Tidak kira berapa banyak masa yang kita habiskan untuk cuba mengoptimumkan peti masuk kami-dari mesej pemeriksaan batch untuk menambah lonceng dan peluit-e-mel mengambil alih kehidupan kita. Melihat statistik saya dari bulan lepas, saya menerima dan memproses lebih daripada 10, 000 e-mel (eek!), Jadi mencari cara yang tepat untuk menguruskan semua surat-menyurat dalam talian ini adalah kritikal untuk kewarasan sehari-hari saya.
Walau bagaimanapun, cara "cara yang betul" untuk mengurus e-mel banyak bergantung kepada gaya peribadi anda sendiri. Saya telah mengumpulkan sebahagian daripada strategi yang paling popular dan berjaya supaya anda boleh menentukan mana yang terbaik untuk anda:
1. LIFO: Last In First Out
Teknik ini didasarkan pada membiarkan kesepakatan lama dengan sendirinya. Ini adalah cara paling biasa yang orang berurusan dengan peti masuk mereka, membaca melalui e-mel ke atas (alias, bermula dengan e-mel yang paling baru diterima).
Ini sangat mudah dan intuitif, tetapi terdapat dua risiko utama strategi ini. Risiko pertama adalah bahawa anda mungkin akan berakhir dengan respons yang tidak konsisten. Pada hari-hari bahawa anda mempunyai banyak masa untuk dibelanjakan pada e-mel, anda akan membalas kenalan kilat-cepat. Pada hari-hari yang anda sibuk dan dalam mesyuarat, anda akan mempunyai mesej tersusun dan dikebumikan di bawah e-mel yang lebih baru.
Risiko kedua ialah anda mungkin terlepas peluang yang baik kerana anda tidak menindaklanjuti masa. Jika anda memilih untuk menggunakan strategi ini, tetapi ingin mengurangkan risiko ini, saya akan mengesyorkan menyekat satu atau dua jam sekali seminggu di mana anda beralih ke pendekatan kronologi terbalik (dengan mudah digariskan di bawah). Dengan cara ini, anda akan membersihkan apa-apa yang lama yang mungkin penting.
2. Reverse Chronological
Kebalikan dari LIFO, mengambil pendekatan kronologi terbalik bermakna berurusan dengan e-mel tertua dahulu. Sekiranya anda menggunakan Gmail, anda boleh menukar penyisipan peti masuk anda, dengan hanya mengklik pengirim e-mel di sudut kanan atas.
Dengan strategi ini, anda akan sering dihadapkan dengan e-mel yang lebih keras yang anda buat, yang bagus untuk procrastinators yang kronik. Walau bagaimanapun, terdapat satu kelemahan untuk strategi ini. Sekiranya anda bekerja di tempat dimana anda sentiasa menerima e-mel segera yang benar-benar perlu dijawab dengan segera, mungkin berisiko mengambil pendekatan kronologi terbalik. Dengan itu, anda pasti dapat menggabungkan strategi ini dengan LIFO semasa hari kerja sebenar jika itu berlaku.
3. Yesterbox
Terkenal digunakan oleh Ketua Pegawai Eksekutif Zappos Tony Hsieh, teknik Yesterbox memberi tumpuan kepada menangani hari ini dengan semua e-mel yang anda terima semalam. Hsieh menjelaskan:
Senarai "anda 'lakukan setiap hari hanyalah peti masuk e-mel semalam (oleh itu, ' Yesterbox '). Perkara yang hebat tentang perkara ini ialah apabila anda bangun pada waktu pagi, anda tahu berapa banyak e-mel yang anda perlu capai, ada rasa kemajuan ketika anda memproses setiap e-mel dari kemarin dan mengeluarkannya dari peti masuk anda, dan sebenarnya ada titik apabila anda mempunyai e-mel siri yang tinggal untuk diproses dari semalam. Sebenarnya ada rasa siap apabila anda selesai, yang menakjubkan. "
Ini adalah strategi yang hebat untuk sesiapa sahaja yang merasakan mereka sentiasa tenggelam dalam e-mel. Walaupun saya mengesyorkan membaca keseluruhannya bagaimana, bahagian yang terbaik pasti jumlah kawalan yang akan anda dapatkan semula dalam peti masuk anda. Tidak seperti kaedah lain, sasaran anda tetap sama seperti hari berlalu, dan anda akan mendapati dari masa ke masa anda mendapat lebih banyak cara mengira berapa lama e-mel akan membawa anda masuk. Adakah anda menerima 25 e-mel semalam? OK, yang mungkin membawa anda sedikit lebih sejam. Mempunyai hari yang besar dengan 70 e-mel masuk? Anda boleh merancang ke hadapan dan menyekat masa tambahan untuk menguruskan kelantangan.
4. Kotak masuk Zero
Istilah yang dicipta oleh Merlin Mann, Inbox Zero adalah strategi e-mel yang tujuannya untuk selalu menyimpan peti masuk anda 100% kosong. Terdapat beberapa manfaat besar untuk ini: Semuanya sentiasa ditangani, dan anda tidak membuang masa membaca semula e-mel buat kali ketiga sebelum benar-benar mengambil tindakan. Strategi ini adalah baik untuk pembuat senarai Jenis-A (seperti saya!) Yang suka mempunyai kawalan penuh pada peti masuk mereka. Tetapi dari pengalaman saya, mudah untuk membiarkan peti masuk anda menentukan hidup anda jika anda mengambil terlalu jauh. Petua Pro: Kotak masuk Pasangan Nol dengan Boomerang untuk Gmail, aplikasi yang membolehkan anda memfailkan mesej keluar dari peti masuk anda sehingga tarikh dan masa pilihan anda, supaya anda boleh membuat keputusan antara menjawab dan menangguhkan masa yang akan datang, seperti yang perlu.
Sekiranya anda mencuba untuk kali pertama, saya cadangkan untuk memeriksa cabaran sepanjang minggu Lily Herman untuk kekal di Inbox Zero sebelum memulakan.
Selepas mencuba setiap kaedah, saya boleh mengatakan dengan pasti bahawa memilih strategi adalah mengenai memadankan keutamaan peribadi anda dengan tabiat apa saja yang anda ingin menggalakkan (atau mengecilkan). Anda mungkin mendapati bahawa pencampuran dan pencocokan berfungsi dengan baik untuk anda. Saya pergi lama di Inbox Zero dan telah memutuskan bahawa tekanan untuk mendapatkan beberapa yang terakhir dilakukan tidak berbaloi. Tetapi saya menyimpan peti masuk saya di bawah 20 e-mel pada waktu saya tidur setiap malam-hanya cukup pendek sehingga saya dapat melihat mereka semua di skrin saya untuk memeriksa dengan pantas bahawa tiada apa-apa yang jatuh melalui retak. Selagi anda bukan hamba ke peti masuk anda dan sesiapa sahaja yang perlu mendengar daripada anda mendapat jawapan tepat pada masanya, siapakah yang akan menilai?
