Memandangkan e-mel adalah bentuk komunikasi utama di kebanyakan pejabat, kami tidak selalu memilih perkataan bertulis kami dengan bijak seperti yang sepatutnya. Terutama apabila kita cuba melayari kotak masuk yang cepat dengan cepat atau menjawab mesej di antara pertemuan di telefon kami, ia mudah menjadi menjengkelkan, kasar, atau hanya kasar tanpa menyedari. Dengan hanya beberapa perkataan yang ditaip (atau ditinggalkan), e-mel cepat boleh keluar dari mesej mesra kepada jumlah bencana.
Nah, sudah tiba masanya untuk campur tangan email. Berikut adalah beberapa kesilapan tempat kerja yang paling tidak kita buat secara tidak sedar-dan beberapa strategi pembetulan pantas untuk mengelakkannya pada masa akan datang.
1.
Pernahkah anda menerima mesej e-mel dengan hanya subjek? Melihat anda di telefon panggilan saya apabila anda mendapat peluang atau Di manakah laporan akhir bulan anda? Yeah-dan anda mungkin mendapati ia tidak menyedihkan, menjengkelkan, atau keduanya. Ingat, sama ada anda seorang sekutu atau pengurus, menghantar e-mel dan menghantar teks bukan perkara yang sama-dan mereka tidak akan pernah menjadi. Dan e-mel dengan subjek yang ditulis seperti teks akan sentiasa menghantar mesej yang sama: Anda tidak layak masa saya.
Betulkan Pantas: Kita semua mempunyai hari yang gila di pejabat, apabila anda hanya perlu menyentuh asas dengan rakan sekerja atau laporan langsung tanpa menulis novel. Jadi jangan. Gunakan subjek satu atau dua perkataan seperti Mesyuarat atau Bulan Akhir dengan garis cepat atau dua dalam mesej anda:
Pendekatan ini akan sentiasa dan selama-lamanya bernilai tambahan 15 saat dari masa anda.
2.
Apabila anda mempunyai projek penting atau laporan yang anda sedang berbincang melalui e-mel, ejaan kata lengkap dalam semua modal ( saya PERLU masuk anda OLEH HARI INI HARI INI ) dan menonjol, berani, atau menggariskan kalimat penuh boleh dijumpai seperti bercakap ke bawah kepada rakan sekerja anda.
Saya pernah bekerja dengan seseorang yang akan menghantar saya e-mel dengan PERLU PELUANG dengan merah dan semua topi sepanjang mesejnya, atau dengan perenggan penuh diserlahkan dalam kuning. Dia cuba untuk memberi maklumat dan memanggil butir-butir penting-tetapi pendekatannya menjadi terlalu kasar.
Betulkan Pantas: Gunakan tajuk atau titik peluru yang berani atau terikan untuk memanggil projek penting atau mata yang anda buat-dan simpan pemformatan kepada beberapa perkataan, bukan keseluruhan perenggan. Jika anda bimbang pembaca anda mungkin mengimbas melalui e-mel dan merindui item mendesak, pastikan anda menggunakan subjek e-mel yang bermaklumat, seperti Projek Disebabkan Kelulusan pada Akhir Hari. Akhirnya, pastikan anda menyimpan e-mel anda dengan cepat dan ringkas, yang akan menjadikannya lebih mungkin bahawa penerima mendapat semua maklumat yang diperlukan.
3.
Apabila anda menghantar e-mel kepada rakan sekerja dengan petunjuk berguna atau terperinci yang diabaikan dalam mesej sebelumnya, memukul "balas semua" boleh membuat input atau nasihat yang mesra dapat dilihat sebagai merendahkan atau berdaya saing, terutamanya apabila pengurus orang itu cc'ed. (Menyalin bos seseorang pada e-mel dengan pembetulan pada dasarnya adalah perkara yang sama seperti memberikan kritikan membina ketika bosnya berdiri di sana-itu dihargai oleh siapa pun tidak.)
Betulkan Pantas: Jika anda mempunyai cadangan untuk penghantar, e-melnya secara langsung, dengan ideal pada benang yang berbeza supaya tidak ada risiko secara tidak sengaja memukul "balas semua". Lebih baik lagi, angkat telefon! Panggilan telefon cepat menjadikannya mudah untuk membersihkan butiran-tanpa risiko menyinggung sesiapa pun.
4.
Saya tahu, apabila anda tergesa-gesa untuk masa dan menyalurkan melalui peti masuk anda, ia mungkin kelihatan seperti langkah yang tidak perlu untuk mengetik Terima kasih, Nama Anda , terutama apabila tandatangan e-mel anda berada di sana. Nah, lakukan pula. Mengakhiri e-mel tanpa nama anda adalah seperti berjalan keluar dari perbualan tanpa mengucapkan selamat tinggal. Ia membuatkan anda kelihatan bergegar dan ceroboh, dan ia tidak sopan.
Betulkan Pantas: Tambah Terima kasih dan nama anda kepada tandatangan berjenama anda, dan tetapkannya untuk memasangkan e-mel anda secara automatik apabila anda memukul hantar. Menandatangani dengan cara yang mesra, profesional akan dilakukan setiap kali-tanpa anda perlu melakukan sesuatu.
5.
Mengirim e-mel yang anda tidak mahu pengurus anda dapat melihat boleh meletakkan anda dalam pengikat profesional jika e-mel diteruskan. Dan ya, itu harus pergi tanpa mengatakan, tetapi ia masih berlaku sepanjang masa. Rakan saya bekerja dengan seorang wanita yang mengadu tentangnya dalam rantai e-mel, dan meneka apa? E-mel itu akhirnya berakhir di dalam peti masuknya.
Ingat juga bahawa e-mel syarikat adalah milik syarikat dan dianggap permainan yang adil jika Sumber Manusia memutuskan bahawa mereka memerlukan akses ke akaun anda. Nasihat yang jelas kepada kolega, aduan tentang rekan kerja anda, atau butiran mengenai rancangan hujung minggu anda tidak boleh pernah meninggalkan kotak keluar anda.
Betulkan Cepat: Menjadi profesional yang sempurna dan berpura-pura bos anda dibina pada setiap e-mel yang anda hantar. Akhir cerita.
