Sekiranya anda bekerja di pertubuhan bukan keuntungan, anda mungkin telah menjadi sebahagian daripada acara penggalangan dana, sama ada ia adalah gala mewah atau jam selamat yang mudah di bar di sekitar sudut. Banyak organisasi, terutama yang kecil, bergantung pada peristiwa ini untuk menaikkan banyak wang tunai dalam tempoh yang singkat.
Tetapi apabila anda ditarik ke jawatankuasa perancangan (atau perlu merancang acara itu sepenuhnya sendiri), bukan lagi malam yang menyeronokkan untuk anda menghadiri. Kini, anda perlu membuat semua butiran untuk mewujudkan satu malam yang tidak dapat dilupakan yang akan menarik perhatian peserta anda untuk menjatuhkan sedikit wang tunai di dalam topi anda.
Sudah tentu, saiz organisasi anda dan tahap penderma anda akan menentukan jenis acara terbaik untuk menjadi tuan rumah, dan itu pasti akan menjejaskan bagaimana anda merancang. Tetapi tidak kira ukuran atau skala pengumpulan dana anda, dalam pengalaman saya, saya dapati terdapat beberapa elemen utama yang membuat acara ini berfungsi. Jika anda memulakan acara pengumpulan dana pertama anda, pastikan anda mempunyai lima keperluan ini.
1. Bajet
Anda pernah mendengar perkataan "ia memerlukan wang untuk menghasilkan wang" -dan itu 100% benar untuk peristiwa. Pasti, jika anda cukup meyakinkan, anda mungkin boleh mendapatkan beberapa keperluan yang disumbangkan untuk acara anda-seperti ruang acara, minuman keras, makanan, dan juga hiburan. Tetapi walaupun kemurahan hati itu, anda tetap akan memerlukan sedikit wang tunai untuk beberapa perbelanjaan lain, seperti pengangkutan, makanan untuk kakitangan dan sukarelawan, dan tip.
Untuk memastikan anda dapat mengayunkannya, buat anggaran sebelum anda mula merancang butiran. Dengan pemahaman yang baik mengenai keadaan kewangan anda, anda akan dapat dengan mudah memikirkan jika anda mempunyai dana untuk merancang makan malam duduk-atau jika anda perlu menyelesaikan penerimaan sambutan minuman ringan sahaja. Kemudian, semasa anda mula menerima sumbangan dan membuat rancangan pepejal, pantau belanjawan anda dengan teliti. Anda perlu mengimbangi sebarang kos yang tidak dijangka dengan sumbangan baru atau menyesuaikan pelan anda seperti yang diperlukan.
2. Juara
Untuk mendapatkan acara yang berjaya, orang perlu menderma dan muncul. Tetapi untuk mendapatkan penderma yang cukup untuk hadir, anda tidak boleh menjadi satu-satunya orang yang mempromosikan acara itu. Anda memerlukan sekumpulan orang lain yang sanggup mengarahkan pengumpulan dana kepada rakan, rakan sekerja dan rangkaian mereka-dan sememangnya, untuk memberi inspirasi kepada mereka untuk memberi.
Inilah yang dipanggil "jawatankuasa tuan rumah", biasanya terdiri daripada orang-orang yang sudah menyokong organisasi dengan wang atau masa mereka. Selain mengetahui organisasi anda dengan baik, semua orang dalam jawatankuasa itu perlu mempunyai bulatan yang luas yang akan mereka dorong untuk hadir.
Walaupun setiap organisasi menggunakan jawatankuasa tuan rumah dengan cara yang sedikit berbeza, saya paling berjaya apabila saya terlibat secara langsung dalam kumpulan dalam proses perancangan. Sudah tentu, tahap penglibatan mereka bergantung kepada individu, jadi gunakan penilaian anda: Sesetengah orang lebih gembira untuk mengambil cawan di Costco atau mendapatkan penaja korporat utama, sementara yang lain sebaliknya hanya mempunyai nama mereka yang disenaraikan pada jemputan dan membuat beberapa panggilan telefon kepada rakan-rakan mereka.
3. Peluang Peluang untuk Beri
Peraturan pertama penggalangan dana adalah untuk bertanya. Dan pasti, apabila anda menjadi tuan rumah acara, semua orang tahu bahawa mereka dijangka akan membataskan harga tiket. Tetapi, anda juga boleh memasukkan peluang lain untuk hadirin untuk memberi.
Jenis permintaan yang paling biasa datang dalam bentuk lelongan undian atau diam (dan ya, anda boleh melakukan kedua-duanya). Ia amat mudah untuk mendapatkan hadiah untuk jenis aktiviti ini dengan meminta perniagaan tempatan menyumbang; anda hanya perlu memastikan bahawa hadiah sepadan dengan penonton anda. Dalam erti kata lain, pakej hari spa akan dilakukan dengan baik pada waktu tengah hari yang bertema Hari Ibu-tidak begitu banyak pada kejohanan golf. Kadang-kadang ini mungkin bermaksud menghindari hadiah sama sekali dan sebaliknya mempunyai bidaan penderma pada unsur-unsur program: $ 100 untuk bata di pusat komuniti baru anda, contohnya, atau $ 1, 000 untuk pergi ke biasiswa.
Jika anda tahu bahawa tetamu anda bukan jenis untuk menjatuhkan lebih banyak wang, mintalah mereka mendaftar untuk sukarela untuk program dan inisiatif anda yang akan datang. Ini akan melibatkan mereka dalam misi anda dan membuat mereka lebih cenderung memberi kembali pada masa akan datang-dan memberitahu rakan-rakan mereka tentang anda.
4. Pengalaman Keseluruhan
Menyumbang kepada acara dilihat oleh banyak orang sebagai pertukaran yang sama-mereka memberi anda sedikit wang, dan anda memberi mereka pengalaman. Tugas anda, kemudiannya, adalah untuk menjadikan acara itu pengalaman yang luar biasa yang, agar ia menjadi adil, mereka perlu menderma lebih banyak lagi.
Sesetengah organisasi melakukan ini dengan tetamu berprofil tinggi dan hiburan. Tetapi, jika anda tidak mempunyai Beyonce atau Bill Clinton pada dail cepat anda, anda mungkin ingin mempertimbangkan tempat eksklusif, aktiviti yang luar biasa (maraton tarian, sesiapa sahaja), atau makan malam bertaraf tinggi. Lebih penting lagi, fikirkan cara untuk mencerminkan misi anda dalam acara tersebut. Sekiranya anda adalah organisasi perkhidmatan langsung, anda boleh menjemput pelanggan untuk bercakap. Program sekolah atau seni boleh memaparkan karya pelajar mereka. Dengan menawarkan tetamu anda pengalaman yang mencerminkan keunikan organisasi anda, anda menawarkan pengalaman yang tidak boleh direplikasi. Dan itu benar-benar tidak ternilai.
5. Lanjutan
Yang menghairankan, unsur yang paling penting dari penggalangan dana adalah tindak lanjut yang berlaku selepas kejadian tersebut. Jangan tergoda untuk bersabar dengan kejayaan anda (atau jururawat anda); dapatkan telefon, hantar e-mel, dan kemas kini tapak web anda. Anda akan ingin secara peribadi menjangkau setiap penderma (atau penderma yang berpotensi) yang anda temui malam tadi dan terima kasih atas sokongan mereka. Ini boleh menjadi peluang yang sempurna untuk menubuhkan banyak mesyuarat susulan yang anda boleh-langkah untuk memupuk mereka untuk sumbangan seterusnya.
Dan jangan lupa para vendor dan sukarelawan anda! Terima kasih kerana membantu anda membuat kejayaan malam. Mereka memahami bahawa anda habis, jadi e-mel cepat adalah baik-baik saja, tetapi bagi sesiapa yang benar-benar memberi di atas dan di luar, nota tulisan tangan sangat berkelas. (Percayalah, mereka akan teringat ucapan terima kasih apabila acara seterusnya akan berlangsung.)
Setiap acara memerlukan banyak masa dan usaha untuk berjaya. Tetapi dengan mengikuti petua di atas, anda akan dapat menganjurkan acara yang mencipta dan mengembangkan berikut yang akan membawa lebih ramai orang dan wang ke organisasi anda. Dan siapa tahu? Anda mungkin juga mempunyai masa yang baik!
