Panggil ia sebagai produk jadual yang sibuk, peningkatan keterkaitan teknologi, atau tumpuan perhatian goreng, tetapi untuk apa jua sebab, apabila anda mengumpulkan kumpulan bersama untuk mesyuarat, hampir semua orang mempunyai masalah mengatasi masa yang sukar dan melekat pada tugas di tangan. Sebenarnya, 47% pekerja menyebutkan rakan sekerja yang terganggu sebagai halangan terbesar untuk mengadakan mesyuarat yang produktif.
Sekiranya anda mengambil tugas anda dengan serius, anda mungkin sudah melakukan yang terbaik untuk menunjukkan pertunangan: mendengar secara aktif, bersayap apabila sesuai, dan menyimpan telefon anda dari meja. Tetapi walaupun etika mesyuarat yang baik berada di bahagian atas fikiran anda, mudah untuk menyelinap ke tabiat buruk.
Untuk terus berkhidmat dengan rakan sekerja yang baik dan dapatkan sesuatu yang berharga daripada setiap mesyuarat, namun, anda perlu memastikan yang berikut diperiksa.
1. Tidak Membuat Sentuhan Mata
Pada ketika ini, kepentingan membuat hubungan mata semasa mesyuarat hampir menjadi klise-tetapi untuk alasan yang baik. Mengekalkannya menunjukkan penglibatan, minat dan rasa hormat. Malah ia telah ditunjukkan untuk meningkatkan kesedaran diri anda. Ia mungkin kelihatan tidak selesa pada mulanya, tetapi terdapat banyak hacks yang mudah untuk meningkatkan hubungan mata anda tanpa merayapi orang-orang dengan menatap rusa-in-the-lampu.
Salah satu tip terbaik saya ialah memastikan bahawa pertemuan anda sesuai dengan sentuhan mata dari perjalanan: Cuba mengatur kumpulan anda dalam bulatan atau separa bulatan supaya semua orang dapat melihat satu sama lain tanpa meneran. Walaupun seseorang tidak berada dalam ruang fizikal yang sama dengan anda, pentingnya hubungan mata masih berlaku.
Untuk menampung peserta yang dihadkan melalui panggilan video, letakkan kamera anda dengan cara yang berada dalam visi penglihatan semulajadi anda supaya anda kelihatan kelihatan di mata ketika anda bercakap.
2. Menggunakan Laptop Anda
Menggunakan komputer riba anda sering bermula dengan niat yang terbaik: mengambil nota, mengambil maklumat yang relevan dalam talian, dan sebagainya. Tetapi ia terlalu mudah untuk menyalin perjumpaan itu untuk cuba mencari nama lagu yang anda terjebak di kepala anda malam tadi tanpa menyedarinya. Itulah sebabnya saya cadangkan mengelakkan komputer riba sama sekali. Banyak perkara yang biasanya dilakukan pada seseorang dengan mudah boleh dilakukan dengan tangan, seperti mengambil nota pada kertas, atau berkongsi data pada spreadsheet bercetak. Tetapi jika komputer mestilah mutlak, anda masih boleh meminimumkan penggunaannya. Apabila melalui pembentangan, sebagai contoh, menggalakkan penceramah untuk berkongsi skrinnya di TV supaya semua orang boleh mengikuti.
Walaupun penganjur mesyuarat anda tidak tegas melarang komputer riba, meninggalkannya di meja anda atau menyimpannya semasa anda memberi tumpuan pada agenda membantu anda mengekalkan gangguan yang tidak diingini (belum lagi pemberitahuan e-mel dan berbual). Tambahan pula, ia tidak dapat dibayangkan akan memberi kesan positif kepada rakan sekerja anda dan mungkin menggalakkan mereka melakukan perkara yang sama.
3 Menghadiri Mesyuarat Tidak Sihat
Terdapat tiga perkara yang anda boleh pasti dalam kehidupan: kematian, cukai, dan jemputan mesyuarat yang tidak perlu. Dan sementara itu sangat mudah untuk hanya mengklik "Ya" pada jemputan dan muncul hanya kerana anda telah ditanya, anda sebenarnya melakukan merugikan kepada rakan sepasukan anda. Apabila anda tidak mempunyai kepentingan dalam satu mesyuarat, yang tidak dapat diketepikan secara praktikal tidak dapat dielakkan. Lebih baik tinggal di meja anda dan menjadi produktif daripada muncul dan kelihatan bosan.
Untuk memerangi ini, pastikan anda mendapat kepala tentang apa yang menjadi persoalan, mengapa penganjur mahu anda di sana, apa (jika ada) yang anda perlukan untuk menyediakan terlebih dahulu, dan apa yang anda harapkan dapat dicapai pada akhirnya. Dengan konteks ini, lebih mudah bagi anda untuk memutuskan sama ada mesyuarat itu benar-benar akan mendapat manfaat dari kehadiran anda, atau jika masa anda akan lebih baik dibelanjakan di tempat lain. Sering kali, maklumat ini dimasukkan dalam agenda atau dalam mesyuarat mengundang diri sendiri, tetapi jika tidak, jangan ragu untuk menyemak secara ringkas dengan penganjur mesyuarat secara bersemuka. Sekiranya anda memutuskan kehadiran anda tidak perlu, terangkan secara terang-terangan pilihan anda kepada penganjur. Jika anda mengendalikannya dengan betul, dia mungkin menghargai kejujuran anda.
Untuk tahap yang tertentu, memberi gangguan hanya sebahagian daripada menjadi manusia. Tiada siapa yang boleh berada di landasan 100% masa itu, dan itu akan kelihatan dalam pertemuan setiap sekali-sekala. Tetapi jika anda mendapati diri anda tidak sengaja meninggalkan setiap mesyuarat tanpa tahu mengapa anda berada di sana, ia patut memperkenalkan beberapa tweak untuk rutin anda.
