Terdapat beberapa perkara yang lebih mengecewakan daripada menghabiskan berjam-jam menulis (dan memadam dan menulis semula) email lima kalimat sempurna-dan kemudian tidak mendapat respons yang anda harapkan. Anda fikir pengurus anda akan gembira, tetapi sebaliknya, dia terdengar, baik, marah.
Apa yang berlaku? Adakah anda menghantar mesej anda pada masa yang salah? Adakah anda tidak membuat permintaan anda cukup jelas? Adakah ucapan anda terlalu mesra? Adakah anda mengeluarkan getaran yang salah?
Sungguh mengejutkan, isu ini boleh diturunkan kepada sesuatu yang lebih mudah: beberapa kata. Kata-kata yang sangat mungkin dalam e-mel yang telah anda hantar hari ini.
Baru-baru ini, saya menulis artikel mengenai kata-kata yang memberikan kesan yang salah dalam e-mel, dan saya terkejut melihat berapa ramai profesional (terutamanya majikan dan pengambilan pengurus) membuat tweet saya dengan lebih banyak cadangan untuk menambah senarai itu.
Apa sajakah perkataan yang paling sering mereka bawa? Baca 'em dan menangis.
1. Juga
Saya mengakuinya: Saya mempunyai ketagihan pada perkataan "juga." Ia mendapat titik di mana saya perlu melakukan pembacaan khas mengenai e-mel saya untuk memastikan saya tidak memasukkannya lebih daripada sekali dalam apa-apa mesej yang diberikan. Menggunakan "juga" terlalu kerap boleh kelihatan seperti anda meminta lebih banyak, dan jika anda berada di akhir penerimaan semua item tindakan itu, ia boleh menjadi sangat menentukan apa yang harus ditangani terlebih dahulu.
Kata peralihan diperlukan untuk e-mel walaupun, jadi apa yang pengirim e-mel lakukan? Beberapa alternatif kegemaran saya termasuk "sebagai tambahan, " "tambahan pula, " "bangunan pada itu, " dan "pada nota lain."
2. Mungkin
Sama seperti "mudah-mudahan" (yang saya bicarakan dalam artikel lain), perkataan ini menambah tahap ketidakpastian terhadap apa yang anda katakan ketika tidak perlu.
Sebagai contoh, bukannya menghantar e-mel yang berkata, "Saya mungkin dapat melakukan ini hari ini pada pukul 5 petang, " menjadi lebih konkrit dengan tarikh akhir anda. Ambil "mungkin" sama sekali. Atau, jika anda benar-benar tidak pasti jika anda akan selesai pada tarikh akhir anda, berikan tarikh akhir yang baru, atau sekurang-kurangnya lebih banyak fleksibiliti. Malah mengatakan bahawa anda akan dilakukan dengan "akhir hari ini" atau "pada hari esok apabila anda tiba di pejabat" terdengar lebih mudah daripada "mungkin." Senario kes terburuk: Anda memandang terlalu banyak masa yang diperlukan dan menyampaikan barang-barang awal. Dalam sejarah kerja, tiada siapa yang pernah mengadu tentang itu.
3. Cuba atau Cuba
Yoda pernah berkata, "Adakah atau tidak, tidak ada cubaan, " dan dia mempunyai titik yang baik.
"Cuba" atau "cuba" berada di bawah wilayah yang sama dengan "mungkin" kerana ia tidak memberi sebarang petunjuk bahawa anda merasa yakin dengan apa yang anda lakukan. Sebenarnya, beberapa majikan yang menulis tweet memberitahu saya bahawa apabila seorang pekerja menggunakan frasa yang sama, mereka hanya menganggap bahawa dia tidak boleh melakukan apa yang ditanya, tempoh.
Adakah anda benar-benar mahu bos anda meragui anda kerana satu perkataan? Biar saya menjawabnya untuk anda: Tidak. Kali seterusnya anda mendapati diri anda menggunakan "cuba" dalam e-mel, mengeluarkannya. Jika anda benar-benar tidak pasti sama ada anda boleh melakukannya, tanyakan kepada diri anda mengapa-jika itu kerana anda tidak mempunyai maklumat penting atau kemahiran khusus, menjangkau pihak-pihak yang berkenaan dan mengetahui apa yang anda perlukan untuk mendapatkan atau mencapai untuk menjadikan anda "Cuba" menjadi "lakukan." Jika itu tidak mungkin, pengurus anda ingin tahu dengan serta-merta. Selagi anda menjelaskan mengapa (contoh: "Saya tidak mempunyai kelulusan untuk mengakses pemacu yang dikongsi bersama itu"), dia akan faham dan sama ada membantu anda memadam halangan atau hanya menyerahkan semula tugas itu.
4. Jujur
Sekiranya terdapat sebarang perkataan yang bersaing dengan "harfiah" untuk istilah yang paling sering digunakan, "jujur" akan berada di sana. Orang-orang menanamnya ke dalam e-mel sepanjang masa sebagai pengisi, dan selepas beberapa ketika, pencarian untuk menunjukkan kejujuran mula merasa tidak sah-seolah-olah anda membiarkan seseorang dalam rahsia besar, itu sama sekali bukan rahsia.
Jujur, potonglah.
5. Fikirkan
Orang bercakap mengenai frasa yang layak setiap masa ("Saya tidak pasti jika ini adalah idea yang baik, tetapi …"), tetapi yang kelihatan seperti sering muncul adalah "Saya fikir …" Saya tidak benar-benar memikirkan perkara ini sehingga seorang pengurus pengambilan menyiarkannya kepada saya, jadi saya melalui e-mel dari pekerja saya untuk melihat apakah itu benar.
Sudah cukup, ada. "Saya fikir kita perlu bergerak ke hadapan." "Saya fikir kita perlu duduk dan bercakap mengenai perkara ini." "Saya fikir kita semakin rapat." Terdapat beberapa e-mel yang digunakan oleh orang-orang yang menggunakan frasa ini tiga kali dalam satu perenggan. Dan semasa saya melihat kedua-dua jantina menggunakannya, wanita cenderung menulis "Saya rasa" lebih kerap.
Kali seterusnya anda menghantar mesej, letakkan "Saya rasa …" dan kongsi pandangan anda. Lagipun, jika e-mel itu datang dari anda, sesiapa yang anda menghantarnya akan segera menimbulkan sebarang pemikiran di dalamnya kepada anda !
Mereka mengatakan bahawa kurang lebih, dan saya jujur berfikir bahawa mungkin cuba untuk membuat email anda lebih pendek juga cara terbaik untuk pergi. Lihat apa yang saya lakukan di sana?
