Perkara-perkara yang secara klinikal adalah yang paling teruk: mendapatkan roping dalam perbualan apabila anda sedang dalam perjalanan untuk merebut dua kiub keju terakhir pada acara perangkaian, mendengar rakan bercakap tentang pernikahan "perjuangan" pernikahannya, dan melihat jadual dan menyaksikan mesyuarat kembali ke belakang.
Tidak, betul! Pernahkah anda mendengar perbualan ini berlaku?
Anda: "Bagaimana hari anda?"
Kawan biasa anda, kawan-kawan: "Awesome, saya mempunyai satu pertemuan demi satu! PowerPoints, berani saya mengatakannya, tepat! "
Tidak. Anda tidak.
Namun, kita semua bersalah atas pertemuan-pertemuan yang rapat pada kalender masing-masing-termasuk saya. Dan, sebagai sesiapa yang pernah memimpin mesyuarat tahu, itu sangat tidak menggalakkan apabila anda melihat sekeliling bilik dan semua orang menyelinap di telefon mereka.
Dan itulah sebabnya saya menyatukan senarai cepat semua sebab-sebab orang (OK, baik, saya) tidak mendengar dalam mesyuarat-serta beberapa perbaikan cepat. Kerana jika kita semua mula merancang mesyuarat yang lebih baik, kita semua akan mula mengecewakan mereka sedikit kurang.
1. Anda Tidak Memiliki Agenda
Saya faham! Anda sejuk, anda santai, anda menjual pil sejuk dari papan selaju anda.
Tetapi inilah perkara itu: Apabila anda memulakan pertemuan dengan anda, "Saya membawa semua orang di sini hari ini untuk membincangkan strategi jualan kami-apa-apa idea?" Saya segera melepaskan kerana 90% daripada respons akan menjadi tempat yang tepat, sepenuhnya jenis yang tidak menolong ("Kita harus menjual lebih banyak, secara umum!" dan "Adakah kita menganggap membuat anjing jurucakap kita?").
Dan 100% hubungan mata akan menjadi jenis yang janggal di mana orang memohon kata-kata tanpa kata-kata untuk menjadi orang yang bercakap.
Sebaliknya
Sebelum anda menghantar jemputan mesyuarat seterusnya, sediakan dan e-mel keluar rincian bagaimana anda merancang untuk menggunakan masa itu. Ini bukan sahaja membantu orang untuk mempersiapkannya dan membawa idea-idea yang baik, tetapi ia juga akan memastikan anda menghalang jumlah masa yang tepat.
Sudah semudah:
Minit 1-5: Melakukan matlamat mesyuarat: Sewa Airbud menjadi jurucakap syarikat baru.
Minit 5-15: Membincangkan matlamat: Bercakap mengenai realiti Airbud bukan hanya tersedia, tetapi juga menjadi nyata.
Minit 15-25: Idea menyusun idea: Pergi ke bilik dengan mencadangkan pengkhususan lain yang berganda sebagai pemimpin pemikiran di ruang angkasa.
Minit 25-30: Menarik semula segala-galanya: Pilih idea terbaik dan tentukan langkah seterusnya.
2. Anda Tidak Menjelaskan Bahawa Ini Akan Menjadi Pertunjukan Satu-Manusia
Kecuali anda Morgan Freeman, saya tidak boleh mendengar anda bercakap selama 30 minit tanpa hentikan. Terdapat satu sebab yang anda tidak akan dapati terlalu banyak TED Talks yang popular dalam masa lebih 20 minit.
Sebaliknya
Sekiranya anda-dan hanya anda-akan bercakap untuk semua mesyuarat, apa yang anda katakan lebih menarik, mudah dicerna, dan terpakai kepada saya.
Oleh itu, apabila anda membuat agenda itu, kami hanya bercakap tentang perkara di atas, menyerlahkan apa-apa yang tidak akan membawa kepada langkah tindakan (seperti "penyelidikan ini …" atau "brainstorm that …" atau "susulan pada kucing yang bermain bola keranjang ").
Kemudian-dan bersiap sedia untuk ilmu sihir dan sihir-hapuskannya. Yang kedua anda berhenti membuat mesyuarat tentang "langkah seterusnya" adalah yang kedua anda mula kehilangan orang.
Sekarang, jika anda ingin menyimpan barangan itu, lemparkan satu slaid bonus ke dalam pembentangan anda di sepanjang garisan "untuk membincangkan di masa depan …" atau masukkan satu helaian maklumat latar belakang yang menarik dalam agenda yang anda hantar di hadapan masa.
3. Anda Tidak Perlu Apa-apa Dari Saya Khususnya
Apa yang anda katakan adalah berkaitan dengan pekerjaan saya dan anda fikir ia memberi manfaat kepada saya untuk mendengar. Dan secara teori, pasti!
Tetapi dalam realiti? Sebaik sahaja saya menyedari bahawa saya tidak perlu menimbang atau mengambil apa-apa tindakan yang boleh dilakukan dari mesyuarat, saya memusatkan tumpuan saya kepada senarai tugas yang menunggu saya di meja saya.
Sebaliknya
Saya benci untuk terus membuang perkataan A-ya, tetapi ini semua kembali kepada agenda itu. Dengan menghantarnya terlebih dahulu dan menandakan "pendengar" sebagai tetamu pilihan, anda memberi undi kepada pilihan untuk bergabung atau tidak menyertai (dan dengan itu memastikan semua orang yang datang teruja mendengarnya). Kenapa ada seseorang dalam pertemuan anda yang akan merendahkan mood dengan mereka yang kosong, menatap zombie?
Saya tahu apa yang anda fikirkan: Jenni, "rancangan agenda" ini kelihatan seperti banyak kerja untuk mesyuarat. Dan saya bersetuju! Tetapi jika anda meminta seseorang untuk mengambil 30 atau 60 minit dari hari mereka, anda perlu membuat sedikit usaha.
Atau-dan tidak, sayangnya, saya tidak akan berkata, "hanya sayap itu, Chad" -kamu boleh mengubah mesyuarat itu ke dalam e-mel. Ia mengambil sedikit masa daripada membuat agenda, tetapi menjimatkan masa mesyuarat sebenar. Dan bernasib baik untuk anda, kami mempunyai arahan tentang cara melakukannya dengan mudah di sini.
