Soalan Pantas: Adakah anda teruja apabila jemputan mesyuarat timbul pada kalendar anda? Saya akan meneka jawapannya tidak. Walau bagaimanapun sering-kadang-kadang walaupun mesyuarat harian adalah sebahagian daripada budaya di banyak syarikat.
Saya fikir, kebanyakan masa, mesyuarat kakitangan adalah satu pembaziran masa. Pasti, saya faham bahawa kesemua tangan semua perlu. Tetapi kebanyakan masa, terdapat cara lain yang lebih efisien untuk memastikan semua orang di dalam syarikat atau jabatan anda dapat mempercepat apa yang berlaku di pejabat.
Berikut adalah empat perkara yang akan dipertimbangkan pada masa akan datang anda memikirkan merancang satu mesyuarat.
1. Gangguan Adakah Produktiviti (dan Berpotensi Keuntungan) Killers
Apabila saya melakukan beberapa matematik dan menyedari bahawa pertemuan satu jam dengan 17 orang (saiz kakitangan di ShortStack, termasuk kakitangan terpencil yang menyertai kami melalui Google+ Hangouts) adalah benar-benar pertemuan selama 17 jam, saya segera membuat gerakan untuk mengurangkan mesyuarat kakitangan kami setiap minggu.
Jika anda ingin beberapa motivasi untuk mengurangkan jumlah masa yang anda dan kakitangan anda menghabiskan dalam mesyuarat, periksa MesyuaratCalc. Apabila anda memasangkan gaji purata pasukan anda, ditambah dengan jumlah peserta mesyuarat, dan kemudian melihat kos masa yang dibelanjakan, kemungkinan sangat baik bahawa anda akan membuat beberapa perubahan juga. Pertimbangkan pertemuan selama satu jam dengan 17 pekerja yang membuat purata $ 40, 000 setahun berharga $ 232.88. Sekiranya anda bertemu setiap hari atau hanya beberapa kali seminggu, harga itu meningkat dengan cepat.
2. Pesanan Segera adalah Jalan yang Berkesan untuk Dapatkan Berita Paling Banyak Lebih Cepat
Di ShortStack, kami menggunakan aplikasi pemesejan yang dipanggil Slack. Setiap orang mempunyai akaunnya sendiri, yang boleh digunakan untuk komunikasi peribadi antara ahli kakitangan, dan kemudian ada saluran yang termasuk semua anggota jabatan tertentu.
Sebagai contoh, kami mempunyai saluran "umum" di mana berita yang memberi kesan kepada semua orang keluar; saluran "pembangunan" di mana ahli-ahli kumpulan dev, yang termasuk beberapa kakitangan terpencil, berkongsi kemas kini mengenai perubahan teknikal, dan saluran "sokongan" untuk berbual mengenai isu-isu perkhidmatan pelanggan.
Dan selalunya, kita menggunakan Slack bukannya mesyuarat. Contohnya, kami baru-baru ini merangka semula blog kami, dan projek itu agak besar. Sesetengah perniagaan mungkin merasa perlu untuk mengadakan mesyuarat untuk membuat pengumuman seperti ini. Walau bagaimanapun, ini adalah masa yang tepat untuk menggunakan ruang chat "umum" kami. Kami memaklumkan nota bahawa blog baru telah disiarkan dan disiarkan oleh semua orang. Jika ini adalah perubahan yang lebih besar, katakan, perubahan platform yang memerlukan demo, kami akan mempunyai mesyuarat kakitangan yang cepat. Tetapi kerana ia adalah sesuatu yang keseluruhan pasukan dapat menyemak pada masa mereka sendiri, kami memilih untuk berpegang dengan ruang sembang.
(Oh, dan kita juga mempunyai saluran "rawak", di mana kita berkongsi perkara yang tidak ada kaitan dengan kerja: video-video trik bodoh, berita penting mengenai keadaan perkahwinan Jay Z dan Beyoncé, dan meme kucing, tentu saja .)
3. Terdapat Cara Lain untuk Bertemu
Beberapa ahli pasukan pembangunan ShortStack berjalan bersama-sama setiap petang pada kira-kira pukul 3 petang. Ya, secara teknis mereka sedang dalam pertemuan, membincangkan kemajuan berbagai projek yang sedang mereka kerjakan, tetapi ia merasakan berbeza dari pertemuan umum yang biasa. Saya tahu bahawa senaman mendapat darah saya mengalir dan membuat saya berfikir dengan lebih baik, jadi saya mendapat sokongan penuh dari petang-petang ini.
Selain itu, ia bukan sesuatu yang luar biasa bagi pasukan pembangunan untuk mengusahakan projek-projek yang tidak melibatkan seluruh pejabat. Perjalanan petang mereka adalah masa yang sesuai bagi mereka untuk berbual tentang projek-projek itu dan mempunyai "mesyuarat kakitangan" mereka sendiri tanpa menggunakan semua masa pekerja lain mengenai sesuatu yang mungkin tidak menjejaskan atau melibatkan mereka.
Saya juga membaca kajian yang menunjukkan mesyuarat berjalan meningkatkan pemikiran kreatif, sesuatu yang semua orang boleh menggunakan sedikit lebih banyak. Dan saya telah membaca bahawa berjalan dalam kumpulan membuat orang berasa lebih koperasi kerana mereka semua bergerak dalam arah yang sama, secara literal, berbanding dengan duduk di sekeliling meja. (Lebih banyak mengenai manfaat mesyuarat berjalan, di sini.)
4. Setiap Mesyuarat Harus Dirancang Dengan Produktiviti dalam Minda
Terdapat masa dan tempat untuk mesyuarat kakitangan yang lebih besar. Tetapi apabila tiba masanya, anda perlu memastikan yang paling banyak masa dengan mempunyai agenda dan mungkin juga tujuan yang dinyatakan dengan jelas. Di ShortStack, pembantu pejabat kami menghantar e-mel beberapa hari sebelum mesyuarat setiap minggu kami meminta item agenda. Kemudian kami mempunyai satu orang dari setiap jabatan yang memberikan masa tiga minit atau mengemaskini lebih lanjut mengenai apa yang berlaku dalam kandungan / PR, jualan, sokongan pelanggan, pembangunan, dan jabatan lain. Ini adalah ketika saya juga memberikan kemas kini "keadaan perniagaan" dan membuat permintaan saya sendiri. Pada kebanyakan minggu, mesyuarat kakitangan kami berlangsung selama 40 minit, maks.
Pertemuan-pertemuan ini digunakan untuk berlangsung setiap minggu dan bertahan lebih lama sejak setiap orang memberikan pembaruannya sendiri. Oleh kerana kita mengurangkan kekerapan dan panjang, saya juga menyedari bahawa kita mempunyai lebih banyak pertemuan yang tidak menentu di kalangan kumpulan yang lebih kecil. Ia seolah-olah membuat kakitangan merasa lebih diberi kuasa untuk mendapatkan perkara yang penting dan tepat pada masanya, dan kemudian mereka berkongsi kemas kini pada mesyuarat yang lebih besar.
Saya ingin tahu apa yang anda fikirkan tentang mesyuarat? Ya atau tidak? Produktif atau pembaziran masa? Jika anda bukan penggemar, apa yang anda lakukan?
