Alamat Gettysburg adalah panjang 271 perkataan.
Semalam, saya menerima e-mel mengenai perubahan dasar syarikat mengenai pemilihan kopi dan teh yang 350.
Saya tahu-kopi penting. Tetapi jika Lincoln dapat dengan jelas memberitahu negara yang dibahagikan mengenai kepentingan kemanusiaan dan kesaksamaan dalam 271 perkataan, saya fikir kita sepatutnya dapat menghantar e-mel yang berkaitan dengan kerja yang hanya sedikit lebih pendek.
Banyak kali, kita takut untuk menjadi ringkas dalam e-mel kerana kita tidak mahu bunyi yang bermaksud, atau kerana kita fikir kita perlu memberi banyak maklumat atau arahan untuk mendapatkan mata kita. Dan itu adil. Tetapi saya fikir kita semua akan bersetuju bahawa kurang email akan menjadikan kehidupan kerja kita jauh lebih mudah. Dan itu bermula dengan membuat setiap orang hanya sedikit lebih pendek.
Berikut adalah panduan yang cepat dan mudah untuk memastikan e-mel anda pendek dan manis (tanpa terdengar seperti jerk).
Potong Fluff
Saya mendapat banyak e-mel yang bermula dengan fluff. Dan sementara, pasti, ia menyenangkan, ia juga boleh membuang masa, terutamanya jika saya tidak benar-benar mengenali anda, atau jika saya akan bertemu dengan anda dalam mesyuarat pada jam 4 petang.
Dengan kata lain, anda tidak perlu memulakan setiap e-mel memberitahu orang lain bahawa anda berharap mereka mempunyai hujung minggu yang baik. Kecuali anda benar-benar menjangkau seseorang untuk mengejar, mari kita anggap bahawa kita semua berharap semua orang mempunyai hujung minggu yang baik, menanti-nantikan masa depan yang akan datang, dan pada umumnya baik. Dan kemudian turun ke perniagaan.
Potong Perkataan Tambahan
Kami semua menambah kata-kata tambahan kepada penulisan kami dari semasa ke semasa untuk pelbagai sebab. Ia menjadikan peralihan lebih lancar. Ia melembutkan bahasa yang sukar. Kadang-kadang, ia membuatkan kita lebih pintar.
Di dalam e-mel, walaupun, tugas anda bukan untuk mencipta surat yang paling sempurna di dunia, ia adalah untuk berkomunikasi dengan cepat dan mudah. Sebenarnya, saya mencabar anda untuk menghapus sebarang perkataan atau frasa yang tidak semestinya diperlukan.
Ambil ayat berikut dari mesej yang saya terima baru-baru ini:
Pada masa ini, saya fikir ia akan membuat banyak pengertian bagi kita semua untuk berkumpul semula dalam isu ini dan tampil dengan beberapa perkara utama untuk perbincangan di mesyuarat kami dalam masa dua minggu yang akan membantu kita lebih dekat untuk mencari penyelesaian yang berfungsi untuk semua pihak.
Apa gunanya di sini? Sukar untuk bercerita dengan begitu banyak kata tambahan. Frasa seperti, "pada masa ini dalam masa" tidak menambah apa-apa, dan dengan itu tidak perlu disertakan. Mengapa tidak menulis semula seperti ini?
"Mari kita bawa 2-3 perkara perbincangan mengenai isu ini sebelum mesyuarat seterusnya."
Semua orang di dalam benang tahu apa yang anda sedang bicarakan, ada titik yang jelas pada ayat itu, dan anda hanya memotong jumlah perkataan anda dengan kira-kira 70%.
Jadilah ringkas, tidak mengelirukan
Saya pernah mempunyai seorang bos yang akan menghantar saya e-mel yang singkat, samar-samar yang tidak masuk akal. Saya akan mendapat e-mel pada jam 8 pagi sahaja yang mengatakan perkara berikut:
"Mengendalikan perkara pertama di Facebook hari ini. -MJ "
Apa maksudnya dengan mengendalikan? Bagaimana dengan Facebook yang perlu dikendalikan? E-melnya membuat saya bertanya beberapa soalan kembali, yang kemudiannya menjawabnya. Walaupun e-mel awalnya ringkas, kami akan bertukar-tukar lagi e-mel dan membuang masa lebih banyak daripada jika dia hanya memasukkan sedikit lagi maklumat pada kali pertama. Sekiranya dia telah menambah sedikit lagi kata-kata, katakan, "Mengendalikan tindak balas pengguna Facebook perkara pertama hari ini kerana kami mempunyai banyak aduan dalam sekelip mata, " kami boleh mengelakkan yang tidak perlu dari belakang.
Menjadi pintar dengan kata-kata anda dan ringkas dalam pelaksanaan anda tidak hanya bermaksud menjadi pendek. Pastikan anda masih jelas dengan mesej anda.
Untuk Recap
Sebelum anda melepaskan e-mel, dapatkan tambahan 30 saat dan bacalah. Tanya sendiri soalan berikut:
- Adakah terdapat titik yang jelas dan mudah difahami untuk e-mel ini?
- Adakah terdapat apa-apa yang boleh saya ambil yang tidak menambah titik utama?
- Apa boleh dipermudahkan?
Semakin anda melatih diri anda untuk meninjau penulisan anda, semakin banyak anda akan melihat bahawa terdapat kawasan untuk meningkatkan. Dan, lebih penting lagi, semakin anda akan mula membuat perubahan ini secara automatik dalam e-mel masa depan.
Petua akhir: Letakkan e-mel anda di kaunter perkataan untuk melihat berapa banyak perkataan yang anda kini purata setiap e-mel-ia mungkin mengejutkan anda. Jejaki kemajuan anda dan lihat sejauh mana anda boleh pergi.
