Berikut adalah situasi yang tidak benar-benar tidak realistik: Bayangkan menguruskan peti masuk anda sejak kebelakangan ini telah mengambil begitu banyak masa dan tenaga yang anda mula merasakan ia sepatutnya menjadi seperti itu. Trik e-mel yang anda lihat dalam talian tidak benar-benar berlaku untuk situasi anda kerana penulis tidak mungkin memahami butiran rumit mengenai tugas khusus anda atau tanggungjawab yang datang dengannya.
Sekiranya ini terdengar biasa, ada kemungkinan anda akan menjadi underplaying bagaimana out-of-control e-mel anda telah mendapat. Sebenarnya, peti masuk anda berada dalam mod tantrum penuh, dan anda menyalahkan diri anda kerana kesunyiannya apabila anda boleh mengelakkan masalah sama sekali. Teruskan membaca untuk beberapa tanda bahawa anda tidak bersendirian dalam perjuangan anda, ditambah cara untuk memperbaikinya!
Ingat: Anda boleh mengambil kawalan semula.
1. Anda Dapatkan Lebih Banyak E-mel Daripada Anda Boleh Menjawab
Kenapa setiap kali anda membalas satu mesej, 10 lagi timbul? Pada masa lalu, anda telah menghabiskan berjam-jam pada satu masa yang lalu dan menjawab, hanya untuk jatuh pada item tindakan sebenar pada senarai tugas anda yang menunggu perhatian anda. Tidak ada keseimbangan yang sihat antara tinggal yang terkini dan, dengan baik, cenderung kepada segala-galanya dalam hidup anda. Mungkin hubungan anda dengan peti masuk anda bukanlah perkara biasa.
Mengapa Ini Terjadi
Anda merawat e-mel anda seolah-olah mereka semua memegang berat badan yang sama. Mungkin anda mempunyai dasar pertama, keluar pertama, di mana anda bertindak balas terhadap apa sahaja yang telah menunggu lama untuk tanggapan anda, dan bekerja sehingga hari ini. Atau mungkin anda mempunyai dasar yang terakhir, pertama keluar, di mana anda bermula dari bahagian atas dan jalankan ke bawah.
Cara Betulkan
Sudah tiba masanya untuk anda memprioriti mesej dengan segera. Tanya diri anda soalan-soalan ini setiap kali anda menerima yang baru:
- Adakah ini penting?
- Adakah terdapat orang lain termasuk yang lebih bersedia untuk mengendalikannya?
- Adakah ia memerlukan respons?
- Adakah respons yang sering anda berikan?
Sekiranya ia tidak segera, simpan untuk kemudian. Bukan TBD kemudian, tetapi masa sebenar yang anda tetapkan setiap hari untuk melalui peti masuk anda. Jika ia mendesak, tetapi ada banyak orang termasuk yang lebih bersedia untuk menjawab-memberikannya beberapa minit dan lihat apakah salah seorang daripada mereka. Sekiranya tiada respons diperlukan: Jangan balas. Dan, akhirnya, jika respons yang sering anda berikan, fikirkan tentang menggunakan ciri seperti Respons di Kaleng di Gmail, atau buat dokumen yang mempunyai semua templat anda di satu tempat.
2. Anda Mendapatkan Banyak Surat Berita
Anda bangun setiap pagi dengan banyak mesej yang belum dibaca, termasuk tidak kurang daripada 30 surat berita yang berbeza (berita utama yang pecah! Jualan! Restoran terbaik di kawasan itu! Berita industri!). Anda berbaring di tempat tidur, mata hampir tidak terbuka, dan sapu setiap orang langsung ke dalam tong sampah. Ini adalah sebahagian daripada pengalaman yang diperlukan, anda memberitahu diri anda sendiri. Saya mendaftar untuk ini dan sekarang ini adalah harga yang perlu saya bayar.
Mengapa Ini Terjadi
Saya mendapatkannya: Newsletter menarik. Dengan begitu banyak orang hebat di sana, anda berjuang untuk memilih apa yang sebenarnya bernilai daripada apa yang menarik . Setiap kali anda mencari surat harian baru atau surat mingguan yang seolah-olah benar-benar berguna, anda bertanya kepada diri sendiri jika anda benar-benar yakin sebelum menyerahkan kunci keemasan ke dalam peti masuk anda dan anda. Jadi anda melanggan. Tetapi sebelum anda tahu, dan walaupun tanpa anda maksudnya, langganan itu dengan cepat menjadi satu lagi dalam penghapusan awal awal.
Cara Betulkan
Cegah ini daripada berlaku dengan berhenti melampirkan lebih sengaja. Setiap kali anda melanggan surat berita baru, beri diri anda minggu ujian. Jika pada akhir satu minggu anda tidak teruja untuk membukanya (atau belum melakukannya lagi), maka berhenti berlangganan. Tiada soalan yang ditanya. Saya tahu apa yang anda fikirkan: Siapa yang mempunyai masa untuk melakukan semua itu? Anda lakukan, dengan aplikasi seperti Unroll.Me (untuk surat berita) dan BoxBe (untuk orang).
3. Anda Selalunya Lose Email Threads atau Lupakan Mereka Sepenuhnya
Anda bekerja dengan lima rakan sekerja yang lain pada projek yang akan datang, dan seseorang memulakan benang untuk memikirkan masa mesyuarat untuk minggu depan. Memandangkan semua tugas lain yang anda ada pada plat anda, anda fikir ia adalah baik untuk menolak butiran penjadualan kecil ini sehingga kemudian -better lagi, apabila perbualan lebih maju dan anda mempunyai lebih banyak pekerjaan. Beberapa jam kemudian, anda pergi mencari mesej, dan mereka pergi. Tidak kira apa istilah carian yang anda cuba.
Mengapa Ini Terjadi
Dua kemungkinan: Peti masuk anda terlalu berantakan, atau terlalu teratur. Saya bercakap tentang orang-orang yang sama ada menyingkirkan segala-galanya di bawah matahari dengan segera atau mengumpulkan beribu-ribu mesej yang belum dibaca. Setiap e-mel yang anda dapatkan-dari bos anda, jiran anda, pasangan anda, dan nenek anda-semua dibuang ke arkib atau duduk di peti masuk anda selama-lamanya.
Cara Betulkan
Ia adalah masa untuk membersihkan peti masuk anda. Mengetepikan sejam satu hari dan menumpukannya untuk melakukan apa-apa tetapi menyusun mesej. Anda boleh: gerakkan thread ke dalam folder, menggunakan tag, bintang apa sahaja yang anda perlukan untuk kembali ke kemudian, periksa Boomerang, atau cuba salah satu alat hebat ini. Jangan memilih kaedah hanya untuk memilih satu, sebaliknya pilih salah satu yang anda tahu masuk akal untuk anda. Anda mungkin perlu menguji beberapa sistem sebelum mencari pilihan yang sempurna, tetapi percayalah, beberapa jam yang dihabiskan untuk melakukan ini akan menjimatkan satu tan dalam jangka panjang.
Jika mana-mana senario ini terdengar biasa kepada anda, itu OK. Adalah normal untuk berasa seperti peti masuk anda memerintah hidup anda. Tetapi itu tidak bermakna anda perlu berputus asa. Sebaliknya, mulailah menangani masalah itu, e-mel melalui e-mel, sehingga anda kembali ke kendali.
Adakah anda mempunyai sebarang teknik pengurusan e-mel yang saya patut cuba yang tidak termasuk? Tweet saya @caroqliu dan beritahu saya!
