Apabila anda didekati untuk menulis surat cadangan, anda perlu bersyukur dan mudah-mudahan teruja untuk membantu rakan sekerja atau rakan lama anda. Walau bagaimanapun, senario ini juga boleh menjadi saraf-wracking-selepas semua, anda membantu menentukan masa depan seseorang! Bagaimanakah anda boleh memadankan semua sifat hebatnya ke satu halaman kecil? Bagaimana jika anda tidak mengatakan perkara yang betul?
Jeda dan ambil nafas. Menulis surat bukan sains roket, terutama jika anda merasa positif tentang orang yang anda cadangkan. Saya telah menulis banyak surat pers pada hari saya, walaupun ditulis oleh mereka untuk CEO dari banyak syarikat yang berbeza (ya, para eksekutif mewakilkan tugas ini), dan di sepanjang jalan, saya telah mempelajari beberapa perkara yang mempermudahkan proses tersebut. Ikuti langkah-langkah ini untuk menulis surat yang akan membantu rakan sekerja anda diupah.
1. Lakukan Penyelidikan Latar Belakang Anda
Surat cadangan boleh diminta untuk membunuh semua sebab-permohonan, pencalonan anugerah, penerimaan ke sekolah atau lembaga, dan banyak lagi. Jadi, walaupun anda tahu segala-galanya yang perlu diketahui tentang situasi semasa calon, etika kerja, dan kejayaan masa lalu, anda masih tidak mempunyai semua maklumat yang anda perlukan. Ketahui mengapa pengesyorkan meminta anda untuk surat dan apa yang pembaca akan mencari di dalamnya.
Sebelum anda mula menulis, pastikan anda bertanya perkara berikut:
Soalan-soalan ini akan membantu membimbing kandungan surat anda dan akan memastikan bahawa anda meletakkan calon untuk pekerjaan atau penghargaan dengan cara yang terbaik.
2. Ikuti Formula
Surat-surat cadangan harus menujukan tiga perkara: hubungan anda dengan calon, penilaian anda tentang kerjanya, dan bagaimana dia membandingkan dengan orang lain yang telah bekerja di posisi yang sama (alias, mengapa dia menonjol). Jadi, seperti yang anda tulis, struktur surat di sekitar kawasan tersebut:
Terangkan Hubungan Anda
Pertama, jelaskan sifat kerja anda dengan calon, ke arah permulaan surat. Ini boleh menjadi pernyataan ringkas yang terperinci apabila anda bekerja dengannya, berapa lama, dan dalam kapasiti apa. Sebagai contoh: "Jane adalah eksekutif akaun di syarikat saya dari 2010 hingga 2013, di mana dia bertanggungjawab merancang, membangun, dan melaksanakan strategi pemasaran untuk lima pelanggan terbesar kami. Sebagai pengurusnya, saya menyaksikan … "
Menilai Calon
Selepas menjelaskan hubungan anda, menilai kerja rakan sekerja anda adalah keutamaan seterusnya. Ini harus menjadi daging surat anda, walaupun kandungan yang tepat akan berubah mengikut apa yang anda cadangkan kepadanya. Sebagai contoh, jika anda tahu kedudukan yang dipohonnya adalah dalam pengurusan, anda mungkin mahu menumpukan pada seberapa baik dia bekerja dalam pasukan anda dan keupayaan semula jadi untuk menjadi pemimpin yang hebat. Sekiranya kedudukan yang dipohonnya adalah lebih daripada kedudukan teknikal, atau mungkin kedudukan menulis, tumpuan terhadap keupayaannya untuk menyesuaikan beberapa projek pada satu masa ketika menyampaikan hasil.
Walau apa pun, anda ingin menerangkan apa yang anda lihat dalam kerjanya, dan menunjuk kepada hasil ketara yang dihasilkannya. Ingat bahawa ia sentiasa lebih baik untuk menunjukkan, tidak memberitahu. Jika anda mengatakan bahawa dia mampu untuk membangun dan melaksanakan strategi pemasaran yang canggih, tunjukkan kepada hal-hal seperti anggaran pemasaran keseluruhan yang diurusnya dan peratusan meningkatkan penjualan pasukan selama masa jabatannya. Mana-mana nombor atau statistik yang boleh anda rujuk akan membantu melukis gambar yang kukuh tentang apa yang telah dia capai.
Buat Perbandingan untuk Menutup Tawaran
Membandingkan calon kepada orang lain yang telah anda bekerjasama dapat menjadi cara yang ampuh untuk menawarkan cadangan yang kuat. Anda mungkin mengatakan seseorang adalah "pengurus projek yang paling berkesan yang pernah saya bekerjasama, " atau "salah satu daripada tiga pekerja teratas yang pernah saya uruskan." Sudah tentu, hanya gunakan kenyataan yang benar-benar anda percayai!
Ini juga boleh menjadi cara untuk meredakan kebimbangan yang mungkin ada pengurus pengambilan pekerja. Contohnya, jika anda mencadangkan calon yang muda atau tidak mempunyai banyak pengalaman, mengatakan bahawa dia menunjukkan "kematangan dan pemikiran strategik yang melampaui tahun dan tahap pengalamannya" dapat pergi jauh.
Sekiranya boleh, gunakan kisah atau anekdot untuk menunjukkan salah satu bahagian di atas. Sangat mudah membaca surat dan melihat bahawa calon mempunyai ciri-ciri yang kuat, tetapi pada akhirnya akan mengetepikannya kerana tidak ada sesuatu yang luar biasa atau ketara untuk mengingatnya. Sebaliknya, sukar untuk melupakan seseorang yang memberi impak jelas dan sambungan sejati dengan bekas rakan sekerjanya.
3. Masukkan Sentuhan Akhir
Kini logistik: Pertama, orang yang mengumpul dan membaca surat cadangan mungkin sibuk dan mempunyai banyak halaman lain untuk dibaca. Untuk membuat kesan yang paling, dengan cepat, pastikan surat anda pendek (tidak lebih dari satu halaman) dan ke titik. Dari segi nada, anda ingin menjadi formal dan profesional, tetapi juga bersemangat. Cadangan yang hangat mungkin juga menjadi yang buruk, jadi pastikan anda menyampaikan seberapa banyak yang anda suka calon.
Gunakan kepala surat syarikat anda dan sertakan tanda tangan dan maklumat hubungan anda di bahagian bawah. Termasuk tarikh, alamat penerima dengan nama (jika boleh), dan tamatkan kenyataan mengenai kesanggupan anda untuk membincangkan calon lagi, seperti, "Jika anda mempunyai pertanyaan lanjut, jangan ragu untuk menghubungi saya."
Surat hanya permulaan pelbagai jenis cadangan yang mungkin diminta, tetapi langkah-langkah ini dapat membantu anda melalui apa-apa bentuk. Sama ada anda berkhidmat sebagai rujukan bekas pekerja melalui telefon atau mencadangkan rakan sekerja di LinkedIn, lakukan penyelidikan anda, ikuti format, dan terus bersemangat. Anda (dan rakan sekerja anda) patut pergi!
Akhir sekali, ingatlah bahawa sekiranya rakan sekerja meminta anda untuk membuat cadangan, anda telah memberi kesan kepadanya dan dia akan berterima kasih selama-lamanya jika anda membantu jalan menuju kejayaan. Proses menulis surat mungkin kelihatan tertekan, tetapi ia benar-benar penghormatan.
