Anda berlari dari mesyuarat ke mesyuarat. Kotak masuk anda dipenuhi dengan kasau (dan anda hampir ke sini dengannya). Anda menghabiskan berjam-jam dan jam bekerja setiap hari dan masih tidak berasa seperti anda telah membuat penyok dalam senarai tugas anda.
Kami faham. Kami telah berada di sana. Dan kita tahu bahawa tidak akan ada cukup waktu pada hari itu. Oleh itu, kami telah menyusun senarai tip produktiviti utama yang membantu memanfaatkan masa yang ada.
Dari merancang serangan anda pada hari ini untuk memastikan e-mel daripada membuat anda turun untuk berhadapan dengan gangguan yang selalu kelihatan muncul, kami akan membantu anda menyelesaikan semua yang dilakukan secepat mungkin agar anda akhirnya mempunyai masa untuk perkara lain (seperti, anda tahu, tidur).
Perancangan Dosamu
- Jangan terlalu banyak perkara yang boleh anda lakukan dalam sehari. Daripada membuat senarai besar-besaran (dan berasa kecewa apabila anda tidak menyelesaikannya), cubalah buat senarai tugas 1-3-5: Rancang untuk mendapatkan satu tugas besar, tiga tugas bersaiz sederhana, dan lima tugas kecil yang dilakukan setiap hari.
- "Jika saya sudah selesai sesuatu, saya menuliskannya dan periksa senarai itu. Ia sentiasa terasa baik untuk melihat sesuatu yang dilakukan. " Michael Peggs, @michaelpeggs
- Cobalah melampirkan emosi kepada tugas anda: Mengingatkan diri anda bahawa menyelesaikan sebuah lapangan pelanggan besar akan membuat anda merasa "berjaya" atau membungkus kembali cukai anda akan memberikan anda "bantuan besar" mungkin hanya rangsangan yang anda perlukan untuk menguasainya.
- Jangan sekali-kali meletakkan projek besar sebagai satu perkara yang perlu dilakukan pada senarai anda. Sebaliknya, masukkannya ke tugas yang lebih kecil untuk membantu anda berada di landasan dengan mencapai matlamat akhir anda.
- "Terima kasih kepada Evernote, sistem organisasi saya telah berubah dari mash-up halaman notebook, nota melekit, dan Teks Edit fail ke dalam sistem Evernote bersepadu yang tenunan, yang diselaraskan di seluruh komputer riba, telefon bimbit dan tablet saya. Daripada nota pelanggan untuk draf blog untuk skrip ucapan, semuanya ada di sini. " Michael Terrell, @michaelterrell
- Seperti yang anda fikirkan tentang semua perkara yang perlu anda lakukan-baik dalam kerja dan dalam kehidupan-pertimbangkan tugas-tugas yang boleh anda keluarkan dari pinggan anda dengan penyumberan luar.
- Dapatkan perkara yang anda suka lakukan terlebih dahulu terlebih dahulu. Ini akan menggalakkan anda untuk melakukannya dengan lebih cepat supaya anda boleh mendapatkan tugas yang anda nikmati lebih banyak, menjadikan seluruh hari anda sedikit lebih baik.
- Lengkapkan satu tugas penting sebelum makan tengahari. Dengan mendapatkan satu perkara yang besar dari awal, anda boleh mengambil rehat makan tengah hari dan memulakan petang yang segar, tanpa merasa panik tentang perkara yang besar dalam senarai anda.
- "Setiap hari Ahad, saya membuat senarai apa yang perlu saya lakukan minggu itu. Saya menghalang satu hari untuk mendapatkan barang-barang yang dilakukan. Saya menyimpan 30 minit terakhir setiap hari kerja untuk membuat rancangan untuk hari berikutnya dengan tiga tugas keutamaan. Saya juga menggunakan 30 minit terakhir untuk menutup tugas dan menyemak e-mel. Ini membuat pagi-pagi lebih awal lebih mudah! " Anna Runyan, @classycareer
- Terdapat banyak sistem pengurusan tugas di luar sana, sehingga pada akhirnya, ia adalah tentang mencari apa yang berfungsi untuk anda dan berpegang kepadanya. Sentiasa mencuba sistem baru akan membazir masa anda dalam jangka panjang, jadi belilah sebulan untuk bereksperimen, dan kemudian komit. Petunjuk: Sistem utama anda mungkin gabungan beberapa!
Berurusan Dengan E-mel
- Hanya semak e-mel pada waktu tertentu pada siang hari, dan cuba untuk mengehadkannya hanya 4-5 kali sehari. Sekiranya anda tidak mempunyai kawalan diri yang hampir ini, gunakan alat seperti Jeda Pintas Dalam Kotak untuk memastikan e-mel tidak muncul dalam peti masuk anda sehingga anda bersedia untuk mereka.
- Sekiranya email benar-benar membuat anda turun, cubalah sistem Pengurusan Masa Ninja untuk hanya menyemaknya dua kali sehari.
- Perlu menjawab e-mel terburu-buru? Tambah tanda tangan "Dihantar dari iPhone saya" di bahagian bawah halaman-walaupun anda menghantar e-mel dari komputer anda. Walaupun anda tidak sepatutnya melakukan ini sepanjang masa, ia adalah cara yang cepat untuk mengeluarkan beberapa balasan satu ayat tanpa orang yang berfikir anda bersikap kasar.
- Mendekati e-mel anda dari segi berapa lama ia akan membawa anda untuk membalasnya. Sekiranya mengambil masa kurang dari tiga minit untuk menjawab, lakukan saja sekarang. Sekiranya ia mengambil lebih daripada itu, tetapkannya. Dan kemudian, apabila anda mempunyai sebahagian besar masa, menangani yang pertama.
- Semakin cepat anda bertindak balas, maklum balas yang lebih singkat anda dibenarkan-dan masa yang kurang anda harus membazir dengan penjelasan "Maaf untuk tanggapan tertangguh". Oleh itu, jika anda tidak dapat membalas e-mel dalam masa 48 jam, sekurang-kurangnya bertindak balas dengan cepat "Saya akan sampai ke ini tidak lama lagi!"
- Sekali seperempat, lakukan kotak masuk yang bersih dan arsipkan semua mesej yang lebih lama dari dua hingga tiga bulan. (Secara serius, menjawabnya pada ketika ini hanya akan memalukan.) Sebagai e-mel yang anda langgan untuk melancarkan ke dalam peti masuk anda, membuat keputusan snap mengenai sama ada anda sebenarnya membaca atau jika anda harus berhenti melanggan.
- "Elakkan menyemak e-mel perkara pertama pada waktu pagi. Sangat mudah untuk diselubungi dengan membalas mesej. Saya dapati apabila saya menunggu sehingga selepas saya menyelesaikan beberapa perkara keutamaan pada senarai tugasan saya, saya dapat memberi lebih banyak perhatian kepada e-mel, dan saya juga merasakan saya juga telah melakukan kerja saya. " Hannah Morgan, @careersherpa
- Gunakan jawapan terik untuk mengelakkan menaip perkara yang sama berulang kali. Untuk mana-mana e-mel yang anda hantar secara teratur-atau sekadar sebahagian daripada e-mel, seperti perenggan wrap-up-buat maklum balas kalis yang boleh anda pop apabila anda memerlukannya. Tidak pernah mendengar respons kalengan? Ketahui lebih lanjut di sini
- Sediakan penapis automatik untuk segera tarik e-mel keluar dari peti masuk anda dan ke dalam folder yang betul. (Ini adalah pilihan yang baik untuk perkara seperti surat berita yang anda mahu kembali pada masa anda sendiri.)
- Gunakan Boomerang untuk menarik e-mel keluar dari peti masuk anda sehingga anda bersedia untuk berurusan dengan mereka. Ini berguna untuk dua sebab: Pertama, ia mendapat mesej dari pandangan dan pemikiran, memberikan anda ruang untuk memikirkan perkara-perkara lain. Kedua, ia secara automatik mengingatkan anda tentang e-mel yang akan datang, memberikan anda satu tugas yang kurang untuk dibimbangi dengan menjejaki sendiri.
- Ingin mendapatkan e-mel kurang dalam peti masuk anda? Cuba buat auto-responder dengan jawapan kepada soalan yang sering ditanyakan. Sekiranya mungkin, sentiasa menjawab e-mel dengan pernyataan dan bukan soalan untuk mengelakkan terlalu banyak bolak-balik.
Menguruskan Mesyuarat
-
Jangan menjadualkan lebih banyak masa daripada yang anda perlukan. Kebanyakan mesyuarat dijadualkan untuk satu jam penuh, apabila mereka harus 20 minit, 30 minit, atau 45 minit max .
-
Jangan jadualkan "kemas kini kemas kini" -membuat kemas kini hampir boleh berlaku melalui e-mel. Sekiranya tujuan mesyuarat itu bukan sama ada untuk membuat keputusan atau menyelesaikan tindakan bersama-sama, batalkannya (atau mencadangkan kepada bos anda bahawa ia tidak perlu).
-
Kelompokkan pertemuan anda secara berturut-turut untuk mengelakkan daripada beralih dari mod mesyuarat ke mod kerja terlalu sering atau berurusan dengan waktu yang janggal antara pertemuan di mana anda merasa seperti anda tidak dapat melakukan apa-apa. Lebih baik lagi, jadilah hari tanpa mesyuarat sehingga anda mempunyai sekurang-kurangnya satu hari ketika anda benar-benar boleh menyelam ke dalam kerja yang fokus.
-
Jika anda bertemu dengan seseorang di luar pejabat, fikirkan sama ada anda benar-benar perlu bertemu secara peribadi. Bolehkah matlamat anda dapat dicapai dengan panggilan telefon atau persidangan video?
-
Jadilah sangat proaktif untuk menjaga mesyuarat di landasan yang betul. Hantarkan semua orang agenda untuk setiap mesyuarat, dan, jika perbualan itu mematikan topik, jangan takut untuk mengecilkannya. Sederhana, "Mari kita menjadualkan masa untuk membincangkannya nanti jika ia membantu, kerana kita hanya mempunyai 10 minit lagi, "Berfungsi dengan sempurna.
-
Mempunyai mesyuarat telefon satu-satu? Rahsia bertujuan untuk menyimpannya di bawah 19 minit. Ini akan membantu anda menjaga chit-chatting bersahabat dengan minimum dan terus ke titik. Dan jika perbualan sedang berlaku dan teruskan, berikan alasan yang bagus untuk kenapa anda perlu menggantung (seperti hentian keras atau telefon mati).
Menguasai Pengurusan Masa
- Bina jadual anda berdasarkan masa terbaik anda untuk menyelesaikan sesuatu. Tahu bahawa anda berada di tempat pada waktu pagi? Tetapkan masa ini untuk kerja yang terfokus, dan cuba dan bebas dari pertemuan atau gangguan. Sentiasa memukul kesesakan sekitar 3 petang? Rancang satu jam di sini setiap hari untuk tugas yang tidak masuk akal.
- "Jangan memandang rendah kuasa kecil masa untuk menyelesaikan sesuatu. Daripada membuang masa selama 15 minit di antara mesyuarat, tentukan senarai tugas-tugas kecil yang boleh anda ketinggalan dalam 15, 10, atau bahkan lima minit: Jawab e-mel, hubungi kenalan, dapatkan bacaan industri.
- Tidak pasti di mana semua masa berharga anda akan berlaku? Gunakan tracker seperti Waktu Penyelamatan atau Toggl untuk menyimpan tab pada apa yang anda lakukan sepanjang hari. Sepanjang seminggu atau dua, anda akan mula memahami apa yang menjadi penyebab yang menghisap masa dan dapat merancang serangan anda untuk bagaimana anda akan menyingkirkannya.
- Anda tidak perlu bekerja sepanjang hujung minggu, tetapi cuba mencari beberapa jam untuk membersihkan peti masuk anda, mengetuk tugas yang lebih kecil, tidak masuk akal, dan mendapatkan permulaan di mana-mana projek yang menjulang. Melakukannya sambil menonton filem pada malam hari Ahad boleh menjadi cara yang baik untuk menyelesaikannya tanpa rasa seperti anda melakukan kerja yang terlalu banyak.
- Gunakan tarikh akhir dan had masa untuk kelebihan anda. Walaupun anda tidak mempunyai tarikh akhir pada tugas, tetapkan untuk diri sendiri. Mengetahui bahawa anda hanya mempunyai dua jam untuk mendapatkan sesuatu yang dilakukan akan membantu memastikan anda tidak membazirkan sejam di internet.
- Ia kedengarannya tegas, tetapi pastikan untuk menjadualkan banyak rehat sepanjang hari anda. Kami adalah yang paling produktif apabila kami mempunyai sebahagian daripada kerja yang difokuskan diikuti oleh rehat yang pendek. Cuba gunakan pemasa dalam talian untuk mengingatkan diri anda untuk bangun dari meja anda, ambil makanan ringan atau air, atau berbual dengan rakan sekerja selama beberapa minit sebelum kembali ke batu giling.
- Belanjawan masa terhad untuk gangguan kegemaran anda. Mengetahui bahawa anda akan menghabiskan 10 minit di Instagram selepas anda bekerja selama beberapa jam boleh membantu anda mengelakkan membuang masa sekarang. Tambahan pula, menggunakannya sebagai ganjaran untuk mendapatkan kerja keras boleh membantu anda bermotivasi.
- "Jika anda menghadapi masalah untuk memulakan sesuatu projek, buatlah diri anda bermula dengan berlari. Dengan kata lain, tetapkan sejumlah masa atau jumlah kerja tertentu pada projek yang perlu anda lakukan sebelum bergerak ke apa-apa lagi. " 43 Folder
- "Sentiasa mempunyai tugas sandaran. Ada kalanya kehidupan akan cuba menggagalkan produktiviti anda: Seseorang yang anda perlukan untuk bercakap tidak boleh didapati, internet turun, atau anda tidak boleh memberi tumpuan kepada tugas di tangan. Sentiasa mempunyai pilihan lain supaya anda dapat melakukan sesuatu walaupun anda tidak dapat menyelesaikan tugas utama anda. " Pengurusan Masa Ninja
Berurusan Dengan Kegelisahan
- "Saya mematikan komputer saya dan meninggalkan telefon saya di tempat-tempat yang ganjil yang menghalang saya segera mencarinya. Itu memastikan saya terputus dan hadir sepenuhnya. Dan sebenarnya adalah saya tahu bahawa otak saya memerlukan rehat, jika tidak, perniagaan saya akan menderita. " Christie Mims, @revolutionsclub
- Perlu menetapkan segera untuk memastikan rakan sekerja anda tidak mengganggu anda? Pop dalam fon kepala anda. Ia bukanlah bukti bodoh, tetapi orang kurang berkemungkinan mendekati anda dengan soalan yang tidak mendesak atau gosip jika anda melihat dipasang dan tugas.
- Apabila anda tersandung pada artikel yang menarik, jangan biarkan membaca mereka sekarang dalam cara produktiviti anda. Sebaliknya, gunakan perkhidmatan seperti Pocket atau Instapaper untuk menyimpannya untuk dibaca kemudian apabila anda mempunyai lebih banyak masa (seperti mungkin pada perjalanan anda).
- Menetapkan masa tanpa internet setiap minggu. Walaupun banyak kerja kita bergantung pada internet, masih ada perkara yang perlu kita lakukan tanpa itu-dan ini sering menjadi tugas yang difokuskan yang kita paling banyak mengelakkan. Matikan Wi-Fi anda selama beberapa jam setiap minggu untuk menyelam tugas-tugas tersebut.
- Dapatkan agresif mengenai cara anda menggunakan media sosial di tempat kerja. Idealnya, anda tidak boleh menggunakannya sama sekali. Sekiranya anda perlu, hadkan kepada "masa gangguan" yang ditetapkan dan lumpuhkan log masuk automatik supaya anda mempunyai halangan setiap kali anda menyiarkan Facebook. Perlu menjadi agresif? Cuba aplikasi seperti SelfControl untuk menyekat akses anda semasa hari kerja.
- Berhentilah cuba multitask! Kami benar-benar tidak dibina untuk itu, dan ketika ia mungkin merasa seperti anda semakin banyak dilakukan, semuanya akan membawa anda lebih lama. Sekiranya ini sukar untuk anda, belanjakan seminggu atau dua mono-tasking secara agresif.
- "Sama seperti multitasking, kekacauan membebankan deria anda dan menjadikannya lebih sukar bagi anda untuk menyelesaikan sesuatu. Oleh itu, jika anda mendapati diri anda mempunyai masalah untuk berfokus, lihatlah di meja anda (dan desktop komputer anda) untuk melihat sama ada mana-mana daripada mereka memerlukan sedikit merapikan. " Ooomf
- Jangan ragu untuk menutup diri daripada rakan sekerja apabila anda memerlukan masa fokus. Jika anda menggunakan sistem sembang dalaman, letakkan mesej "Jangan Ganggu" anda, membiarkan orang tahu bahawa anda bekerja pada sesuatu dan apabila anda akan tersedia lagi. Dan jika anda mempunyai pejabat yang sebenarnya dengan pintu? Tutupnya, dengan nota bagus di bahagian depan yang menerangkan perkara yang sama.
- Untuk tumpuan utama, pastikan tiada peranti anda ditetapkan untuk ping anda apabila mesej baru masuk. Bahkan sesuatu yang kecil seperti buzz dari telefon anda boleh mencukupi untuk menghancurkan aliran yang produktif.
