Akhirnya! 23 peraturan e-mel yang tidak bertulis

Tidak sampai saya membantu hack kakak kolej saya yang berusia setahun (menubuhkan) peti masuknya dan menerangkan beberapa cara komunikasi yang ada di mana-mana yang saya menyedari berapa banyak peraturan e-mel yang tidak bertulis telah berkembang selama bertahun-tahun.

Sebahagian daripada mereka agak jelas, tetapi mereka berbaloi (kerana saya masih melihat orang memecahkan mereka dari semasa ke semasa). Dan yang lain tidak langsung intuitif-tetapi, jika diikuti secara universal, akan membantu kita semua menghantar dan membalas emel yang lebih baik.

Jadi, saya meletakkan mereka secara bertulis. Semak senarai itu, dan ulangi selepas saya: "Saya dengan sumpah bersumpah bahawa saya akan mematuhi peraturan e-mel untuk selamanya."

Barisan subjek anda harus sentiasa bersifat deskriptif. "Pengenalan" tidak cukup bersifat deskriptif. "Pengenalan: Alex (The Muse) // Jennifer (XYZ Co)" adalah lebih baik.
Simpan setiap e-mel seketika seperti yang anda boleh; ia menjimatkan masa anda dan, lebih penting lagi, menghormati masa penerima.
Semakin cepat anda bertindak balas, semakin pendek respons anda dibenarkan.
Sentiasa masukkan satu baris konteks jika penerima tidak mengharapkan e-mel ini. Ini adalah relevan untuk e-mel kali pertama ("Ini adalah di mana kita bertemu") kerana ia adalah untuk e-mel kepada seseorang yang anda kerjakan dengan kerap ("E-mel ini adalah tentang fasa seterusnya projek yang sedang kami bekerjasama").
Letakkan "ask" atau "item tindakan" terlebih dahulu dalam e-mel, bukan terakhir, dan buatnya jelas. Ia harus segera jelas kepada penerima apa yang anda mahu.
Jika ada tarikh akhir, katakan demikian. Sekiranya permintaan itu tidak mendesak, katakan demikian.
Sekiranya anda tidak memerlukan maklum balas dan e-mel adalah FYI sahaja, katakan demikian.
Buat apa-apa soalan yang spesifik yang mungkin. "Apa pendapat kamu mengenai cadangan itu?" Bukan soalan yang baik. "Bolehkah kita meneruskan cadangan vendor sebanyak $ 20, 000 pada hari Jumaat?" Adalah lebih baik.
Gunakan peluru atau senarai bernombor apabila boleh. Ini lebih mudah untuk skim daripada blok teks.
Apabila ada sesuatu yang sangat penting, berani.
Jangan berlebihan berani dalam e-mel anda.
Gunakan fon dibaca. Comic Sans bukan fon dibaca.
Sekiranya anda menerima pertanyaan dari orang lain tetapi tidak dapat bertindak balas dengan segera, jawapannya akan memberitahunya apabila anda akan mendapatnya. Ini akan menjimatkan e-mel daftar masuk dan membantu pelan orang lain.
Sentiasa CC bilangan minimum orang yang diperlukan untuk mendapatkan pekerjaan yang dilakukan. Lebih banyak orang di rantai e-mel, semakin rendah rasa tanggungjawab untuk menjawabnya.
Gunakan "Balas Semua" hanya apabila benar-benar diperlukan. Tiada siapa yang menyukai orang yang menyumbat peti masuk keseluruhan jabatan.
Sekiranya ada orang di thread e-mel dia tidak perlu lagi, pindahkan orang itu ke BCC dalam jawapan anda yang seterusnya, dan sebutlah dalam baris pertama e-mel. ("Sam, terima kasih kerana memperkenalkan Mary dan saya-saya akan memindahkan kamu ke BCC dan mengambilnya dari sini.")
Sentiasa lakukan intro opt-in ganda. Sekiranya anda tidak, orang akan mula mendengar pendengaran daripada anda.
Jangan merampas thread pada satu topik untuk membincangkan topik lain. Mula thread e-mel baru, dengan baris subjek dan penerima yang berkaitan.
Jangan tumpukan. Tiada siapa yang memerlukan 20 "Ini kelihatan hebat kepada saya juga!" E-mel.
Jika anda menghantar e-mel untuk tujuan perniagaan, dapatkan maklumat hubungan dan tajuk anda di footer. Semakin mudah, semakin baik.
Sekiranya anda menghantar e-mel kepada orang yang sangat sibuk, ia adalah benar-benar boleh diterima dan agak menjangkakan bahawa anda akan menghantar e-mel awal kepada beliau dengan mesej susulan selepas satu atau dua minggu. Orang yang paling sibuk memerlukan sekurang-kurangnya salah satu daripada ini. Jangan buat lebih daripada tiga.
Ia tidak boleh diterima untuk membuat susulan pada e-mel dalam masa 48 jam kecuali ia benar-benar mendesak. Ramai orang merawat e-mel sebagai satu bentuk surat-menyurat dan mungkin hanya mempunyai keutamaan yang lebih tinggi daripada menjawab anda dengan segera.
Jika anda menerima atau mahu menghantar e-mel marah, tunggu saja. Sekiranya ia mendesak, teruskan telefon.