Sejak beberapa bulan yang lalu, saya telah berusaha untuk menyusun jadual organisasi saya untuk 2015. Perkara terpenting yang perlu saya lakukan adalah memastikan saya tahu apabila semua kejadian kita berlaku. Tetapi sebelum saya boleh memenatkan mereka ke dalam kalendar saya, saya mula-mula harus memahami apa peristiwa yang saya perlukan untuk merancang.
Untuk bukan keuntungan, acara yang menjadi tuan rumah anda adalah cara utama komuniti anda akan berinteraksi dengan organisasi anda. Dan, sangat penting bahawa mereka mewakili anda dengan baik. Acara tergesa-gesa bersama akan melihatnya-dan menjadikannya kelihatan seperti organisasi anda tidak cekap. Untuk memastikan anda menjadi tuan rumah acara terbaik yang mungkin, penting untuk anda memprioritaskan acara anda dan merancangnya seefektif mungkin.
Sepanjang 10 tahun yang lalu saya telah membelanjakan kerja untuk bukan keuntungan, saya telah mengembangkan empat soalan penting untuk bertanya kepada diri saya sebelum saya membuat keputusan untuk merancang suatu acara.
1. Apa Organisasi Kita Perlu Dari Acara Ini?
Pada asasnya, mengapa anda mempertimbangkan untuk menganjurkan acara ini di tempat pertama? Adakah anda cuba mengumpul wang? Jika ya, berapa banyak? Adakah anda cuba bertemu dengan penyokong baru atau menjalin hubungan baru? Sekiranya bukan penggila dana, mungkin anda cuba menarik pelanggan baru atau mendidik orang yang sudah menjadi sebahagian daripada organisasi anda tentang inisiatif baru.
Jika acara ini tidak melakukan apa-apa untuk anda, mengapa anda melakukannya? Anda perlu menubuhkan apa yang dipertanggungjawabkan oleh organisasi anda dalam hasil kejadian sebelum anda memberi masa dan sumber kepadanya. Ini juga akan membantu anda mengutamakan peristiwa dalam konteks semua aktiviti anda yang lain.
2. Apa yang Perlu Tetamu Anda Dari Acara Ini?
Walaupun anda perlu mempertimbangkan keperluan anda terlebih dahulu, acara itu sebenarnya mengenai tetamu anda. Untuk membolehkan anda mencapai matlamat anda (yang digariskan dengan menggunakan soalan di atas), anda perlu menarik perhatian peserta untuk berinteraksi dengan anda dengan cara yang betul.
Bercakap kepada tetamu masa lalu dan berpotensi tentang apa yang mereka suka tentang acara anda dan apa yang mereka suka pada masa akan datang. Adakah mereka suka seperti "orang dalam" atau diiktiraf secara terbuka kerana kemurahan hati mereka? Ada yang mungkin mengatakan bahawa mereka suka peristiwa yang kuat dan meriah; yang lain mungkin lebih suka malam yang lebih lembut. Manfaat bonus strategi ini adalah bahawa orang yang anda wawancara pasti ingin melihat bagaimana anda mengambil nasihat mereka pada acara seterusnya.
3. Bagaimana Kami Akan Melakukannya?
Sekarang bahawa anda mempunyai rasa apa yang diperlukan oleh tetamu anda, anda perlu memikirkan cara memberi mereka apa yang mereka mahu. Sebagai contoh, jika tetamu anda perlu mempunyai pemahaman yang lebih baik tentang program anda, mungkin anda memutuskan untuk mempunyai pelanggan bercakap pada acara tentang pengalamannya dengan program tertentu, atau anda menunjukkan video dan mengedarkan bahan bacaan tentang model anda. Atau, jika anda mempunyai matlamat penggalangan dana utama dan penonton yang menyeronokkan, mungkin lelongan langsung adalah cara untuk pergi.
Memandangkan ini hanyalah garis besar, anda tidak perlu menyelam terlalu jauh ke dalam butir-butir atau komited sepenuhnya kepada apa-apa lagi. Walau bagaimanapun, jika anda menyedari bahawa anda tidak mempunyai keupayaan untuk melakukan sesuatu yang akan memenuhi keperluan organisasi dan tetamu anda, sekarang adalah masa untuk memikirkannya. Anda tidak perlu membuang idea itu, tetapi soalan ini akan membantu anda memikirkan jika anda perlu mengecilkan atau merekrut bantuan tambahan.
4. Bagaimana Peristiwa Ini Berbeza Daripada Peristiwa Lain?
Tidak ada yang lebih buruk daripada pergi ke acara yang sama dua kali dalam satu tahun-dan tidak ada yang lebih mahal untuk tuan rumah. Jika anda mendapati diri anda merancang makan tengahari, makan malam, dan pameran golf untuk kumpulan penderma yang sama pada tahun yang sama, anda boleh mengharapkan keletihan penderma dan mengurangkan pulangan pelaburan. Sebaliknya, pertimbangkan merancang satu acara utama untuk para penderma, dan kemudian acara yang lebih kecil untuk prospek atau sukarelawan terbaik anda.
Dalam Tindakan
Untuk membantu anda memulakan, inilah strategi contoh untuk acara yang saya baru-baru ini disusun menggunakan empat soalan ini:
Apa yang Kita Perlu?
- Menaikkan $ 50, 000
- Meningkatkan lima penderma
- Tarik 10 penderma baru, tiga pada $ 5K atau lebih tinggi
- Memperkenalkan kempen modal baru
Apa yang Keperluan Para Tetamu?
- Untuk merasa yakin bahawa wang mereka dengan bijak dilaburkan
- Satu peluang untuk melihat program pertama
- Justifikasi untuk memberi lebih-di luar harga tiket
Bagaimana Kami Melakukannya?
- Melibatkan lembaga pengarah untuk menjemput penderma baru
- Sediakan makan tengah hari pra-acara dengan penderma semasa untuk menaik taraf
- Jemput peserta program untuk bercakap
- Sewa pereka baru untuk jemputan dan program
- Makan mereka dengan baik pertimbangkan untuk meminta chef tempatan
- Sediakan kemampuan teks-untuk-memberi
- Sewa band
- Meningkatkan liputan akhbar
Bagaimana Peristiwa Ini Berbeza?
- Makan malam kami hanya duduk-duduk
- Hanya acara yang disasarkan kepada penderma utama kita (60-an-70, kebanyakannya bersara, sebahagian besar sukarelawan masa lalu atau semasa)
- Hanya acara yang dihadiri oleh semua ahli lembaga
- Biasanya dijadualkan untuk musim bunga, pada masa yang sama sebagai tamat pengajian pelanggan
Perancangan acara boleh menjadi tugas yang melelahkan dan memakan waktu-lebih-lebih lagi jika acara anda sebenarnya memenuhi matlamat anda. Tanyakan pada diri anda empat soalan ini, bagaimanapun, dan anda akan dapat strategi yang lebih baik untuk acara anda dan menentukan yang mana yang benar-benar perlu dan berfaedah untuk organisasi anda.
