Saya suka menulis, dan saya suka semua "peraturan" yang datang bersama-sama dengannya. Dan semasa saya menyalin tweet dan siaran Facebook saya sebelum saya berkongsi dengan dunia ini sedikit untuk kebanyakan orang, saya fikir terdapat beberapa peraturan menulis yang harus kita semua ikuti-terutamanya di tempat kerja.
Tetapi ramai di antara kita (termasuk diri saya) memecahkan mereka setiap hari, selalunya tanpa menyedarinya. Dan walaupun prosa yang sempurna mungkin tidak menjadi yang paling penting di setiap pejabat atau industri, mungkin ada seseorang-rakan sekerja, pelanggan, atau bos anda-yang melihat tulisan anda dan, lebih buruk lagi, membuat keputusan profesionalisme anda berdasarkannya .
Jadi, sebelum membuat draf e-mel lain, perhatikan kesilapan menulis tempat kerja yang paling biasa, dan ikuti panduan ini untuk mengelakkannya.
1. Menulis terlalu tipikal
Contoh: Thx untuk maklum balas ur, Joe! Akan f / u esok.
Saya cukup bernasib baik untuk bekerja di persekitaran yang cukup kasual-di mana kita boleh (dan lakukan) memakai flip-flops untuk bekerja dan massa-e-mel ridiculously Photoshopped snapshots wajah antara satu sama lain.
Tetapi keghairahan itu bukanlah norma untuk setiap pejabat, yang mana ia adalah lebih baik untuk menjadi lebih formal daripada yang tidak sepele dalam penulisan profesional anda. Walaupun itu jelas bermakna melangkaui singkatan dan slang, ia juga bermakna menulis dalam kalimat lengkap, menggunakan ejaan yang betul, dan mengelakkan nama samaran. Mungkin datang saat anda cukup selesa untuk bercakap lebih santai dengan penerima mesej anda, tetapi dalam perniagaan, selalu lebih baik untuk memainkannya selamat (dan profesional) daripada menyesal.
2. Menggunakan Suara Pasif Daripada Aktif
Contoh: Dokumen yang dilampirkan diterima oleh pasukan.
Mari kita dapatkan cara ini terlebih dahulu: Suara pasif - iaitu apabila penerima tindakan adalah subjek ayat (dalam kes ini, dokumen itu) - bukannya tidak tepat dari segi tatabahasa. Tetapi ayat-ayat yang diungkapkan secara pasif sering kelihatan janggal atau tidak jelas. Suara aktif-apabila seseorang yang mengambil tindakan adalah subjek hukuman-biasanya lebih langsung dan jelas. Ia juga berbunyi lebih berwibawa, dan boleh menjadi cara yang lebih baik untuk menunjukkan pemilikan atau tanggungjawab untuk apa yang telah anda lakukan. ("Saya menyelamatkan pelanggan $ 5, 000" menunjukkan prestasi anda jauh lebih baik daripada "$ 5, 000 diselamatkan.")
3. Mata Kegirangan Lebih Menggunakan
Contoh: Hi Bob! Harap anda mempunyai hujung minggu yang hebat! Saya mahu menindaklanjuti laporan Q1, dan berharap anda mungkin dapat menghantar saya draf terbaru-tidak tergesa-gesa sekalipun! :-)
Saya pasti mendapat sebab-sebab mengapa orang mendapat seruan-gembira dalam penulisan profesional. Ia boleh menjadi mudah untuk menyalahgunakan nada atau emosi di sebalik e-mel jika tidak memaparkan sifat-sifat yang sangat jelas, dan orang sering merasai tulisan mereka dengan mata seru dalam usaha untuk menunjukkan bahawa mereka bersahabat. Tetapi sebenarnya, ia hanya tidak profesional-dan lebih teruk lagi, ia boleh dijumpai sebagai remaja. (Sama berlaku untuk emotikon-wajah tersenyum tidak akan mendapat titik anda dengan cara yang bijak-berbunyi.)
Ingatlah bahawa tanda seru bermaksud menunjukkan penekanan, dan mereka cenderung kehilangan makna apabila terlalu banyak digunakan. Gunakannya dengan berhati-hati, dan, apabila ragu-ragu, tidak langsung.
4. Menulis Talian Tertakluk Vague
Contoh: Subjek: Selasa; Badan: Saya memerlukan laporan Q1 yang dihantar pada hari Selasa depan.
Subjek e-mel anda harus menjadi ringkasan cepat dari apa yang ada dalam tubuh. Ini adalah konsep yang sangat mudah, yang menghairankan, masih belum dipegang oleh majoriti dunia kerja. Tetapi, apabila sebahagian besar daripada kita menerima lebih daripada 200 e-mel setiap hari dan sering perlu mengimbas melalui kotak masuk yang dijejak untuk topik yang kami cari, ia boleh menjadi kesilapan penulisan perniagaan yang menyebalkan untuk meninggalkan garis subjek anda samar-samar.
Dengan semua komunikasi profesional, matlamat anda adalah untuk memberikan kejelasan secepat mungkin-dan dalam e-mel, yang bermula dengan baris subjek anda. Dalam contoh di atas, "Laporan Q1: Disebabkan Selasa Depan" akan menjadi lebih jelas daripada sekadar, "Selasa."
5. Mendapatkan Jargon-Selamat
Contoh: Bolehkah anda tarik nombor FS dan periksa bahawa selari STH kami?
Walaupun anda mungkin berfikir bahawa menggunakan kata kunci industri atau syarikat membuat anda terdengar profesional dan tahu, ia mengalahkan tujuan anda jika tiada siapa yang dapat memahami apa yang anda katakan. Ingat, walaupun anda fikir penerima langsung anda akan tahu apa yang anda bicarakan, mesej anda boleh disampaikan kepada orang lain, di dalam dan di luar organisasi anda.
E-mel atau notis terbaik adalah yang membuat titik (atau permintaan anda atau jawapan anda) mudah dilihat, dan jargon tidak perlu mengaburkan tujuan itu.
Ya, kita semua melanggar peraturan ini dari semasa ke semasa (hei, saya telah menghantar banyak muka senyuman melalui email interoffice pada hari saya). Dan dalam e-mel cepat di pejabat kasual kepada rakan sekerja yang rapat, setiap sekarang dan kemudian? Baiklah. Tetapi, pada umumnya, pertaruhan terbaik anda adalah untuk memainkannya dengan selamat, kekal profesional, dan mengkaji semula kerja anda untuk memastikan kesilapan biasa ini daripada komunikasi bertulis anda.
Ingin teruskan penulisan anda? Begini bagaimana anda boleh menjadi penulis yang lebih baik dalam masa 10 minit.
