Menggunakan Pengesahan Data untuk Mencegah Kemasukan Data Tidak Sah dalam Excel

Pilihan pengesahan data Excel boleh digunakan untuk mengawal jenis dan nilai data yang dimasukkan ke dalam sel khusus dalam lembaran kerja. Pelbagai peringkat kawalan yang boleh digunakan untuk sel melibatkan:

• Memaparkan mesej segera apabila sel yang mengandungi sekatan pengesahan data diklik tetapi tanpa sekatan data pada sel itu sendiri.
• Mengehadkan jenis dan julat data yang boleh dimasukkan ke dalam sel.
• Menggunakan formula yang terletak di lokasi yang berbeza untuk menentukan sama ada data yang dimasukkan ke dalam sel adalah sah.

Tutorial ini merangkumi pilihan kedua untuk menyekat jenis dan julat data yang boleh dimasukkan ke dalam sel dalam lembaran kerja Excel.

01 dari 03

Pengesahan Data dalam Excel

Selain meletakkan sekatan ke atas data yang boleh dimasukkan ke dalam sel, mesej Ralat Alert boleh dipaparkan menerangkan sekatan apabila data tidak sah dimasukkan.

Terdapat tiga jenis isyarat ralat yang boleh dipaparkan dan jenis yang dipilih memberi kesan kepada ketat sekatan yang dikuatkuasakan:

• Berhenti - menghalang kemasukan data tidak sah
• Amaran - memberi amaran bahawa data tidak sah telah dimasukkan ke dalam sel dengan pilihan untuk mengatasi sekatan
• Maklumat - memberitahu pengguna bahawa data yang tidak sah telah dimasukkan ke dalam sel tetapi tidak menghalang kemasukannya

Pengecualian Alert Ralat

Isyarat ralat dipaparkan hanya apabila data diketik ke dalam sel; mereka tidak muncul jika salah satu kaedah kemasukan data berikut digunakan:

• Memasuki data melalui pemegang lengkung yang menambah data tidak sah
• Memasuki data melalui formula yang mengira hasil yang tidak sah
• Memasuki data melalui makro yang memasuki data tidak sah ke dalam sel

02 dari 03

Mencegah Kemasukan Data Tidak Sah

Empat tutorial ini, kami akan membuat contoh pengesahan data yang memenuhi kriteria berikut:

1. Menetapkan pilihan pengesahan data yang hanya membenarkan angka keseluruhan dengan nilai kurang daripada 5 untuk dimasukkan ke dalam sel D1.
2. Jika data tidak sah dimasukkan ke dalam sel, a Berhenti amaran ralat akan dipaparkan.

Membuka Peti Dialog Pengesahan Data

Semua pilihan pengesahan data dalam Excel ditetapkan menggunakan kotak dialog pengesahan data.

1. Klik pada sel D1 - lokasi di mana pengesahan data akan digunakan.
2. Klik pada Data tab.
3. Pilih Pengesahan Datadaripada riben untuk membuka kotak dialog.
4. Klik pada Tetapan tab.
5. Di bawahBenarkan: pilihan pilihNombor bulat dari senarai.
6. Di bawahData: pilihan pilihkurang daripada dari senarai.
7. Di dalamMaksimum: baris jenis nombor 5.

Tab Perhatian Ralat

Langkah-langkah ini menentukan jenis isyarat ralat yang dipaparkan dan mesej yang mengandunginya apabila pengguna cuba menambah data yang tidak sah ke sel.

1. Klik padaRalat Alert tab.
2. Pastikan yang Tunjukkan amaran ralat selepas data tidak sah dimasukkan kotak disemak.
3. Di bawahGaya : pilihan pilihBerhenti dari senarai.
4. Di dalamTajuk: jenis talianNilai Data Tidak Sah.
5. Di dalamMesej ralat: jenis talianHanya nombor yang mempunyai nilai kurang daripada 5 dibenarkan dalam sel ini.
6. Klik okey untuk menutup kotak dialog dan kembali ke lembaran kerja

03 dari 03

Menguji Pengesahan Data

Ikuti langkah-langkah ini untuk memastikan pengesahan data untuk sel D1 berfungsi seperti yang sepatutnya - untuk menyekat kemasukan nombor dengan nilai lebih besar daripada 5:

1. Klik pada sel D1.
2. Taipkan nombor itu9 dalam sel D1.
3. Tekan butang Masukkan kekunci pada papan kekunci.
4. TheBerhenti kotak mesej amaran ralat harus muncul di skrin kerana bilangan ini lebih besar daripada nilai maksimum yang ditetapkan dalam kotak dialog.
5. Klik padaCuba semula butang pada kotak mesej amaran ralat.
6. Taipkan nombor itu2 dalam sel D1.
7. Tekan butang Masukkan kekunci pada papan kekunci.
8. Data harus diterima dalam sel kerana ia kurang daripada nilai maksimum yang ditetapkan dalam kotak dialog.