Baru-baru ini, saya telah mendapat lebih banyak panggilan telefon berkaitan perniagaan yang, walaupun dengan orang pintar, meninggalkan saya dengan kesan buruk. Tentunya, panggilan kelihatan agak mudah, tetapi apa-apa dari gangguan teknologi yang mungkin dapat dielakkan untuk pengurusan masa yang buruk dapat memberi kesan kepada tayangan pelanggan dan kolega anda (belum lagi produktivitas anda).
Jadi, sama ada terdapat peraturan yang tidak tertulis untuk e-mel dan mesyuarat, saya mengeja garis panduan untuk panggilan telefon perniagaan dan panggilan persidangan yang semua orang harus mengikutinya. Berikut adalah panggilan yang lebih produktif (dan kurang menjengkelkan) selama-lamanya!
Setuju sebelum panggilan orang yang memanggil siapa dan di mana nombor. Email tiga minit selepas panggilan sepatutnya bermula dengan "di manakah saya akan memanggil anda?" membuang masa semua orang.
Secara amnya, jika anda meminta sesuatu dari orang lain, anda harus menawarkan untuk memanggilnya. Jika anda membantu orang lain, mintalah orang itu memanggil anda untuk mengelakkan diri daripada mengejar orang lain.
Jadualkan panggilan untuk jangka masa yang anda perlukan, dan ingati bahawa ini boleh menjadi lima, 10, atau 20 minit. Anda tidak sepatutnya membundarkan kenaikan 30 minit yang terdekat.
Sekiranya anda mengetahui lebih awal bahawa anda akan terlambat untuk membuat panggilan, biarkan orang lain tahu melalui e-mel dan tawarkan untuk memanggilnya apabila anda sudah bersedia.
Jika orang yang anda panggil tidak ambil, jangan tinggalkan mesej buat kali pertama. Cuba lagi 1-2 minit kemudian, dan jika dia tidak mengambilnya, tinggalkan mesej dan juga e-mel, membiarkan dia tahu anda memanggil dan menyatakan berapa banyak masa anda akan tersedia. Jangan panggil lagi selepas itu melainkan jika ia mendesak.
Sekiranya lebih daripada dua orang bercakap, sediakan pendailan terlebih dahulu. Terdapat banyak perkhidmatan percuma, seperti UberConference, yang membantu dengan ini.
Pastikan panggilan kepada orang kurang mungkin, dan pastikan semua orang di sana benar-benar diperlukan. Semakin banyak orang di barisan, semakin kurang setiap orang memberi perhatian.
Pastikan anda mengambil panggilan dari lokasi yang tenang dengan isyarat yang baik. Menggunakan talian tanah apabila mungkin membantu mengelakkan masalah isyarat.
Sekiranya anda terjebak di lokasi yang bising, beritahu orang segera bahawa anda akan menjadi bisu melainkan jika anda bercakap. Itulah perkara yang perlu dilakukan.
Jika anda tidak memanggil dari telefon yang anda gunakan dengan kerap, pastikan anda tahu cara mengendalikannya. Ini amat penting apabila menggunakan sistem telefon pejabat tidak diketahui.
Saya tidak mengesyorkan menggunakan slaid untuk membentangkan sesuatu pada panggilan itu, melainkan jika anda sedang melakukan demo, tetapi jika anda, jangan hantarnya melalui e-mel. Sebaliknya, gunakan perkhidmatan perkongsian skrin seperti GoToMeeting atau Screenleap untuk memastikan orang tidak mengintip, melompat ke hadapan, dan kemudian berhenti memberi perhatian.
Jika anda menggunakan perkhidmatan perkongsian skrin, pastikan ia berfungsi sebelum panggilan bermula dan rakan anda mempunyai apa-apa yang dipasang yang mereka perlukan sebelum panggilan.
Jika anda bertemu dengan orang buat kali pertama, atau benar-benar mahu orang memberi perhatian, pertimbangkan persidangan video.
Sama seperti pertemuan, bermula tepat pada waktunya. Menunggu penyerang tidak hanya menggalakkan mereka.
Jika anda menyertai panggilan persidangan, segera tunjukkan diri anda supaya tidak ada yang terkejut bahawa anda telah mendengar selama tiga minit mengenai apa yang mereka fikir adalah perbualan satu persatu.
Sekiranya seseorang menyertai lewat, janganlah menangkapnya. Ia membuang masa orang lain. Galakkan orang ini untuk mengejar seseorang di akhir panggilan untuk melihat apa yang terlepas.
Beri gambaran tentang siapa anda dan mengapa anda memanggil dalam 120 saat pertama panggilan, kemudian atur agenda atau matlamat anda. Orang lain dalam panggilan harus tahu apa yang anda mahu dari mereka segera.
Dalam beberapa minit pertama setiap panggilan, sahkan berapa lama semua orang bercakap, jadi anda boleh mengurus perbualan dengan sewajarnya.
Sekiranya anda mempunyai lebih daripada tiga orang di dalam talian, penganjur perlu membuat panggilan gulung pantas untuk memastikan semua orang berada di sana, dan memperkenalkannya secara ringkas jika boleh.
Hanya pergi melakukan perkenalan individu jika ia akan membantu perniagaan dilakukan, dan faktor yang menjadi agenda anda. Jika tidak, anda akan membuang banyak masa.
Kecuali panggilan mengenai perkongsian kepakaran anda, anda tidak boleh bercakap lebih daripada 70% masa. Jika ramai orang berada di garisan, angka itu turun kepada 25%.
Pastikan ayat-ayat anda pendek dan berhenti seketika di antara idea-idea. Ini akan membolehkan orang untuk melompat atau bertanya.
Jika anda adalah penganjur panggilan, adalah tugas anda untuk memanggil orang untuk mengambil bahagian jika mereka tidak bercakap dan orang lain memonopoli perbualan.
Gunakan butang bisu secara strategik. Jika anda disenyapkan untuk 90% panggilan, anda mungkin tidak memberi perhatian sepenuhnya.
Jangan menjadi orang yang menyemak e-mel dan perlu meminta soalan yang akan diulang. Jika anda mendapati diri anda menyemak e-mel semasa kebanyakan panggilan anda, mereka terlalu lama, mereka terlalu banyak orang yang terlibat, atau anda tidak perlu berada pada mereka.
Lima minit sebelum tamat panggilan, memberi amaran kepada semua orang bahawa ia membungkus, dan bertanya jika ada sebarang soalan. Jangan biarkan ia berlari jika mungkin-ia tidak menghormati masa orang lain.
Jejaki langkah seterusnya sebagai panggilan berterusan, dan hantar mereka melalui e-mel selepas itu sebagai peringatan.
Beritahu kami! Apakah peraturan panggilan telefon kegemaran anda? Apa yang kita rindukan?
