu berada di halaman yang sama.
Isu timbul. Ia hidup. Mengetahui beberapa strategi penyelesaian masalah dan bagaimana untuk menangani mereka bukan sahaja akan melakukan keajaiban untuk tahap tekanan anda, tetapi juga untuk kerjaya anda. Lagipun, dalam kajian oleh Burning Glass Technologies, kemahiran ini disenaraikan dalam 10 majikan kemahiran yang paling dicari dalam majoriti bidang kerjaya.
Adakah anda mempunyai pendekatan yang berbeza apabila ada masalah di tempat kerja? Izinkan saya tahu di Twitter!
