E-mel. Tidak boleh hidup dengannya. Tidak dapat kerja anda tanpa ia. Adakah saya betul?
Tahun lepas kami menghantar lebih daripada 2.5 bilion e-mel. Dan inilah berita buruk. Walaupun terdapat banyak peluk, jumlah itu hanya dijangka berkembang. Jumlahnya adalah masalah, seperti masa yang anda belanjakan. Malah, laporan mengatakan anda menyemaknya kira-kira 36 kali sejam. 36 kali. Dalam satu jam sahaja.
Sebaik sahaja anda mula melabur dengan apa yang ada dalam peti masuk anda, ia mengambil masa kira-kira 16 minit untuk menumpukan semula perhatian anda pada kerja lain anda. Oh, dan jika anda memerlukan dokumen yang dikebumikan di dalam e-mel anda di suatu tempat, anda akan mengambil masa kira-kira dua minit untuk menemuinya. Adakah matematik: Ini dengan cepat menambah wabak pada produktiviti anda.
Anda memerlukannya untuk melakukan pekerjaan anda. Anda tidak boleh merosakkannya seperti kebiasaan yang tidak baik. Sebenarnya, tidak ada keraguan sesuatu yang banyak bergantung kepada maklumat, persetujuan, atau jawapan daripada rakan sekerja supaya anda dapat bekerja dengan lebih baik.
Tetapi jika anda tidak jelas tentang apa yang anda mahu daripada orang lain apabila anda menghantar e-mel, atau jika anda tidak bertanya soalan yang baik, ingat bahawa 36 kali sejam? Ya, lihatlah anggaran itu meningkat dengan ketara. Saya ragu bahawa bunyi menarik. Berikut adalah empat petua yang boleh anda gunakan untuk meminimumkan dan mempercepat pertukaran anda dan berkomunikasi lebih baik dari sebelumnya.
1. Memperjelas Soalan Anda
Pernahkah anda membuang idea kepada rakan sekerja dan berakhir dengan, "Pikiran?" Jika matlamat anda adalah untuk mendapatkan masukan dari seseorang pada tarikh akhir yang ditekan, hala tuju projek, atau cadangan mengenai pilihan, anda perlu memberi kepadanya sesuatu yang lebih khusus untuk bekerja dengan. Lagipun, dia tidak mahu menghabiskan lebih banyak masa untuk mencuba membaca mesej anda daripada yang anda mahu habiskan untuk membaca responsnya.
Jika anda baru saja menghantar pelan yang memerlukan tindakan, sebagai contoh, bukannya berakhir dengan terbuka dan samar-samar, "Pikiran?" Bertanya soalan khusus, seperti, "Apa yang diperlukan untuk melaksanakan pelan ini secara realistik pada minggu depan ? Izinkan saya tahu jika ada apa yang saya boleh lakukan untuk mendapatkannya ASAP. "Rakan sekerja anda dapat bertindak balas dengan cepat dan terus, dan anda akan mendapat sambutan yang lebih tinggi.
2. Potong ke Chase
Sarah, ahli projek Type A yang anda kerjakan dengan kerap, mahu semua minggu lebih awal dari masa ke semasa. Dia ada lagi. Anda mendapat e-mel untuk dihantar dengan tarikh akhir yang singkat. Anda kecewa dan tergoda untuk bertindak balas dengan, "Bolehkah anda memberi saya lebih banyak masa untuk projek itu?" Dengan harapan merundingkan semula tarikh akhir. Jika anda berbuat demikian, ia akan mengambil setengah lebih banyak respons untuk menyelesaikan garis masa sahaja.
Sebaliknya, beritahu rakan sekerja anda tentang kemampuan anda untuk melakukan, dan biarkannya. "Hei Sarah, saya mempunyai tiga projek yang diprioritaskan dalam barisan saya sekarang. Saya akan mendapat ini pada akhir hari Khamis depan. Sekiranya saya dapat menyelesaikannya lebih awal, saya akan memberitahu anda. Terima kasih atas kesabaran anda. "Boom. Selesai.
3. Hentikan Soalan-soalan Menjawab
Sesetengah mesej menghasilkan mel yang tidak perlu kerana anda secara tidak sengaja menjemput respons. Untuk mengelakkannya, berhenti menutup dengan, "Adakah ini masuk akal untuk anda?" Sebaliknya, katakan "Beritahu saya jika anda mempunyai soalan." Jika penerima mempunyai pertanyaan, dia akan memberitahu anda; Jika tidak, dia akan tahu bahawa tiada respons diperlukan.
Anda juga boleh menutup dengan sesuatu seperti, "Izinkan saya tahu jika kita tidak sejajar dengan ini, " atau "Beritahu saya jika anda ingin bercakap tentang perkara ini lagi." Bahasa ringkas ini menjelaskan bahawa perbualan ditutup kecuali ada isu pada akhir penerima.
4. Jangan mengabaikan Tajuk
Garis subjek mesej anda adalah emas kecekapan. Gunakan harta tanah itu untuk memberikan pembaca kepada anda tentang berapa banyak perhatian yang mereka perlukan untuk dibelanjakan dan kapan. Kepala e-mel yang berlebihan di laluan itu.
Gunakan tajuk anda untuk menunjukkan keperluan segera, penghantaran, dan garis masa. Sebagai contoh, tajuk boleh membaca sesuatu seperti, "Tindakan yang diperlukan oleh tengah hari Jumaat | Projek Acme yang dijadualkan minggu depan. "
Sekarang pembaca anda tahu bahawa ini memerlukan perhatian. Dia sedar bahawa ada tarikh akhir untuk memberi respons dan kerja yang perlu difokuskan untuk disiapkan pada minggu depan. Penyataan tunggal, konkrit itu menghalang satu tan belakang dan sebagainya.
Memandangkan berapa banyak e-mel masa dan perhatian yang diperlukan, sebagai penghantar dan penerima, anda dapat melihat bagaimana beberapa teknik mudah akan membantu anda menghantar mesej yang menjana kurang respons dan memulihkan komunikasi keseluruhan antara anda dan rakan sekerja atau pelanggan anda . Bukankah itu sejuk? Apabila anda membuat komunikasi anda lebih cekap, anda tidak akan merasakan lebih banyak kawalan dalam peti masuk anda, rakan sekerja anda akan menghargai betapa cekap anda membantu mereka juga.
Tetapi, perlu diingat bahawa kadang-kadang pertaruhan terbaik anda adalah hanya untuk mengambil perbualan di luar talian. Sebagai peraturan, jika anda tidak dapat menyelesaikan masalah dalam tiga pertukaran e-mel, atau miskomunikasi terjadi karena thread yang gila, sarankan perbualan langsung sehingga Anda dapat menyelesaikan masalah dengan cepat.
