Malangnya, senarai tugasan anda tidak akan menjadi sifar sehingga hari anda mati. Jadi jika anda berfikir bahawa anda hanya akan mencapai nirvana produktiviti apabila senarai anda kosong dan kalendar anda adalah kanvas terbuka, dengan baik, itu tidak mungkin berlaku-sekurang-kurangnya selagi anda mempunyai pekerjaan, keluarga, rakan-rakan, dan kehidupan untuk mengurus.
Sekiranya anda seperti kebanyakan orang, anda mempunyai senarai perkara-perkara yang perlu dilakukan, bersama-sama dengan banjir berterusan yang baru dan perasaan yang luar biasa yang perlu dilakukan sekarang .
Ramai orang cuba mengatasi tugas peribadi mereka dengan menyusunnya dengan keutamaan, dan bermula di bahagian atas. Nampaknya logik-tetapi mereka sebenarnya telah membawanya ke belakang. Pada hakikatnya, sebelum anda berfikir tentang keutamaan, terdapat tiga faktor yang perlu anda pertimbangkan, kerana mereka masing-masing sebenarnya mengehadkan pilihan anda tentang apa yang harus (dan boleh) lakukan seterusnya.
Oleh itu, jika anda merasa terharu, dan tidak pasti di mana untuk memulakan menetapkan "prioriti utama" anda menyisihkan, pertimbangkan tiga faktor ini dan gunakannya untuk membantu anda menyusun lebihan pilihan anda ke dalam satu set yang lebih mudah diurus pilihan.
Batasan # 1: Konteks
Jika anda tidak berada di tempat yang betul, tidak mempunyai alat yang betul, atau tidak di hadapan orang yang tepat yang diperlukan untuk mengambil tindakan, anda tidak boleh mengambil tindakan itu. Pikirkan tentang perkara ini-pernah bekerja, dalam mesyuarat, dan tiba-tiba ingat anda perlu membeli syampu? Kecuali anda meninggalkan mesyuarat itu, "membeli syampu" tidak berlaku pada saat itu. Ia tergolong dalam senarai yang disebut "Errands" untuk apabila anda keluar dan kira-kira. (Kecuali anda seperti suami saya yang menganggap kehidupan syampu boleh dilanjutkan selama-lamanya dengan menembak air ke dalamnya dan mencairkannya ketika ia hampir kosong.)
Konteks akan selalu menjadi batasan pertama anda. Anda pastinya boleh mengubah konteks anda, pergi ke tempat yang betul, alat, atau orang untuk mengambil tindakan yang baru saja terlintas di benak. Tetapi melainkan anda lakukan, pilihan anda dihadkan oleh faktor itu terlebih dahulu.
Kaedah Mendapatkan Perkara David Allen menunjukkan bahawa anda menyusun senarai tugasan anda mengikut konteks, seperti @Komputer, @Home, @Errands. Ini menjimatkan masa dengan menghalang anda daripada menyumbat melalui pilihan yang anda tidak boleh buat-kerana anda tidak berada dalam konteks yang betul.
Batasan # 2: Masa Tersedia
Faktor kedua yang dimainkan adalah berapa banyak masa yang anda ada. Sekiranya anda mempunyai projek besar untuk bekerja, tetapi anda perlu melantun ke mesyuarat seterusnya atau mengambil anak-anak anda dalam masa 10 minit, mungkin tidak digunakan dengan baik untuk memulakannya. Ia mungkin mengambil masa yang lama untuk masuk ke irama sebelum anda perlu melepaskannya.
Jadi apabila masa adalah faktor, cari pilihan yang sesuai dengan masa anda. Mungkin dalam 10 minit itu, perkara terbaik bukanlah untuk anda menyemak peti masuk anda dan setengah membaca sekumpulan e-mel yang perlu dibaca semula. Mungkin sebaliknya, anda akan mendapat manfaat lebih daripada pergi ke luar dan bernafas beberapa udara segar, atau membuat panggilan cepat di mana anda tahu anda akan mendapat mel suara seseorang.
Batasan # 3: Sumber
Faktor ketiga yang perlu dipertimbangkan ialah apa tenaga anda. Saya tidak tahu tentang anda, tetapi petang Jumaat selepas kerja keras yang panjang dan sibuk bukan masa untuk menyelam apa-apa yang akan mengambil banyak jalur lebar mental. Sebaliknya, saya membuat pilihan yang sepadan dengan tenaga saya yang mental dan fizikal. Bukan untuk mengatakan tidak ada masa yang saya perlukan untuk "naik" dan masuk ke sana juga, tetapi saya ingin menyedari tentang apa yang saya pilih dan sepadan dengannya apabila saya fikir saya akan membawa diri saya yang terbaik, setiap kali Saya boleh.
Menarik keutamaan
Kami berkata pada mulanya untuk mengetepikan "keutamaan" -pada sekarang, di mana ia kembali. Walaupun konteks, ketersediaan masa, dan sumber daya akan mengehadkan pilihan-pilihan anda tentang mana yang harus anda lakukan, anda masih tidak cukup untuk membantu anda membuat keputusan yang akan membawa anda nilai yang paling. Di sinilah keutamaan bersinar-ia menjadi strategi anda.
Jika anda berfikir bahawa untuk memutuskan berdasarkan keutamaan bermakna anda perlu menjalani kehidupan dan kerja anda "semua tahu, " saya akan memudahkan anda. Anda hanya perlu tahu apa yang telah anda lakukan sepenuhnya. Pertama, tangkap ke dalam senarai semua yang anda buat perjanjian, boleh, boleh, atau harus, secara peribadi dan profesional, supaya anda mempercayai anda membuat keputusan terhadap inventori lengkap tentang apa yang telah anda lakukan.
Kemudian, tanya dua soalan utama berikut:
Seringkali, anda akan menyedari bahawa separuh daripada projek dan tugas yang anda ambil tidak boleh dilakukan secara realistik pada masa yang anda miliki, dan tidak ada nilai untuk mengambilnya sekarang, atau sedikit risiko untuk meletaknya pada masa depan. Perkara-perkara semacam ini pergi ke senarai "Someday Maybe" untuk saya. Saya tidak menyerah pada idea-saya hanya berkata, "tidak sekarang."
Cuba tanya dua soalan di dalam e-mel berikut yang anda dapatkan yang meminta anda melakukan sesuatu. Atau buku seterusnya yang anda beritahu diri anda harus dibaca. Atau mesyuarat seterusnya anda diminta hadir. Ia mungkin hanya membantu anda melangkah melalui pilihan anda dengan lebih mudah berfikiran, kerana anda hanya boleh berbuat banyak, dan anda membuat pilihan terbaik yang anda boleh.
