Panggil saya gila, tetapi saya selalu suka tidur dengan kafein. Tetapi dengan jadual yang tidak menentu dan tarikh akhir yang ketat, mendapatkan enam atau lebih jam tidur setiap malam bukanlah tugas mudah untuk seorang perunding-hanya tanya apa-apa soda pemakanan saya dan rakan-rakan kopi yang ketagih. Antara pekerjaan yang mencabar dan kehidupan rumah yang lebih menuntut, saya telah menghabiskan banyak masa untuk mencuba berbagai hamparan produktiviti untuk memerah sebanyak yang saya boleh keluar dari setiap hari.
Alat kegemaran saya untuk menyelesaikan sesuatu? Pemasa 10 minit pada telefon saya.
Peraturan "10 minit" saya cukup mudah: Setiap tugas dalam senarai tugasan anda perlu mengambil masa tidak lebih daripada 10 minit untuk diselesaikan. Jika ia mengambil masa lebih lama daripada 10 minit, maka anda sepatutnya memecahkannya ke tugas yang lebih kecil atau mewakilkannya kepada orang lain. Kunci kepada peraturan ini adalah menguatkuasakannya, yang bermaksud menetapkan pemasa pada telefon anda untuk dimatikan pada tanda 10 minit. Tahap kelajuan dan tumpuan yang membawa kepada hari ini tidak mengejutkan.
Apabila saya mula-mula mencabar pasukan saya untuk meletakkan tindakan 10 minit untuk bertindak, saya biasanya bertemu dengan keraguan. Soalan-soalan seperti, "It's gila-bolehkah saya membina model Excel besar ini dalam kenaikan 10 minit?" Dan "Adakah anda memberitahu saya bahawa anda melakukan ini dalam kehidupan rumah anda juga, mengambil mandi 10 minit dan melakukan latihan 10 minit? "Berlimpah. (Jawapan kepada kedua-dua soalan ini, dengan cara itu, adalah "ya!")
Ingin mencubanya? Berikut adalah tiga tip untuk membuat peraturan 10 minit berfungsi untuk anda.
1. Perwakilan
Setakat ini, cara yang paling berkesan mencari masa tambahan pada hari anda adalah untuk menyumberkan perkara-perkara di senarai tugas anda yang orang lain dapat dengan mudah lakukan dalam masa 10 minit atau kurang. Sebagai contoh, saya mempunyai rakan sekerja yang sangat berjaya dan dihormati yang mengatakan bahawa kejayaannya adalah dia "mengatakan 'ya' kepada segalanya, tetapi hanya melakukan tugas-tugas yang hanya boleh dilakukan dengan baik." Segala-galanya, dia mewakilinya.
Perwakilan tidak semudah itu. Ia boleh menjadi sukar untuk melepaskan tugas apabila anda takut bahawa pekerjaan orang lain tidak akan sebagus anda sendiri. Sukar untuk ingat bahawa "dilakukan lebih baik daripada sempurna" dan satu-satunya cara anda akan bergerak ke hadapan dalam kerjayanya adalah jika anda melepaskan perkara yang anda telah menguasai dan mengambil cabaran baru. Peralihan minda lain yang membantu saya menyedari bahawa delegasi mewujudkan peluang untuk orang lain. Sekarang saya secara aktif berfikir tentang tugas dan projek apa yang boleh saya buat untuk pasukan saya yang akan membantu mereka belajar, berkembang, dan memajukan kerjaya mereka (yang dengan mudah membantu membersihkan piring saya juga). (Berikut ialah beberapa petua lain yang mewakilkan.)
Salah satu cabaran yang paling saya temui dengan orang-orang yang menghadapi masalah mendelegasikan-terutamanya mereka yang berada di peringkat kemasukan adalah bahawa mereka lupa bahawa mereka boleh dan harus mewakilinya. Jika anda merasa tidak selesa meminta penyelia atau lebih baik melakukan sesuatu, cubalah ini: Mulailah dengan menunjukkan apa yang anda lakukan, dan letakkan "meminta" anda sebagai permintaan bantuan. Misalnya, "Saya memerlukan anda untuk memanggil ketua pasukan, " anda boleh berkata "Saya sedang berusaha untuk menarik data untuk analisis ini-adakah mungkin untuk membantu saya dengan memanggil ketua pasukan yang lain?"
Sebagai pengurus, saya dapat memberitahu anda bahawa saya sering mendapati diri saya memohon pasukan saya untuk mewakilkan sesuatu kepada saya, dan saya suka apabila mereka membuat peluang untuk saya membantu.
2. Cari Mudah, 10-Minit Petugas
Anda mungkin ragu-ragu pada mulanya, tetapi dengan hanya mengubah cara anda membentangkan tugas anda, anda akan melihat bahawa segala-galanya dapat dipecah menjadi tugas 10 minit. Adakah anda perlu menyelidik topik baru? Mulailah dengan 10 minit di artikel berita pengimbasan Google, diikuti oleh 10 minit melabur semua yang anda tahu dan beberapa soalan teratas yang anda perlukan untuk menjawab, dan kemudian 10 minit setiap orang memanggil untuk mendapatkan nasihat tentang menjawab soalan terbuka anda (mata bonus jika anda cukup pandai untuk melihat bahawa panggilan telefon adalah satu bentuk perwakilan!).
Voilà! Anda baru sahaja meremas tugas yang mungkin telah berlarutan selama berjam-jam hingga 30 minit.
Pendekatan ini berfungsi selepas jam. Saya mempunyai rakan sekerja yang sangat tertarik dengan peraturan 10 minit dan bagaimana ia membantunya semasa waktu bekerja yang dia memutuskan untuk mencubanya di rumah. Dia mengambil masa pemasa beliau untuk beberapa pagi hingga rutin pra-kerja, dan dengan mandi 10 minit, 10 minit sarapan pagi, dan lain-lain, dia mendapati bahawa dia dapat mengurangkan masa standardnya "bersiap sedia", perdagangan ia bukan untuk tidur didambakan. Dia tidak pernah fikir ia mungkin untuk mandi dalam masa 10 minit-sehingga dia mencuba dan menyedari itu sebenarnya cukup mudah!
3. Gunakan Pemasa Itu
Menggunakan pemasa anda adalah bahagian penting dari peraturan, jadi jangan lupa. Seperti yang diketahui oleh semua orang di dunia perniagaan, "kami melakukan apa yang kami sukai."
Ini berlaku juga peraturan 10 minit-anda mesti menggunakan pemasa atau jam untuk menjejaki berapa lama anda membelanjakan perkara. Telefon pintar menjadikannya lebih mudah dengan apl pemasa terbina dalamnya, tetapi mana-mana jam dengan tangan minit akan dilakukan. Apapun yang anda lakukan, jangan sangka-kerana jika anda kira - kira 10 minit selalu menjadi 20, anda tidak memaksimumkan produktiviti anda.
Kadang-kadang, anda akan menghabiskan masa kurang dari 10 minit untuk tugas (lebih banyak masa back-yay!), Dan kadangkala penggera itu akan berdering dan anda masih akan berada di telefon (tidak, saya tidak menyarankan bahawa anda hanya menutup apabila penggera dimatikan). Jangan merasa teruk untuk berlari-hanya buat nota untuk kali seterusnya.
Sebagai contoh, jika seorang rakan sekerja cenderung mengamuk, mengucapkan perbualan seterusnya dengan memberitahunya bahawa anda mempunyai 10 minit untuk melakukan brainstorming. Bagaimana jika anda memerlukan lebih banyak masa? Itulah yang baik: Penjejakan masa yang anda habiskan akan memberikan gambaran tentang bagaimana anda bekerja, jadi anda boleh merancang hari anda lebih baik pada masa depan.
Peraturan 10 Menit dalam Tindakan
Salah satu contoh kegemaran saya dalam tindakan ini terjadi beberapa tahun yang lalu apabila satu pasukan yang saya sedang bekerja menerima panggilan telefon 4 PM yang ditakuti dari klien yang mengalihkan kerja yang akan kami persembahan keesokan harinya. Ugh, begitu banyak untuk malam yang santai!
Terdapat dua kerja besar yang terlibat, jadi kami membahagikan pasukan kami sebanyak empat setengah. Setiap satu daripada dua sub-pasukan kami mempunyai kira-kira jumlah slaid PowerPoint yang sama untuk dirombak, dengan jumlah analisis yang sama, jadi ia sepatutnya membawa kami tentang jumlah masa yang sama untuk diselesaikan.
Saya berkata kepada rakan sepasukan saya bahawa saya benar-benar mahu selesai pada 6 petang supaya kita boleh pergi makan malam, dan dia bersetuju tetapi ragu tentang keupayaan kita untuk menyelesaikannya. Oleh itu, kami telah mengumpulkan halaman-halaman, dibahagikan dengan dua jam yang tinggal pada hari itu, dan mendapati bahawa jika kita boleh mencapai kadar 10 minit setiap halaman, kita akan mempunyai masa yang cukup untuk menyelesaikannya-ditambah penampan untuk apa-apa yang terbukti menjadi sangat rumit. Menghidupkan kembali, kita berpisah halaman, tetapkan pemasa, dan mula cranking. Untuk membuat permainan daripada itu, kami menyimpan pengiraan pada papan tulis berapa banyak halaman setiap kami siap di bawah atau di atas tanda 10 minit.
Menjelang 6 petang, kami selesai-dan merasa sangat gembira. Pasukan lain yang tidak menggunakan peraturan 10 minit? Mereka selesai sekitar 9 tahun.
Cabarannya adalah. Untuk tugas seterusnya anda hari ini, keluar pemasa anda dan cuba untuk diri anda sendiri. Jam berdetik!
