Apabila rakan sekerja memberi perhatian saya kepada artikel produktiviti e-mel yang lebih lama oleh George Kao yang membuat pusingan sekali lagi, ia membuat saya menyedari bahawa perjuangan peti masuk itu benar. Saya baru pulang dari bulan madu tiga minggu di Jepun, jadi saya tahu langsung bagaimana sebenarnya ini. Ada bakat yang nyata untuk menguruskan peti masuk anda, dan jika bukan seni yang tepat, maka pendidikan. Sepanjang perjalanan kami, suami saya, yang pada dasarnya berusaha untuk peti masuk sifar pada setiap masa, akan melirik telefon saya, melihat ikon mel dan nombor yang melayang di sekitar 400, dan menjadi teragak-agak.
"Itu menegaskan saya, " katanya, dan saya dapat melihat bunga peluh di alisnya. Tetapi, saya bercuti! Dan saya mempunyai responden di luar pejabat-untuk akaun kerja saya dan alamat peribadi saya! Tiada siapa yang mengharapkan apa-apa dari saya, dan saya selesa menghadap ke nombor yang semakin meningkat apabila saya kembali.
Sudah tentu, terperinci peti masuk, walaupun membosankan pada masa-masa, juga menuntut. Tidak masalah jika anda menyemak mesej anda pada pagi Isnin selepas mencabut semua hujung minggu atau pada pertengahan petang secara rawak Khamis. Jika anda tidak tahu dalam masa beberapa saat sama ada mesej itu memerlukan-apalagi, merit-respons, anda mungkin membuang masa kerja berharga yang cuba untuk memikirkannya.
Sarikata dari sekeping Kao, "Cara Sering Masuk ke Kotak Masuk Nol" mengingatkan saya betapa pentingnya mengetahui apa yang perlu dijawab dan kapan. Kesedaran ini boleh bermakna perbezaan antara kotak masuk yang melimpah dan yang kemas dan kemas. Berikut ialah petua cepat untuk membantu anda membuat keputusan.
1. Cari Clues
Kadang-kadang, mereka jelas. Salah seorang daripada rakan sekerja saya meneruskan beberapa e-mel yang berkaitan dengan peristiwa, kajian, dan laporan, tetapi dia selalu menyatakan, "Jangan ragu untuk membuat arkib." Pada mulanya, saya merasa seolah-olah saya kurang ajar dengan tidak menjawab sekurang-kurangnya yang paling banyak persoalan balasan ("Terima kasih!"), tetapi saya dengan cepat menyedari bahawa nota terangnya mengenai pengarkiban bermakna dia tidak mahu atau tidak memerlukan tindak balas.
Jika anda tidak mempunyai petunjuk langsung, bacalah sekali lagi dan benar-benar berfikir tentang bagaimana jawapan anda akan memberi kesan pada nota. Sekiranya tidak, seseorang di jabatan anda hanya berkongsi projek yang sedang dia kerjakan dan anda tidak mempunyai nilai tambah untuk menambahnya, jangan hentikan jawapan hanya untuk menerima penerimaan.
2. Sniff Keluar Soalan
Seperti yang di atas, ini akan menjadi mudah. Sekiranya ada soalan yang jelas yang anda ingin jawab, maka jelaslah respons yang diperlukan, dan mungkin satu yang cepat pada itu-atau satu dalam masa 24 jam. Oleh kerana tidak semua orang yang menjangkau anda dijamin untuk menulis e-mel yang paling fasih atau ke-titik, anda mungkin perlu menapis perenggan untuk melihat apakah ada sesuatu di sana untuk dijawab.
Jika anda telah menentukan bahawa tidak ada soalan tetapi anda mempunyai pertanyaan anda sendiri, maka dengan segala cara, bertindak balas untuk penjelasan. Ia berbaloi untuk disusuli dan ditambah kepada peti masuk seseorang jika ia berpotensi untuk menyelamatkan salah faham masa depan.
3. Bercakap-Jika Anda Ingin Dengar
Yang satu ini yang paling menonjol dari sekelompok, tetapi apabila anda menguasainya, ia akan menjadi seperti semula jadi. Banyak kali, anda akan menerima e-mel yang jelas tidak meminta apa-apa daripada anda. Anda mungkin menerima respons terhadap sesuatu yang anda hantar, maklum balas mengenai projek yang anda selesaikan, nasihat untuk mengendalikan situasi, intel pada matlamat khusus jabatan. Jika anda tidak mempunyai apa-apa yang baru untuk menambah perbualan atau jika anda boleh membersihkan ulasan itu dan meneruskan tugas anda, maka anda boleh berasa selesa untuk tidak bertindak balas.
Tetapi jika, sebaliknya, anda merasa terdorong untuk menyatakan diri anda-demi menjelaskan diri anda atau menghuraikan keputusan yang anda buat atau memberikan wawasan baru-maka sudah tentu anda harus menekan butang balasan. Ini mungkin benar jika persekitaran kerja anda adalah salah satu yang menggalakkan pemikiran bebas dan menyumbang kepada topik yang dibincangkan.
Ia harus pergi tanpa mengatakan bahawa surat berita, e-mel massa, atau apa-apa yang merasakan bacaan pilihan tidak memerlukan tindak balas. Jika anda dapat membantu, anda boleh membuat folder mengikut cadangan Kao, dan mengatur peti masuk anda dan mengekalkannya secara praktikal akan merasa automatik.
Perkara lain yang perlu dipertimbangkan ialah: Letakkan diri anda di tempat pengirim. Sekiranya anda menjadi orang yang menghantar mesej itu, adakah anda akan mencari respons? Walaupun ada masa untuk mengucapkan terima kasih, jika anda selalu berkomunikasi dengan seseorang atau mempunyai banyak bolak-beberapa yang memerlukan jawapan yang lebih difikirkan-mungkin anda mungkin meninggalkan e-mel dengan sendirian dan berhati-hati untuk tidak menghantar Jawapan yang tidak perlu dua perkataan kepada seseorang yang, seperti anda, kemungkinan besar akan cuba mencapai peti masuk sifar.
