Pada masa apabila aplikasi produktiviti dan multitasking adalah yang baru biasa, orang sering bertanya apa yang "kuas rahsia" saya adalah untuk mendapatkan begitu banyak dilakukan. Walaupun jam kerja yang tidak berkesudahan dapat membina ketangguhan, ia juga boleh menyebabkan kebakaran - pekerja yang paling produktif di dunia bukanlah orang yang bekerja selama 18 jam dan membual tentangnya pada malam Jumaat.
Jika anda ingin menjadi orang yang sangat produktif, dalam kerja atau dalam kehidupan, saya hanya boleh mencadangkan satu perkara: Belajarlah untuk mewakilkan. Kuasa bukan hanya dalam tugas mengimbangi, tetapi mendapat kuasa untuk memilih apa yang-dan tidak bernilai masa anda.
Epiphany ini datang kepada saya semasa di kolej, di mana penggunaan pembantu maya membenarkan saya untuk mengalihkan aspek dari syarikat dalam talian saya yang kecil sambil pada masa yang sama menghadiri bahagian-bahagian perniagaan yang saya nikmati. Saya membuat senarai semua perkara yang saya suka bekerja, atau tahu saya perlu melakukan sendiri, dan memberi selebihnya. Saya ketagih!
Sebenarnya, saya percaya bahawa saya adalah pengasas dan Ketua Pegawai Eksekutif Zirtual, sebuah syarikat yang menghubungkan orang sibuk dengan pembantu maya. Harapan saya adalah bahawa walaupun delegasi seolah-olah menakutkan atau tidak dikenali-anda pasti akan mendapati bahawa ia adalah landasan yang cepat untuk kembali melakukan apa yang paling anda sukai!
1. Buat perkara yang nyata
Gariskan matlamat anda, matlamat, dan hasil yang diharapkan setiap hari, minggu, bulan, dan suku. Ini akan memberi anda idea mengenai cabaran yang dihadapi oleh pasukan anda dan pada akhirnya, matlamat organisasi keseluruhan.
Memunggah senarai tugasan anda adalah lebih daripada sekadar mencerahkan beban anda. Delegasi adalah mengenai pemberdayaan, kerana ia memberi peluang kepada tim anda untuk berkembang sebagai pemimpin individu-cara yang sama membolehkan Anda menjadi pengurus yang lebih berdampak.
Sama seperti di sekolah, perniagaan mempunyai formaliti: Projek tertentu mesti diselesaikan dengan cara tertentu. Sebagai pemimpin yang kuat, anda boleh mengekalkan kesamaan ini tanpa dianggap mikromanager. Satu pilihan adalah untuk menjadualkan mesyuarat perseorangan mingguan satu-satu untuk membincangkan agenda, matlamat, dan kemajuan minggu. Satu lagi adalah untuk membuat garis panduan untuk apa yang anda harapkan projek siap jadi. Walaupun anda pasti boleh memasukkan langkah yang dicadangkan, biarkan pekerja anda mencari kaedah mereka sendiri untuk menyelesaikannya.
Bagi pengurus yang takut akan delegasi, ini akan memberi peluang kepada anda untuk mengawasi projek-projek sambil memberikan pasukan anda ruang untuk menguruskan tugas mereka sendiri.
2. Ingatlah bahawa Perwakilan Tanpa Tanggungjawab Adalah Babysitting
Apabila anda memberikan tugasan kepada pekerja, penting untuk meluangkan masa untuk menetapkannya untuk kejayaan supaya dapat menghindarkan diri dari garis bawah. Orang ramai akan menunaikan tuntutan tugas itu jika anda memberi mereka peluang untuk berbuat demikian. Jika menyerahkan tugasan penting menakutkan anda (dan ia akan jika ia adalah satu yang anda lakukan secara peribadi), mula perlahan-lahan. Tentukan sebahagian tugas terlebih dahulu, atau mulakan dengan tanggungjawab yang lebih kecil. Sebaik sahaja anda melihat bahawa pekerja anda mampu-dan dia pasti! -Anda akan berasa lebih selesa menyerahkan lebih banyak.
Letakkan idea bahawa anda boleh melakukannya-anda tidak boleh. Ambil ini sebagai ujian kerendahan hati dan terima kenyataan bahawa anda tidak boleh berjaya mengurus pasukan tanpa mengimbangi. Pengurusan sering kali dirujuk sebagai penjagaan pejabat, tetapi itu benar-benar dalam kawalan anda, dan langkah pertama untuk berubah menjadi pemimpin yang benar adalah untuk memberikan tanggungjawab.
3. Menakluk Ketakutan Anda
Ketakutan untuk mewakilkan menunjukkan dirinya dalam pelbagai cara. Pemikiran yang melemahkan seperti, "Saya boleh melakukannya dengan lebih baik, " atau "Saya tidak boleh gagal, " atau "Saya tidak mahu bergantung kepada orang lain, " atau "Saya tidak boleh mempercayai mereka, " akan menghalang keupayaan anda untuk melakukannya dengan betul. Penerimaan akan memberi kuasa kepada anda, memberi anda ketenangan fikiran, membolehkan anda bebas melihat gambar yang lebih besar, dan mempersiapkan anda untuk menguasainya.
Cara paling cepat untuk mengatasi ketakutan ini ialah menilai pulangan. Ia bukan sama ada anda boleh menyelesaikan tugas sendiri (jika anda benar-benar mahu, anda boleh). Tetapi, tanya diri anda: Apakah pulangan pelaburan dengan berbuat demikian? Ingat, ada perbezaan antara anda melakukannya dengan lebih baik dan anda melakukannya secara berbeza. Sering kali, produk siap bukanlah apa yang telah anda hasilkan, tetapi itu tidak bermakna ia bukan hanya baik atau berkesan.
Tumpukan tenaga dan perhatian peribadi anda ke atas tugas tinggi: strategi, pekerja baru, perkongsian, atau struktur organisasi. Anda telah mendapat tahap ini dengan mempercayai diri sendiri dan orang lain yang mempercayai anda. Mengeluarkan jadual anda untuk menghadiri isu-isu peringkat tinggi ini dengan mempercayai bahawa pekerja anda akan mendapat tugasan yang rendah untuk anda dan juga yang anda miliki. Perwakilan dari pengurus sering kali menjadi jambatan untuk membina hubungan yang lebih kuat di dalam pasukan, serta menjadi peluang untuk mentoring.
4. Membuat Perwakilan Kebiasaan
Para perwakilan yang berjaya merancang tugas mereka dengan mengawasi item yang dapat mereka berikan kepada orang lain. Sekiranya penghantaran tidak semestinya berlaku kepada anda, mengambil beberapa tabiat baru akan memudahkan untuk mengenal pasti tugas yang boleh anda kongsi. Akibatnya, anda akan menjadi pengurus yang lebih baik untuk pasukan anda dan pemimpin yang lebih cekap dan fokus.
Sebagai permulaan, jika anda mempunyai orang yang menyokong peranan di bawah anda, biarkan mereka melakukan pekerjaan mereka! Sekiranya anda mempunyai pembantu, biarkan dia mengendalikan tugas pentadbiran dengan memberikannya akses kepada kalendar anda-dan memberdayakannya untuk membantu mengurusnya. Atau, jika anda tidak mempunyai manusia untuk membantu anda dengan tugas pentadbiran, semak semua aplikasi yang direka khusus untuk menguruskan hari anda dan menyimpan perkara yang teratur. Walaupun proses menyimpan matlamat yang berbeza dalam aplikasi yang berbeza membantu anda mengamalkan pengasingan dan membiarkan seseorang (atau dalam kes ini, sesuatu) membantu anda.
Memunggah tugas pentadbiran membantu anda terus fokus pada matlamat yang lebih besar di hadapan. Delegator berjaya kerana mereka mempunyai garis penglihatan yang jelas dan tahu cara terbaik untuk memperuntukkan masa mereka.
Sebagai pengurus yang baik, tugas anda untuk memimpin perubahan dan memotivasi orang dalam pelbagai cara. Sebahagian daripada melakukan itu dengan berkesan menawarkan pekerja anda peluang baru untuk belajar dan mengambil cabaran yang lebih besar. Pasukan anda akan gembira kerana peluang tambahan untuk berkembang. Pada masa yang sama, anda akan membebaskan lebih banyak masa anda untuk memberi tumpuan kepada gambaran yang lebih besar untuk memimpin pasukan anda ke tahap produktiviti yang lebih tinggi.
Jadi tidak, delegasi bukan semata-mata keupayaan untuk membongkar kerja kepada orang lain. Ini peluang untuk memaksimumkan produktiviti keseluruhan kumpulan atau sistem. Ia adalah keupayaan untuk menyebarkan tugas penting di antara satu set tangan, memilih dan memilih tempat yang paling sesuai.
