Jika anda seperti banyak 9-ke-5, anda mungkin menghabiskan kebanyakan hari menghantar e-mel-dan selebihnya menyusulnya.
Sekiranya anda hanya dapat menjawab soalan anda atau dapatkan maklum balas mengenai laporan anda dengan cara yang tepat pada masanya, anda boleh melayan senarai senarai tugasan anda dan memanggilnya sehari sebelum waktu malam. Tetapi sebaliknya, e-mel yang tidak dijawab anda dikebumikan dalam peti masuk yang penuh sesak pengurus anda, dan anda ditinggalkan terdesak di bilik anda, dengan serius mempertimbangkan isyarat SOS. Apa yang awak buat?
Sebelum anda memukul "hantar" pada e-mel daftar masuk lain, tukar baris subjek ke semua topi, dan tekan pada titik seru merah yang tercinta, gunakan petua ini untuk mendapatkannya tepat pada masanya.
1. Buatnya Snappy
Anda mendengar nasihat ini apabila ia datang kepada semua bentuk komunikasi, tetapi mendapatkan mesej anda dengan cepat adalah sangat penting untuk e-mel. Blok panjang teks kelihatan menakutkan untuk dibaca, terutama bagi pengurus yang sentiasa dibanjiri dengan mesej. Sekiranya mesej terlalu panjang, ia akan berisiko diketepikan dan disemak semula apabila terdapat lebih banyak masa (iaitu, dalam banyak kes, tidak pernah).
Berpikir pendek, punchy, dan to-the-point. Gunakan peluru atau senarai di mana anda boleh. Pastikan perenggan anda menjadi empat hingga lima baris setiap satunya, jadi mereka mudah untuk skim-anda harus melihat banyak ruang putih dalam medan mesej. Dan jika itu terlalu sukar, ia mungkin menjadi tanda bahawa anda cuba menutup topik yang terlalu banyak dalam satu e-mel. Lekatkan satu topik setiap e-mel, dan hantar orang lain di bawah penutup berasingan.
2. Alamat Semua Potensi Q dan Permintaan
Pada masa yang sama, anda ingin cukup teliti dalam e-mel anda bahawa tidak ada ruang untuk salah tafsir atau memerlukan penerima anda untuk meminta lebih banyak maklumat. (Perkara terakhir yang anda mahu ialah akhirnya mendapat respons itu dan bukannya menerima keputusan, anda mendapat soalan!)
Jadi, menjangkakan soalan yang mungkin anda terima dari masa ke masa, dan jawabnya. Sebagai contoh, jika anda memerlukan bos anda untuk memilih tempat untuk acara yang akan datang, berikan pautan ke laman web restoran atau hotel, lampirkan foto ruang yang anda tahu yang dia mahu lihat, dan masukkan perbandingan kos untuk pilihan .
Ingat: lebih banyak kerja yang anda lakukan untuk e-mel yang asal, kerja yang kurang anda perlu lakukan menyusulnya.
3. Dapatkan Spesifik dalam Talian Subjek
Tulis baris subjek terperinci supaya penerima mempunyai pemahaman yang jelas mengenai isu dan tindakan tindak-tindak dalam badan e-mel. Langkau frasa yang samar-samar seperti "Soalan untuk anda" dan "Idea hebat untuk mesyuarat" dan sebaliknya menggunakan sesuatu seperti: "Maklum balas yang diperlukan: Item agenda untuk mesyuarat bajet Q1."
Strategi ini juga akan membantu anda mencari mesej dengan mudah di peti masuk anda sekiranya panggilan penerima anda berbincang dan bukan menulis melalui e-mel.
4. Sorakan Item Tindakan
Sekiranya anda mendapat lebih daripada satu mata atau menimbulkan lebih daripada satu soalan dalam e-mel anda, pastikan item tersebut menonjol dari seluruh naratif dengan meletakkannya dalam huruf tebal, menonjolkannya, atau menyusunnya dalam senarai bullet. Sebaliknya secara semulajadi menarik mata penerima ke daging mesej (sekeping yang tidak dapat mereka keluarkan!) Dan merupakan panduan sempurna untuk skimer yang mempercepat melalui e-mel.
5. Memimpin dengan Bilangan Keperluan
Betapa mengecewakan apabila anda telah membentangkan sejumlah pilihan dalam e-mel untuk dipilih oleh penerima, hanya untuk menerima respons yang mengatakan, "Bunyi yang baik!"? Untuk mengelakkan ini, pastikan objektif anda jelas dari perjalanan. Untuk e-mel yang mengandungi lebih daripada satu soalan, perhatikan bilangan pertanyaan dalam baris pertama mesej supaya penerima mengetahui dengan tepat berapa banyak yang dicari dan alamatnya. Sekiranya anda menyebarkan soalan di seluruh mesej, anda risiko penerima yang menghadap maklumat yang berkaitan.
6. Ketahui Apabila Mengambil Telefon
Jika anda merasakan topik itu memerlukan (atau memerlukan) banyak e-mel yang tidak dapat dilihat, langkau atau hentikan perbincangan email sama sekali. Sesetengah perniagaan paling baik ditangani di telefon atau secara peribadi, terutamanya apabila logistik atau perhubungan adalah kompleks. Malah, kesediaan anda untuk keluar dari belakang tudung e-mel tidak hanya paling berkesan dalam kes ini, tetapi juga menunjukkan sikap tegas dan inisiatif.
Berharap dan berharap tidak akan membuka mesej anda, tetapi menerapkan petua ini. Dan jika anda boleh membuat e-mel anda menonjol dan berhenti memutar roda anda pada tindak lanjut, hanya berfikir-anda mungkin sebenarnya mempunyai lebih banyak masa di tangan anda.
