Pada hari yang lain, saya menghantar e-mel kepada rakan sekerja dengan beberapa soalan dan menerima respon, "Saya lebih banyak orang telefon-bolehkah anda menghubungi saya mengenai perkara ini?"
Saya perlu mengatakan, saya sedikit terkejut.
Tidak selalunya anda bertemu dengan seseorang yang lebih suka mengambil telefon untuk menjalankan perniagaan. Memandangkan pilihan, saya rasa kebanyakan pekerja di tempat kerja yang biasa akan memilih e-mel melalui panggilan telefon pada bila-bila masa. Dan masuk akal: E-mel cepat, cekap, dan tidak membawa kebisuan yang tidak menyenangkan atau bunyi latar belakang yang mengganggu.
Tetapi walaupun keutamaan yang meluas untuk e-mel, terdapat beberapa situasi yang hanya berfungsi dengan lebih baik apabila anda mengangkat telefon.
1. Ia adalah Urus
Sekitar 60% orang menunggu dua hari penuh untuk membalas e-mel yang berkaitan dengan kerja. Jadi, jika anda menghantar e-mel yang memerlukan respons ASAP-walaupun dengan baris subjek yang termasuk, "Urgent!" - ada peluang yang baik anda akan dibiarkan menyegarkan peti masuk anda berulang-ulang untuk 48 jam seterusnya, menyeberang jari anda untuk balasan.
Di sisi lain, membuat panggilan telefon tentang perkara kritikal dapat membantu anda menyampaikan perasaan mendesak, pastikan orang lain mengetahui apa yang perlu dilakukannya, dan jawab sebarang pertanyaan tanpa perlu menggunakan rantai email yang tidak pernah berakhir . Pada masa anda menutup, anda boleh yakin bahawa semua orang berada pada halaman yang sama dan memahami apa yang perlu berlaku untuk menangani isu ini.
2. Anda Tidak Mendapat Tanggapan
Mungkin anda menghantar e-mel permintaan yang tidak betul-betul mendesak, tetapi pada satu ketika, anda memerlukan tindak balas-dan selepas beberapa hari berdiam diri, anda akan mendapat masalah.
Hanya terdapat banyak kali anda boleh mendesak permintaan itu bersama e-mel lain yang mengatakan, "Hei, hanya mahu menindaklanjuti ini-adakah anda berpeluang untuk melihatnya?"
Jika anda tidak menerima jawapan selepas e-mel asal dan satu mesej susulan, lalai ke panggilan telefon. Anda akan mempunyai peluang yang lebih baik untuk mendapat respons segera-atau sekurang-kurangnya meletakkannya pada radar rakan sekerja anda sebagai isu yang memerlukan perhatiannya.
3. Ia Membawa Lebih Daripada Beberapa Kalimat
Pada satu ketika, anda mungkin menerima novel e-mel yang membawa anda 20 minit untuk membaca-dan masih membiarkan anda dengan soalan dengan tanda akhir pada akhir. Jangan paksa orang lain untuk penyeksaan itu.
Jika apa yang anda perlukan untuk menyampaikan mengambil lebih daripada sepasang perenggan-katakan, anda menerangkan nuansa tugas atau menjelaskan proses jabatan kepada seseorang di dalam pasukan lain-ia sering lebih cekap untuk mengambil telefon. Itu akan membolehkan orang lain bertanya, dan dari nada suaranya, pada masa anda menutup, anda boleh yakin bahawa dia memahami sepenuhnya.
4. Anda Mahu Maklum Balas Candid
Mungkin anda mempunyai idea cemerlang untuk artikel atau jualan, dan anda ingin melihat apa yang difikirkan oleh rakan sekerja anda sebelum anda memulakan.
Dengan e-mel, anda mungkin mendapat sambutan seperti, "OK. Itu bagus. "Walaupun jawapan itu positif, ia tidak menimbulkan sebarang kebimbangan atau mencetuskan sebarang cadangan tambahan. Singkatnya, ia bukan maklum balas yang sangat berguna.
Walau bagaimanapun, panggilan telefon, yang secara semulajadi memohon lebih daripada sambutan cepat-akan membolehkan anda mendengar nada suara rakan sekerja anda, menyelam lebih mendalam tentang nuansa idea anda, mengatasi apa-apa soalan rakan sekerja anda, dan, secara keseluruhan, dapatkan maklum balas yang lebih bijak, terang.
5. Anda Ingin Membangun Hubungan
E-mel hebat untuk komunikasi pantas dan cekap. Tetapi kadang-kadang, anda memerlukan sentuhan yang lebih peribadi apabila anda menjangkau rakan sekerja atau pelanggan syarikat terpencil yang baru.
Pasti, anda boleh menulis e-mel pengenalan yang sempurna. Tetapi panggilan telefon boleh membantu anda menyampaikan kehangatan dan ketulenan yang e-mel tidak boleh-dan itu tidak dapat membantu anda membina hubungan sebenar dengan orang di sisi lain, dan bukannya menjadi satu lagi hubungan e-mel dalam buku alamatnya .
6. Anda Tidak Mahu Rekod Percakapan
Untuk lebih baik atau lebih teruk, e-mel sentiasa disimpan di mana-mana di luar sana, sedia untuk dipetik atau dikemukakan pada masa pemberitahuan.
Jadi, jika anda perlu membincangkan maklumat sulit atau sensitif yang tidak termasuk dalam bentuk khabar angin yang agak rumit mengenai penggabungan syarikat atau rakan sekerja yang direkrut oleh firma bersaing-panggilan telefon adalah yang terbaik.
Ini juga berlaku untuk perbualan biasa yang anda lebih suka menjaga peribadi, seperti apabila anda memerlukan bantuan daripada rakan sekerja untuk memenuhi permintaan akhir-akhir dan ingin menerangkan keadaan keadaan seperti "Saya tidak suka bertanya kepada anda untuk mendapat sokongan pada pukul 4:45 petang, tetapi pengurus saya meletakkan bola pada cadangan Smith dan kami perlu menariknya bersama malam ini. "
Itu mungkin benar dan sememangnya membantu menjelaskan konteks permintaan, tetapi ia bukanlah sesuatu yang sepatutnya kembali kepada pengurus anda melalui rantai e-mel yang diteruskan. Di telefon, anda boleh menjadi jujur tanpa mengucapkan kata-kata anda ke tempat yang salah (baik, selagi anda menutup pintu pejabat).
Aaron Kwittken, CEO dan rakan pengurusan di Kwittken, mungkin merumuskannya dengan sebaik-baiknya: "Apa sahaja yang anda perlu berfikir dua kali tentang hal itu, apa yang anda fikir mungkin sensitif, apa sahaja yang anda fikir memerlukan kemahiran hubungan anda … sama sekali anda perlu mengangkat telefon."
